10 признаков, что вашей компании нужна автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов экономит компании время и деньги, помогает справляться с большим объёмом работы, не нанимая новых сотрудников, а ещё оберегает от ошибок, вызванных человеческим фактором. Но готов ли к автоматизации ваш бизнес? Мы в «Первой Форме» подготовили тест, чтобы это выяснить.
Если описанная ситуация будет вам знакома, ставьте себе один балл.
1. У сотрудников много рутинной работы
«Танцуйте, вам письмо» — это не про менеджера Василия. Когда он получает почту от клиентов, то занимается ей минимум два часа.
- Проверяет все присланные документы.
- Клеит стикеры на место подписи.
- Стоит в очереди у кабинета коммерческого директора.
- Идет в соседний кабинет, где бухгалтер Аня вручную проводит нужные операции в 1С и отмечает, что получила оригинал документов.
- Отправляет вторые экземпляры обратно.
Проблему Василия и Ани решит система электронного документооборота (СЭД). Освободившись от стикеров и пачек бумаг, менеджер сможет уделить это время клиентам, а бухгалтер — быстрее закончить с текучкой и вовремя сдать отчетность.
У нас что-то похожее — 1 балл
Это точно не про нашу компанию — 0 баллов
2. Настало время для роста
Антон работает коммерческим директором российского производителя шампуней и гелей для душа. Когда иностранные конкуренты покинули рынок, он понял: пришло идеальное время, чтобы увеличивать продажи. Но нанять в отдел еще пару человек не получится. Придется текущим составом команды работать допоздна.
За счет автоматизации у подчиненных Антона появится больше времени для выполнения новых задач. Вся информация будет в блоке CRM, а не в блокнотах и стикерах. Да и вести переписку станет проще благодаря внесенным шаблонам.
Знакомо, тоже хотим сейчас вырасти — 1 балл
Не сталкивались с таким — 0 баллов
3. Уже составили регламенты и инструкции
Операционный директор Иван любит порядок, поэтому пишет инструкции для всех процессов: отгрузок, акций, инвентаризаций и так далее. Сотрудники это ценят — теперь есть на что сослаться в споре с коллегами. Правда, руководителям еще приходится лично контролировать, чтобы все следовали установленным правилам. Практика показала: это сложно делать вручную, если в процессе участвует больше 10 человек.
Когда в бизнесе уже наведен порядок, пора закреплять эффект. И Ивану, и остальным руководителям станет гораздо легче, когда они делегируют контроль BPM-системе. Она всегда будет начеку и в нужный момент пришлет напоминание сотруднику, если он «забыл» про свою зону ответственности.
Любовь к регламентам и порядку нас объединяет — 1 балл
Не вижу в этом смысла — 0 баллов
4. Пользуетесь 1С и другими учетными системами
Бухгалтерия компании «Змей Горыныч» вносит всю информацию в 1С. Финансист Иван выгружает оттуда нужные данные, а затем обрабатывает их в Excel. Делает он это вручную, поэтому иногда допускает ошибки. Например, вводит информацию не в ту ячейку. Из-за этого процесс подготовки отчетов растягивается, начальство злится, а Иван страдает.
BPM-система интегрируется с другими IT-продуктами, экономит время и силы на обмене данными между приложениями. Что особенно приятно для Ивана — заниматься ручным трудом больше не придется.
Понимаю всю боль Ивана — 1 балл
У нас так не бывает — 0 баллов
5. Используете слишком много разных программ
Все сотрудники сетевой торговой компании «Усы, лапы и хвост» общаются в общем Telegram-чате. Там же руководители иногда ставят задачи, и их легко пропустить из-за бурных обсуждений. При этом 80% поручений прилетают письмами в Outlook, а еще чуть-чуть — в курилке. Общие собрания «по-старинке» проводят в Skype, а слоты под них бронируют в Google Календаре. Порядка это не добавляет.
С ВРМ-системой не нужно переключаться между десятком программ и запоминать устные договоренности. Все данные по задаче, история обсуждений и согласований будут храниться в одном месте. Руководство «Усы, лапы и хвост» точно оценит, что отговорки «вы не говорили» и «я не видел» навсегда исчезнут из рабочих коммуникаций.
Да, сейчас как раз куча программ открыта — 1 балл
Нет, не наша история — 0 баллов
6. Постоянно выясняете «кто виноват?»
PR-директор Виталий поставил задачу всему отделу — отправить заявку на участие в отраслевом рейтинге. Решить, кто и что делает, коллеги должны были сами. Все уже люди взрослые, и заявки подают пять лет подряд.
В последний день регистрации Виталий узнал, что взнос еще не оплатили, информацию о проектах собрали не полностью, а фотографии не загрузили. Час он выяснял «кто виноват», столько же решал «что делать». Подчиненные поклялись, что больше такого не повторится. Пожар потушили, но глобальная проблема осталась.
