Одни в аврале, другие в отпуске. Как анализировать нагрузку и распределять задачи в команде
Ваня и Дима работают дизайнерами в маркетинговом агентстве. Ваня сдает десять макетов в неделю, а Дима — только пять. Когда появляется новый проект, Ваня спокойно берет задачи и находит время в графике. Дима сначала жалуется на переработки, потом забирает пару макетов и в итоге срывает дедлайн. Руководитель пытается разобраться, почему так получается. В статье рассказали, как анализировать нагрузку сотрудников и что делать, если часть команды работает больше остальных.
Зачем анализировать загруженность персонала
Ответ кажется очевидным: чтобы люди не тратили рабочее время на посторонние занятия и приносили компании больше денег. На самом деле все немного сложнее.
Цель работодателя не в том, чтобы терроризировать команду контролем. Наоборот, нужно создать комфортные условия, в которых сотрудники раскроют свой потенциал и не будут страдать от выгорания. Поэтому важно выявить чрезмерное количество работы на одних специалистах и недостаточную нагрузку — на других. Вот с какими задачами помогает справиться аналитика загруженности.
Избежать конфликтов. В отделе работают пять менеджеров по продажам. Трое перегружены и не успевают обедать, а двое каждый час ходят в курилку и болтают у кофемашины. Появляются взаимные претензии, конфликт угрожает продуктивности и подрывает командный дух. Такого не произойдет, если руководитель вовремя заметит перекос и распределит задачи равномерно. Бывают обратные ситуации, когда недостаток работы провоцирует конфликты. Так происходит, если в команде сдельная оплата труда и люди получают деньги за количество выполненных задач. Тогда сниженная нагрузка мешает зарабатывать. В этом случае аналитика поможет выстроить оптимальный график для всех сотрудников. Контролировать расходы. Загруженность персонала напрямую влияет на рентабельность бизнеса. Чем больше человек успевает за единицу времени, тем больше зарабатывает компания. Оптимизировать затраты можно двумя способами: Собрать сильную команду. Инструменты аналитики показывают, у каких сотрудников проседает продуктивность. Конечно, не стоит сразу увольнять людей. Исправить ситуацию помогает дополнительное обучение или работа с наставником. Но, если коллеги не подтянули свои показатели до общего уровня, возможно, с ними придется расстаться. Развивать компетенции. Аналитика загруженности — не только про выгоду для бизнеса, но и про пользу для работников. Когда на человека вешают непрофильные задачи, это мешает развиваться в профессии. Ненормально, если инженер ведет бухгалтерию, а менеджер по продажам заказывает транспорт. Аналитика выявит, если специалистам поручают чужую работу. Проще всего спросить самих сотрудников, но есть риск получить неверную информацию. Вряд ли кто-то признается, что вместо работы болтал в чате с друзьями или листал соцсети. Даже если человек не отвлекался от задач, ему все равно сложно оценивать собственную загрузку объективно. Чтобы понять, как сотрудники проводят рабочие дни, полагайтесь на аналитику. Заодно избавитесь от влияния личных отношений или предвзятого мнения на оценку продуктивности. Цифры всех уравнивают и показывают объективную картину. Вот какие методы помогут. Способ № 1. Учитывайте время на работу. Самый простой вариант анализировать загруженность — это фиксировать рабочее время в течение дня. То есть буквально: Способы контроля за рабочим временем зависят от особенностей компании. На производстве сотрудники включают станки ровно в 8:00 и трудятся до 18:00 с перерывом на обед. Поэтому для персонала цехов часто устанавливают пропускную систему. Она фиксирует, когда люди начинают и заканчивают смену. На удаленке контролировать персонал сложнее. Руководитель не может в любой момент зайти в кабинет и увидеть, что человек на месте и включился в работу. Чтобы отслеживать загруженность, используйте программы и онлайн-сервисы. Например, ПланФикс. Какие инструменты внедрить. Аналитики в ПланФиксе помогают отслеживать фактически затраченное рабочее время. Показатели формируются по дням, неделям и месяцам, а также по отдельным сотрудникам и целым командам. Какие выводы сделать. Если обнаружили регулярные переработки, выясните причины у сотрудника. Когда человеку не хватает навыков, поможет дополнительное обучение. Иногда специалист неправильно понимает задачу и выполняет лишнюю работу. В этом случае обсудите, каких результатов ждете, и проясните критерии оценки. Когда сотрудник справляется с работой быстрее и при этом выполняет задачи качественно, задействуйте