Как не повторить судьбу «Титаника»: 10 проблем, которые могут потопить крупный бизнес

«Титаник» был самым большим кораблем своего времени, пока не столкнулся с айсбергом. Сегодня крупные компании также сталкиваются с «айсбергами» — проблемами, которые наносят бизнесу серьезный ущерб. Из-за плохой коммуникации между отделами, бюрократии и проблем с делегированием сотрудники тратят слишком много времени на решение рутинных задач, допускают ошибки и быстро выгорают.

Мелкие дрязги, недопонимание и перманентно возникающие проблемы способны потопить даже успешную и крупную компанию. В статье разберем, какие «айсберги» подстерегают крупный бизнес и какие инструменты помогут предотвратить столкновение.

Проблема 1. Непрозрачные процессы

Когда в компании не прописаны обязанности, нет четких целей, требований и алгоритмов для выполнения задач, сотрудникам приходится импровизировать, решать вопросы на ходу.

Одни просто не знают, к кому обратиться за помощью, другие стесняются спрашивать, опасаясь показаться глупыми. Третьи, наоборот, засыпают руководителя мелкими проблемами, отнимая время, которое он мог потратить на более важные дела. В результате выполнение даже простой задачи затягивается, возникают ошибки, а сотрудников перегружают лишней работой.

Решение: внедрение CRM-системы — это способ оптимизировать бизнес-процессы и автоматизировать рутинные задачи. CRM позволяет управлять задачами сотрудников, собирать данные для отчетов и следить за сроками. Например, контролировать проекты с помощью канбан — методики постановки задач, при которой все этапы проекта визуализируются на специальной доске.

Проблема 2. Нет единой информационной системы

Некоторые компании считают, что внедрение централизованной информационной системы — слишком сложный или затратный процесс. Вместо этого бизнес обходится отдельными инструментами для управления задачами и хранения данных. В результате важные документы оказываются на личных ноутбуках сотрудников или в разных облачных хранилищах, доступ к которым легко потерять. Ситуация усугубляется, когда уволившиеся сотрудники уносят с собой ценные данные.

Бухгалтерская фирма ведет учет клиентов вручную в Excel- или Google-таблицах. В файлах менеджеры по продажам отмечают статус каждой сделки. На первый взгляд, система работает хорошо, но на практике сотрудники не всегда успевают вносить данные вовремя, из-за чего информация оказывается устаревшей или недостаточной.

Решение: в CRM можно упорядочить большие массивы данных о клиентах, сделках, товарах. В одном интерфейсе сотрудники видят весь цикл работ — от первого брифа до окончательной сдачи проекта. Это значительно упрощает взаимодействие между отделами, снижает вероятность ошибок и помогает избежать ситуаций, когда на каком-то этапе сотрудники не могут найти нужную информацию.

Проблема 3. Дефицит контроля

Бывает так: в компании уже выстроены процессы и есть обученный персонал, но не хватает контроля. Если не отслеживать процессы, возникают ситуации, когда приходится исправлять всё в последний момент, искать другого исполнителя и оправдываться перед клиентами из-за переноса сроков.

В компанию пришел новый программист и получил задачу разработать функционал для нового веб-приложения. Он решил, что успеет выполнить работу ближе к сроку, но не учел сложность интеграции с другими системами и объем тестирования. Промежуточные этапы никто не проконтролировал, и, когда выяснилось, что приложение не работает корректно, времени на исправления уже не осталось.

Решение: CRM-система позволит контролировать и отслеживать работу всех сотрудников. С помощью нее можно создавать шаблоны задач с заранее определенными параметрами, назначать сроки выполнения проектов и устанавливать приоритеты.

Проблема 4. «И швец, и жнец», или Руководители, которые хотят делать всё

Желание руководителя контролировать каждый шаг и вникать в каждую задачу может показаться полезным. Но тотальный контроль имеет место быть, пока бизнес небольшой. В крупных компаниях это только создает дополнительную нагрузку и замедляет общую работу. Когда руководитель фокусируется на операционных задачах, у него остается меньше времени на развитие компании.

Руководитель компании участвует во всех созвонах с крупными клиентами, сам устанавливает дедлайны и следит за выполнением. Из-за большого количества задач не успевает вовремя давать обратную связь и забывает проконтролировать сроки — теряет время на микроменеджмент.

Решение: CRM позволяет вкладывать меньше усилий в рабочий процесс, получая лучший результат за счет автоматизации. Она может взять на себя рутинные задачи: отправку писем, создание напоминаний и обработку заказов. Это экономит время и позволяет руководителю сконцентрироваться на ключевых задачах.

Проблема 5. Недостаточно денег

Некоторые руководители компаний уделяют внимание только операционным расходам — аренде, инструментам для выполнения заказов — и не замечают возможности для оптимизации и автоматизации. Из-за этого компания застревает на одном уровне и не растет.

Руководитель не видит смысла тратить деньги на автоматизацию, полагая, что текущих инструментов для выполнения заказов вполне достаточно. Компания продолжает работать в ручном режиме: принимать заказы, отслеживать сроки и составлять отчеты.

Чем больше таких процессов выполняется вручную, тем чаще возникают ошибки, а скорость выполнения задач снижается. Из-за этого клиенты уходят к конкурентам, которые предлагают более быструю и качественную работу.

