Проводим собеседования

Мы общаемся с кандидатами прямо в системе по встроенной ВКС. Звонок записывается, и я всегда могу его пересмотреть, чтобы принять объективное решение. При этом потенциальный сотрудник может войти в систему и присоединиться к звонку ещё до официального трудоустройства — достаточно перейти по специальной ссылке.

Отправляем оффер и проводим пребординг

И вот мы понимаем, что это — нужный нам человек, и приглашаем его к нам. Вместе с оффером мы высылаем новичку логин и пароль от личного кабинета в «Первой Форме», и стоит человеку в него войти, как система автоматически создаёт задачи для пребординга:

1. новичку: ознакомиться с корпкультурой, заполнить анкету, загрузить документы для приёма. Взаимодействовать с системой он может ещё до того, как станет полноценным сотрудником.
2. HR-специалисту: оформить сотрудника, сообщить о приёме всем коллегам, провести все плановые встречи. При этом также заранее назначаются встречи на период адаптации и процедура оценки 360. К каждой задаче есть инструкции и подсказки.
3. коллегам: подготовить рабочее место новичка, уведомить ПФР, сделать все необходимые доступы и пропуски. Всем ответственным система сама высылает уведомления, и мы ничего не забываем.

Автоматизированный онбординг

В зависимости от специальности сотрудника система формирует ему свой набор задач на период адаптации. Когда новичок их выполняет, мне и его наставнику приходит уведомление, и мы всегда знаем, чем занят человек — нет нужды постоянно ему писать и ждать ответа.

Конечно, онбординг — очень волнительный момент. Сотрудник ещё не привык к новому коллективу и системе, функционал непонятный, нужна поддержка. Для этого в системе есть подсказки и предзаполненные шаблоны по каждой задаче, и человек может сориентироваться. А мы всегда готовы ему помочь.

Цепочка задач на увольнение

Увольнение в «Первой Форме» работает по тому же принципу. Я завожу в систему карточку-задачу, а она сама назначает ответственных и ставит им подзадачи: провести необходимые встречи, получить от сотрудника распределение дел по коллегам, закрыть необходимые документы. Это также помогает значительно оптимизировать кадровые бизнес-процессы.

Ещё сильнее жизнь упрощает электронный кадровый документооборот. Как я ранее упоминала, у нас большая распределённая команда: офис находится в Москве, а коллеги разбросаны по всей России. У нас нет нужды отправлять документы по почте — в «Первую Форму» интегрирован HR-Link.

Управление отпусками и автоматизация других HR-процессов

Мы рассмотрели найм как процесс, в котором непосредственную и важную роль играет сам HR-специалист. Но в ежедневной работе компании есть множество других моментов, которые можно автоматизировать. Например, то, что так актуально всегда — подачу заявления на отпуск.

В отличие от других учётных систем, «Первая Форма» не только упрощает кадровый документооборот, но и помогает HR-отделу быть эффективным, а компаниям стать менее бюрократичными. При этом вы всегда сможете настроить сквозные бизнес-процессы из 1С в «Первую Форму» и обратно, а ваши сотрудники будут работать в интерфейсе современной HRM-системы, даже не подозревая, что имеют дело с 1С:ЗУП КОРП.

Вот как «Первая Форма» упрощает процессы для наших сотрудников:

1. Автономный личный кабинет. В нём сотрудник может посмотреть всю необходимую информацию о себе и самостоятельно запустить процесс ухода в отпуск, вовлечение HR для этого не нужно.
2. Таблица занятости и отсутствия коллег. Писать всем и спрашивать, кто когда уходит, не нужно — сотрудник просто заходит в дашборд и выбирает даты так, чтобы ни с кем не пересечься.
3. Там же, в личном кабинете, можно выбрать заместителя. Система сама сформирует задачи на согласование отпуска с HR-специалистом, руководителями и ответственными коллегами.
4. Автоматическая переадресация задач, файлов и инструкций заместителю. Это гораздо удобнее, чем бегать в личку, распределять задачи, назначать звонки и вводить в курс дела — заместитель видит всю нужную информацию прямо в «Первой Форме». А HR-специалистам не нужно тратить время на разговоры и напоминания — система контролирует HR-процессы сама, и всё происходит буквально в пару кликов.

Отпуск — это не единственный процесс, который сотрудник может запустить самостоятельно. Например, если человек увидел интересный и полезный курс, в несколько кликов он может запросить обучение, указать курс и стоимость, а система оповестит ответственных и поможет оплатить его.

Итог: автоматизировали все HR-процессы и объединили их в одном сервисе

«Первая Форма» значительно упростила мою работу и освободила мне очень много времени для других важных задач. Мне больше не нужно часами перебирать бумажки, создавать задачи, писать десяткам сотрудников и координировать их деятельность: это всё делает система. А я могу сосредоточиться на корпоративной культуре, мотивации сотрудников и помощи нашей компании расти и становиться лучше.

P.S. Подписывайтесь на нашу группу ВК и ТГ-канал :)