Простыми словами о том, что такое BPM-система и как она помогает бизнесу
Привет! Это блог «Первой Формы». Мы создаём платформу для управления бизнес-процессами, BPM-систему. Сегодня хотим рассказать, что это вообще за ПО и зачем оно нужно.
BPM-система всё упрощает
Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.
То есть BPM-система возьмёт на себя управление бизнес-процессами компании. Проектную деятельность, документооборот, постановку и контроль поручений, коммуникации, CRM, HR, Service Desk.
BPM-система помогает:
Регламентировать процесс, автоматизировать его и сделать эффективнее
Например, раньше в компании «Трубзавод» не было единой процедуры для согласования договора. Черновик отправляли коллегам на почту. Кто-то терял письмо, кто-то долго не отвечал, а потом посылал всё переделывать. Несколько раз забывали ставить в копию юриста и нажили серьёзные проблемы.
Когда процесс перевели в BPM-систему, всё изменилось. Сначала система отправляет договор юристу, а после его правок запускает параллельное согласование с определённой группой коллег. В таком виде процесс стал быстрее в три раза.
Система фиксирует, кто сколько времени потратил на работу и как быстро согласовал документ. Можно скачать отчёт и увидеть слабые места бизнес-процесса. Так, в «Трубзаводе» поняли, что одного юриста им мало.
Сделать работу прозрачной
В BPM-системе фиксируются ответственные лица и предельные сроки выполнения задач. Теперь никто в «Трубзаводе» не может сложить с себя ответственность, если должен был подготовить презентацию для клиента за день, а отправил через неделю.
Экономить время на рутинных задачах
Иван трудится в отделе продаж «Трубзавода». Раньше он сам составлял план звонков на день, искал в почте письма, чтобы вспомнить историю работы с клиентом, делал пометки, кого и когда надо набрать ещё раз, вручную заполнял коммерческие предложения и договоры.
Часть его обязанностей взяла на себя система. Она напоминает о звонке, хранит всю историю работы с клиентом в одном месте, за пару кликов формирует любой документ с реквизитами из карточки компании. Теперь у Ивана появилось больше времени и сил, чтобы повысить конверсию продаж.
Выполнять задачи личного ассистента
ВРМ-система помогает всем сотрудникам «Трубзавода»: напоминает о встречах и дедлайнах, отправляет полезные уведомления. Благодаря интеграции с Контур.Фокус менеджер Оксана сразу узнала о начале банкротства подрядчика и не стала продолжать с ним сотрудничество.
Подсветить важное
Система действует проактивно — собирает данные и обращает внимание руководителя на «проседания» или приоритеты. На главном экране Анфисы, главы отдела маркетинга в «Трубзаводе», расположен дашборд с аналитикой по рекламным кампаниям, сравнением плановых и фактических затрат сотрудников, KPI, документами на подпись и личным расписанием.
Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты — расписание интервью с кандидатами.
Создать единое рабочее пространство
В «Трубзаводе» больше не работают в десятке разных программ, где теряют данные, договорённости и файлы. Сотрудники находятся в единой среде, где получают задачи, ведут документооборот и продажи, общаются с коллегами, проводят видеовстречи. Это ускоряет работу и повышает концентрацию внимания.
Меняться под внешние обстоятельства
В BPM-систему можно быстро вносить изменения, не привлекая разработчиков или команду вендора. После двухнедельного обучения сотрудник ИТ-службы «Трубзавода» стал сам заниматься настройками. Когда компания начала активно сотрудничать с самозанятыми, он своими силами перестроил бизнес-процесс.
Это первая мини-статья из серии, где мы рассказываем о BPM-системах и автоматизации бизнес-процессов. Продолжение следует :)