Решение: CRM-системы позволяют отслеживать каждую сделку — от первого созвона с клиентом до завершения продажи. С помощью программы можно автоматизировать часть процессов, увидеть, на каком этапе срываются сделки и что с этим делать.

Проблема 6. Нарушение законодательства из-за неэффективного управления

Если в компании договоры создаются в бумажном формате, а информация по платежам вносится в Excel-таблицу вручную, есть риск упустить какие-то важные юридические и финансовые обязательства. Например, пропустить сроки сдачи отчетов или уплаты налогов. Это мешает планировать расходы заранее, приводит к штрафам и репутационным потерям.

В производственной компании бухгалтер вручную ведет календарь обязательных платежей и сдачи документов. Из-за высокой загруженности сотрудник ошибается в сроках подачи отчетности. В итоге компания получает штраф от налоговой службы.

Решение: CRM позволяет автоматизировать контроль за сроками. Планировщики напомнят о дедлайнах, а готовые шаблоны отчетов помогут избежать ошибок. Кроме того, система хранит все важные документы в одном месте, упрощая доступ к информации и минимизируя риск пропустить что-то важное.

Проблема 7. Поломана коммуникация внутри компании

Когда сотрудники используют разные программы для работы и общаются в разных мессенджерах, это приводит к беспорядку. Интегрировать разные программы в единую систему — задача не из легких, так как они предъявляют разные требования к формату данных, их обработке и использованию. В результате задачи теряются, информация дублируется или вовсе остается незамеченной.

В крупной торговой компании маркетологи обсуждают идеи в одном мессенджере, менеджеры проектов — в другом, а отдел логистики вообще использует электронную почту. В итоге на совещании выясняется, что информация о срочных задачах не дошла до всех, а важный проект откладывается из-за недоразумений.

Решение: CRM упорядочит информацию и соберет все процессы. Благодаря системе сотрудники могут обмениваться информацией в общем чате, делиться задачами и проектами в одном месте.

Проблема 8. Потеря звонков, заявок и писем от клиентов

Когда данные о клиентах и их обращениях вводятся вручную, увеличивается шанс потерять клиента. Менеджеры могут забыть зафиксировать заявку, не заметить письма или потерять информацию о звонке.

Менеджер по продажам получает запрос от клиента в одной из социальных сетей, но в процессе переписки забывает передать его в работу. Через несколько дней клиент уходит к конкурентам, потому что так и не дождался повторного звонка.

Решение: CRM фиксирует все взаимодействия с клиентами из разных источников — сайт, соцсети, мессенджеры, почта. Система напоминает сотрудникам о задачах и статусе заявок. Это позволяет менеджерам не терять запросы и быстро реагировать на обращения. Так же происходит и с пропущенными звонками благодаря интеграции CRM с телефонией.

Проблема 9. Утечка данных

Передача конфиденциальной информации через мессенджеры или личные почты — частая практика в компаниях. Мошенники могут перехватить важные документы или данные о клиентах. А еще бывают невнимательные сотрудники, которые могут где-то потерять блокнот с контактами. Если такое произойдет, бизнес может потерять деньги, клиентов, испортить репутацию и даже закрыться.

Менеджер отправил важные данные о клиенте в личный мессенджер коллеге, аккаунт которого взломали. В результате информация попала в руки злоумышленников. Это могли быть конкуренты, которые хотели получить финансовую выгоду, узнать маркетинговые секреты и отследить деловые связи компании. Например, выяснить, кто поставщик, сколько стоит логистика и аренда складов.

Решение: в CRM конфиденциальная информация передается только через защищенные каналы, а доступ к системе можно ограничить. Например, в ПланФиксе предусмотрены функции двухфакторной аутентификации и ограничение доступа по IP — это минимизирует вероятность получения доступа к аккаунту посторонних пользователей.

Проблема 10. Отсутствие прозрачности в процессе продаж

Без четко выстроенной и отслеживаемой воронки продаж компания может упускать клиентов на разных этапах пути — от первого контакта до сделки. Если не видеть, где и почему пользователи выпадают из воронки, сложно повысить конверсию и выявить слабые места в работе команды.

Менеджеры получают заявки от клиентов, но большая часть из них не доходит до этапа заключения договора. Без анализа эффективности рекламы, статистики звонков, динамики оплат и других показателей компания не поймет, почему она теряет клиентов.

Решение: CRM автоматически собирает информацию об эффективности на каждом этапе воронки продаж и генерирует отчеты — они позволяют получить сводные данные по сделкам и оценить ряд параметров, характеризующих работу менеджеров и компании в целом. Например, увидеть сводную статистику по завершенным сделкам, проведенным менеджером, и вычислить параметры его эффективности на базе этой информации.

Коротко о том, как управлять крупным бизнесом, чтобы не довести до закрытия компании

1. Выявите проблемы. Внимательно изучите, какие задачи отнимают больше всего времени, где часто случаются задержки или ошибки. Это поможет понять, где в первую очередь нужна оптимизация.
2. Автоматизируйте процессы. Чтобы наладить коммуникацию между отделами, повысить общую производительность и продажи, внедрите CRM-систему.
3. Делегируйте. Руководителям важно отходить от операционных задач и микроменеджмента. Это позволяет сосредоточиться на стратегическом развитии и масштабировании бизнеса, а не на рутинных процессах.