его в других проектах. Предложите новую должность тем, кто уже вырос из текущего пула обязанностей. Способ № 2. Учитывайте время на отдых. Отмечайте, когда сотрудники ходят в отпуска, берут больничные или дэй-офф. Это помогает судить о загруженности. Если человеку часто нужны дополнительные выходные, вряд ли его продуктивность на уровне с остальной командой. Какие инструменты внедрить. В ПланФиксе есть функция «Календарь отпусков». Он интегрируется с рабочим календарем команды и фиксирует периоды полной недоступности сотрудника — отпуск, больничный, отгул. Инструменты помогают: Какие выводы сделать. График отдыха подсвечивает снижение производительности. Когда человек постоянно перегружен, работает в некомфортных условиях или выгорел, он быстрее устает и чаще берет выходные. Обращайте внимание, если коллега стал больше нуждаться в отдыхе. Восстановить продуктивность помогает смена рабочего графика или круга задач. Иногда достаточно просто изменить условия труда — например, перенести рабочее место в более светлое и тихое помещение. Способ № 3. Сопоставляйте плановые и фактические трудозатраты. На этапе планирования проекта рассчитайте, сколько рабочего времени потребуется на выполнение. В процессе реализации сравнивайте, как получается на самом деле. В конце подведите итоги. Составьте отчет в формате «план — факт» и проверьте, насколько точным оказался прогноз. Отклонение бывает в двух направлениях: Какие инструменты внедрить. В ПланФиксе используйте преднастроенные отчеты «План/Факт». Вот как они работают: Настраивайте автоматизации для планового и фактического учета рабочего времени. Этот инструмент подходит для повторяющихся задач. Например, SMM-специалист ежедневно тратит два часа на постинг в соцсетях. Это время забронировано в его календаре. Если сотрудник не отметил фактическое время в задаче, руководитель получает уведомление. Нет, это не тотальный контроль, а забота о продуктивности. Какие выводы сделать. Ошибки в прогнозах помогают найти точки роста. Если на задачи уходит больше времени, чем рассчитывали, это грозит срывом дедлайнов. Контроль в формате «план — факт» помогает вовремя заметить отставание и исправить ситуацию, пока она не превратилась в снежный ком. Опережение графика, наоборот, приносит бизнесу дополнительную прибыль. Руководитель думал, что сотрудники подготовят отчет за один рабочий день, и выставил клиенту счет за услугу, исходя из этого прогноза. А команда использовала новый сервис и выполнила задачу за три часа. Вот и дополнительная рентабельность. Если одни коллеги заняты больше других, аналитика это выявит. Устраните перекосы и создайте для всех приемлемый график. Тогда люди будут работать эффективно, но без выгорания и перегрузов. Вот как можно действовать. Шаг 1. Рассчитайте оптимальную нагрузку. Есть несколько способов определить целевые показатели: Шаг 2. Постройте рабочий график. Когда определили примерный объем задач для каждого сотрудника, приступайте к оптимизации нагрузки. Это значит, распределяйте задачи так, чтобы не было переработок у одних и недостаточной загруженности у других. Для автоматизации процесса используйте инструменты ПланФикса. Диаграмма Ганта. Это визуальное представление графика работ. Показывает, когда начинаются, заканчиваются и сколько длятся этапы проекта. Позволяет равномерно распределить задачи во времени и избавиться от авралов. Также диаграмма отражает зависимости между этапами работы. Например, если монтажники не могут установить оборудование, пока инженеры не согласуют документацию, вы увидите эту связь. Вместе с диаграммой полезно использовать планировщик «Расписание» — так вы сможете соотнести загрузку по отдельным сотрудникам с общим графиком проекта. Автоматическое распределение задач. Вручную отслеживать, чья очередь сейчас работать, сложно и трудоемко. Наша платформа равномерно распределяет работу между сотрудниками и помогает обеспечить клиентам предсказуемое время ожидания. Алгоритм видит задачи в очереди и количество специалистов онлайн. Каждую следующую задачу система автоматически назначает свободному менеджеру. Что еще умеет сервис: Автоматически распределять можно не только входящие задачи в кол-центрах или службах техподдержки. Наши клиенты используют инструмент для типовых производственных задач: фасовки товаров или комплектации заказов. Шаг 3. Адаптируйте сотрудников. Будьте готовы к тому, что персонал настороженно воспримет аналитику рабочего времени. Это нормально. Чтобы победить сопротивление, четко объясните правила, разработайте обучающие материалы и покажите