Сервис - ч.9. Электронный документооборот: как единый реестр, архив и выгрузка в 1С привязывают клиента
Единый реестр и архив
Все входящие звонки и документы у нас идут через единое окно — один адрес, один домен, один номер телефона.
Функцию Единого окна реализуют сотрудники Отдела информации.
Это наше такое ноу-хау, не предусмотренное в академических учебниках...
Благодаря этому внутри компании формируется Единый реестр.
Все сканы документов контрагентов, вся электронная переписка и все исходящие документы сохраняются.
На каждого контрагента есть бумажная папка, где в календарном порядке подшиты все документы со штампиком входящего номера и датой.
Документ не теряется — он имеет статус реального документа.
Из опыта бизнесов моих клиентов я знаю, что там, где документы превращаются в систему, и рождается сервис, который не скопировать.
Что это дает
Если менеджер ушел в отпуск или уволился, работу перехватывают без потери качества для клиента.
Однажды это помогло клиенту.
У него затопило бухгалтерию, документы погибли, налоговая потребовала восстановить первичку. Мы просто скопировали весь реестр за два года и отправили ему.
У них на руках была максимальная информация.
Сделайте сотрудников клиента «ленивыми»
Когда вы оказываете такой сервис, главный бухгалтер будет вам только благодарен.
И при выборе поставщика он пойдет туда, где комфортнее.
— Смотрите шире, чем на технического заказчика: бухгалтерия, юристы, снабжение, логистика.
— Делайте максимально возможную работу за них заранее.
— Сделайте их «ленивыми» — и они будут выбирать вас.
Это и есть конкурентное преимущество и элемент корпоративной культуры компании.
Вывод
Электронный документооборот, это:
— надежность (архив спасает в критических ситуациях),
— преемственность (работа не останавливается при смене сотрудников),
— забота о клиенте (вы решаете проблемы до того, как о них попросят),
— конкурентное преимущество (вас выбирают, потому что с вами комфортно).
Внешний сервис — это когда ты думаешь не только о своей работе, но и о работе тех, кто на той стороне.
Вопрос к вам
А как вы храните документы по клиентам?
Есть ли у вас реестр, который переживает смену сотрудников?
Делаете ли что-то за бухгалтерию клиента заранее?
Напишите в комментариях, обсудим.
__________
📎 Полная версия статьи — на моем сайте.