Удаленка 3.0: как легально и безопасно нанимать сотрудников за границей
Ситуация, знакомая многим. После 2022 года формат удаленки стал нормой, но вместе с ним пришел новый вызов — удаленка без границ. Сотрудники работают из Еревана, Бали или Берлина, а HR и бухгалтерия не всегда понимают, как оформить это по закону, чтобы потом не прилетели штрафы.
Разбираемся, как действовать работодателю, если команда разбросана по миру, и как легально нанимать тех, кто живет за пределами России.
Можно ли сотруднику просто уехать и сказать «я теперь из-за границы»?
Нет. Если в трудовом договоре указано место работы — например, московский офис, — то формально он обязан там появляться. Если человек не пришел — это прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Но если у вас с ним официально заключен договор о дистанционной работе, ситуация другая. В нем должно быть прописано место выполнения работы — хотя бы город или страна. И если в документе написано просто «удаленно, г. Москва», а человек переехал в Армению, он, по сути, нарушает условия договора.
Решение простое — заключить дополнительное соглашение и обновить адрес. Это минимизирует риски для обеих сторон.
Что говорит закон
Минтруд считает, что трудовой договор с сотрудником, работающим за рубежом, невозможен, потому что российский работодатель не может обеспечить охрану труда за границей.
Но ни в Трудовом кодексе, ни в других актах запрета нет...
Суды и Минфин придерживаются более гибкой позиции: если человек выполняет свои обязанности, а работодатель сохраняет с ним контакт, — проблем нет. Например, Московский областной суд уже признавал законным трудовой договор с удаленщиком, живущим за границей. Юристы сходятся во мнении: работать можно, но нужно оформить все аккуратно.
Три законных способа работать с сотрудником за границей
1. Трудовой договор с дистанционным режимом
Подходит, если сотрудник уже в штате. Нужно:
- заключить допсоглашение о дистанционной работе;
- прописать новые условия (режим, локацию, формат связи);
- добавить пункт об электронном документообороте.
Минтруд не в восторге, но суды не запрещают. Риски минимальны, если все оформлено корректно.
2. Командировка
Редкий, но возможный вариант. Например, сотрудник едет в Турцию на переговоры и задерживается там на пару месяцев. В этом случае достаточно приказа о командировке и отчета по итогам.
Но если «поездка» длится бесконечно и без конкретной цели, это уже не командировка, а фикция.
3. Гражданско-правовой договор (ГПХ)
Подходит для фрилансеров и подрядчиков. В нем не указывают место работы и график, а только результат и срок. Но если человек раньше работал по трудовому договору, а потом внезапно стал «исполнителем», инспекция может заподозрить подмену отношений и оштрафовать компанию до 100 000 рублей. Самая частая ошибка — игнорировать налоговое резидентство. Если сотрудник живет за границей больше 183 дней в году, он перестает быть налоговым резидентом России. Что это значит: Если компания продолжает удерживать 13%, а потом налоговая узнает, что человек полгода как живет в Сербии, — будет доначисление и штраф. Совет юристов: запишите в договоре обязанность сотрудника сообщать о смене налогового статуса каждые полгода. Это простое дополнение убережет бухгалтерию от проблем. Если это трудовой договор, компания платит все: пенсионные, медицинские и социальные взносы. По договору ГПХ — только пенсионные и медицинские. А если сотрудник — самозанятый, то работодатель ничего не платит, он сам перечисляет налог через приложение «Мой налог». Чтобы не гонять бумаги почтой, можно оформить электронный документооборот: Суды уже не цепляются к этому, главное, чтобы порядок был описан в локальных актах и сотрудник подтвердил, что с ними ознакомлен. Если сотрудник заболел за границей, российский ФСС не примет «иностранный больничный». Нужно получить документ в местной клинике, перевести и легализовать его — только тогда он засчитывается. Проще всего договориться с работодателем об отпуске без сохранения зарплаты. Юристы не исключают, что работодателя могут привлечь, если он «помог» сотруднику скрыться от повестки. Особенно если таких случаев несколько. Поэтому при массовом выезде персонала стоит зафиксировать — кто, где и на каком основании работает. Удаленка за границей требует тех же правил, что и обычная: Если человек перестает выходить на связь без уважительной причины более двух дней, это законное основание для увольнения (ст. 312.8 ТК РФ). Удаленка 3.0 — это уже не временная мера, а новая реальность. Главное — не прятаться от закона, а подружиться с ним. Тогда и компания, и сотрудники смогут спокойно работать, хоть из соседнего офиса, хоть с террасы в Тбилиси. Ваш, Роман.
Что с налогами
Страховые взносы
Документы и подписи
Медицинские и бытовые нюансы
А как насчет мобилизации и военкомата?
Контроль и коммуникация
Итого: как действовать работодателю