плюсы. Донесите, что не собираетесь увольнять людей или сокращать зарплаты. Анализ загруженности нужен, чтобы поднять продуктивность команды и построить комфортный график. Собрали кейсы наших клиентов и собственный опыт. Расскажем, как аналитика загруженности в ПланФиксе решает практические задачи бизнеса. Кейс № 1. Эффективность коммуникации с заказчиками Задача. Компания занимается организацией безопасности на производственных объектах. Руководитель поставил задачу повысить эффективность первого касания с клиентом. Для этого нужно проанализировать скорость ответа на входящую заявку и продолжительность первого звонка. Решение. Аналитика «Учет времени» показала, насколько быстро менеджеры принимают обращение в работу и как долго общаются с клиентом. Эти метрики важны по двум причинам: Кейс № 2. Планирование загрузки на перспективу Задача. Наш клиент — производственная компания. В какой-то момент руководитель обнаружил, что на следующий месяц нет проектов в работе. Это значит, бригада из 15 человек будет простаивать. Решение. Первым делом активизировали отдел продаж, использовали аналитику рабочего времени. Затем ввели календарное планирование, чтобы в наглядной форме отслеживать загруженность производства. Теперь компания обеспечена проектами на целый год. Это дает следующие преимущества: Кейс № 3. Контроль рентабельности клиентов Задача. Это кейс из опыта ПланФикса. В наших проектах трудозатраты распределяются по-разному. Иногда значительная часть времени уходит на переговоры. В других случаях согласования идут быстро, но реализовать задачу сложнее. Чтобы поддерживать рентабельность на целевом уровне, нужно учитывать время всех сотрудников — от техподдержки до разработчиков. Решение. В собственных проектах используем аналитику «Учет времени» и отчеты «План/Факт». С помощью этих инструментов контролируем трудозатраты и рассчитываем стоимость услуг для клиентов. 1. Зачем анализируют загруженность персонала: чтобы избежать конфликтов в коллективе, оптимизировать затраты на оплату труда, собрать сильную команду и развивать компетенции сотрудников. 2. Чтобы оценить нагрузку, учитывают время на работу и время на отдых, а также сопоставляют плановые и фактические затраты рабочего времени. 3. Если обнаружили неравномерную загруженность персонала, сначала определяют оптимальный показатель, затем распределяют задачи с помощью диаграммы Ганта и инструментов автоматизации.
Много работают, или плохо получается?Чтобы отличить высокую загруженность от недостатка квалификации, используют сравнительный метод. Поясню на примере. Фаундер постепенно выходит из рутины и делегирует задачи наемному специалисту. Сотрудник за рабочий день успевает меньше, чем делал владелец компании. При этом человек не отвлекается на посторонние вопросы. Руководитель анализирует действия сотрудника по конкретным задачам и сравнивает с тем, как поступил бы сам. Выясняется, что уровень скилов работника не дотягивает до компетенций фаундера. Но наемный специалист перспективный, поэтому фаундер решает вложиться в его обучение.
Таким же способом можно оценивать продуктивность новых сотрудников и руководителей подразделений. Линейных работников сравнивайте с опытными коллегами, а начинающих управленцев — с главами других подразделений. Это поможет составить объективную картину по загрузке персонала в компании. Как понять, на что сотрудники тратят рабочее время
Как управлять эффективностью сотрудников
Оптимальная загруженность — это субъективное понятиеНельзя один раз и навсегда рассчитать подходящий объем задач для сотрудника. Управление загруженностью — на кончиках пальцев руководителя. Будьте в контакте с подчиненными. Обсуждайте, насколько комфортная нагрузка, почему выбились из графика, что поможет вернуться в дедлайны.Не бросайте людей один на один с незнакомой работой. Допустим, есть задача подготовить новый отчет, но никто никогда такого не делал. Вы не знаете, сколько времени уйдет. Дайте поручение сотруднику и обозначьте, что на попытку у него есть один рабочий день. Если не получилось, подключите коллег и вместе подумайте, как добиться результата.
Отсеивайте неподходящих кандидатов на старте.Предлагайте новичкам провести в компании демо-день. Объясните, как устроена ваша система аналитики загруженности. Пусть человек попробует фиксировать все задачи так, как это делают действующие сотрудники. Если кандидату некомфортно работать в режиме контроля, лучше узнать об этом сразу и не тратить время на наем и адаптацию.
Как аналитика по сотрудникам работает на практике
Саммари по аналитике рабочего времени