Время Виталия стоит дорого — неэффективно тратить его на выяснение отношений внутри команды. Вместо этого PR-директор мог бы запустить в системе бизнес-процесс «Участие в рейтинге», где уже прописаны ответственные. Тогда сотрудники получили бы отдельные задачи со сроками: отправить фото до первого марта, отдать счет на оплату до третьего. При этом Виталий в любой момент мог бы проверить, что уже сделано, а что еще только в планах.
Мы часто тратим много времени на подобное — 1 балл
Такого у нас не происходит, к счастью — 0 баллов
7. Срыв сроков влетает вам в копеечку
В «Винтике и Шпунтике» производят запчасти для сельскохозяйственной техники. Компания регулярно участвует в госзакупках, где предусмотрены штрафы за нарушение сроков поставки. Срывы даже на пару дней ощутимо бьют по бюджету. Директор Олег на каждой планерке спрашивает о готовности заказов, но менеджеры редко говорят конкретику. Они и сами не всегда в курсе, линейные специалисты скрывают проблемы до последнего.
Все становится проще, когда управление бизнес-процессами в компании автоматизировано. В BPM-системе сразу видно, на какой стадии находится любой из заказов «Винтика и Шпунтика». А если что-то пошло не так, хватит времени, чтобы Олег и его команда успели придумать план Б и не платить неустойки.
Да, мы от этого очень страдаем — 1 балл
У нас такой проблемы нет — 0 баллов
8. Вам сложно контролировать длительные процессы
Игорь работает в тендерном отделе компании «ЗапЧастиТут». Оформление документов для каждой заявки занимает не меньше недели, а их всегда минимум десять одновременно. Чтобы сделать все корректно и в установленный срок, нужен постоянный суперконтроль. Конечно, Игорь не раз пропускал дедлайн, и компания упускала выгодные контракты.
А ведь может быть по-другому. Игорь создает задачу «Подготовка к тендеру», автоматически запускается бизнес-процесс. В его списке дел появится несколько отдельных подзадач по этой заявке со сроками. Система будет следить за ходом подготовки к каждому тендеру и забросает ответственного, то есть Игоря, напоминаниями, если он что-то пропустит.
Как будто с нас списали — 1 балл
Таких сложностей у нас нет, процессы попроще — 0 баллов
9. Сотрудники в разных городах
У торговой сети «Ромашка» офисы открыты во всех регионах страны. А у агентства «Консалтинг+» всего один, но зато 90% сотрудников работает удаленно. Объединяет компании одна проблема: как понять, кто чем занимается? В «Ромашке» уверены, что только центральный офис выкладывается по полной, а руководство «Консалтинг+» подозревает сотрудников в подработках.
Расстояние и разные часовые пояса не помеха, когда все работают в BPM-системе. Список задач и результаты любого из подразделений «Ромашки» всегда на виду. Аналогично с удалёнщиками из «Консалтинг+»: система покажет, кто и что должен сделать, как и когда это проверить.
Да, наша история — 1 балл
Для нас неактуально — 0 баллов
10. Готовность лидера к автоматизации
ООО «Лэфт» продает шнурки для левых кроссовок, ООО «Райт» — для правых. Обе компании одновременно внедрили одну и ту же BPM-систему. Но было одно важное различие. Директор ООО «Лэфт» Дмитрий хоть и был главным инициатором нововведений, первым же перестал ставить задачи в системе и писал поручения где придется. А директор ООО «Райт» Анатолий не питал надежд, что команда разберется сама. Он первым изучил все новые функции и подавал пример остальным.
Мы говорим Анатолию, что он — молодец! В компании обязательно должны быть амбассадоры автоматизации, особенно среди руководящего состава. Если директор, как Дмитрий, относится к этому процессу с безразличием, то сотрудники быстро подхватят такое настроение.
У нас Анатолий — 1 балл
У нас Дмитрий — 0 баллов
Настало время подсчитать баллы и узнать результаты
Меньше 2 баллов — холодно
Автоматизация — это не то, что вам нужно здесь и сейчас. Рекомендуем пока навести порядок в бизнес-процессах: подготовить регламенты, обозначить ответственных, пересмотреть систему коммуникаций внутри компании.
От 3 до 5 баллов — уже теплее
Ваш бизнес растет, появляются разные процедуры и внутренние политики, так что вы уже можете задуматься о внедрении BPM-системы. Пока мотивируйте команду на анализ своей работы. Так сотрудники смогут выделить повторяющиеся задачи, где много ручных и механических действий. Руководителям рекомендуем прислушаться к подчиненным и оценить масштаб проблемы.
6 и более баллов — горячо
Поздравляем, ваш бизнес к автоматизации готов!