Как управлять сложными IT-проектами без Jira и MS Project. Советы операционного директора. Личный опыт за 10 лет

Цифровое рабочее место операционного директора

«Первая Форма» разрабатывает, продвигает и внедряет собственное BPM-решение. Соответственно, наши проекты и процессы разделены на два вектора:

1. внутренний, где мы разрабатываем «начинку» нашей системы;
2. вендорский, в рамках которого мы взаимодействуем с клиентом, кастомизируя, настраивая и внедряя решение.

В этой статье я расскажу только про внутреннее направление, потому что от того, как будут настроены процессы нашей команды, зависит соблюдение сроков, качество и успех работы с клиентом.

Как я уже упоминал, я контролирую процессы в компании уже 10 лет. Через меня каждый день проходят десятки задач на разных стадиях. Не потеряться в них мне помогает удобное цифровое рабочее место для электронного управления проектами. В нём есть ряд инструментов, которые, я уверен, упростят рутину и вам.

Если не хотите читать, посмотрите видеоверсию

Карточки проектов помогают команде соблюдать сроки, а мне — управлять маржой и бюджетом

Мы не работаем в Jira и MS Project, всё находится внутри нашей BPM-системы. Под каждый проект заводится карточка — паспорт проекта, который аккумулирует в себе нужную информацию. Обычно мы фиксируем:

1. состав команды, чтобы всегда знать, кто может подсказать что-то по задачам;
2. историю взаимодействия с клиентом от первого касания, чтобы быть в курсе важных моментов;
3. договор и его особенности — дополнительные соглашения и продажи, NDA, любые документы;
4. трудозатраты всех вовлечённых сотрудников, которые позволяют управлять бюджетом проекта, рассчитывать маржу, прогнозы по срокам и многое другое.

В каждой карточке есть диаграмма Ганта с цветовой индикацией рисков, дедлайнами, исполнителями и возможностью проверить, соотносится ли план проекта с оплатой.

Бывает, что мы уже начали разработку, а платежи проходят несколькими траншами. Чтобы отслеживать, насколько мы с клиентом синхронизированы, я всегда могу углубиться в детали по оплате и связаться с ответственным менеджером.

Производственные задачи: вся информация в одном месте, без Jira и MS Project

Мы настроили отображение проектов так, чтобы их можно было контролировать как верхнеуровнево, так и детально. Я могу провалиться глубже в производственные задачи, чтобы узнать статус, связаться с исполнителем для уточнения информации через внутренний чат, проверить, какие дальше запланированы шаги.

Вся информация собрана в одном месте, нет нужды бесконечно бегать «в личку» или по сторонним сервисам, вроде Jira, чтобы что-то узнать.

Индивидуальные табели трудозатрат

Как операционному директору, мне нужно знать, насколько эффективно действуют мои сотрудники, чтобы грамотно управлять командами проектов: рассчитывать дедлайны, контролировать траты, быть готовым к неожиданным заменам.

Табель отображает, насколько занят каждый специалист, на каких проектах он работает, как соотносится его загрузка с финансовым планом.

Прямо из табеля я могу назначить коллеге звонок по нашей ВКС, чтобы что-то обсудить или уточнить.

Клиент в реальном времени видит Backlog проектных задач

В нём мы храним все детали проекта и запланированные шаги. Этот раздел системы доступен и для клиента. Здесь он может увидеть свой проект и декомпозированные задачи, оценить стоимость и согласовать её за пару кликов. Так наша работа становится прозрачной.

Backlog можно выгрузить в Excel, если клиенту удобно работать там. Перед этим можно отфильтровать задачи разными способами, чтобы получить данные по статусам и финансам за определённые расчётные периоды. Это позволяет быстро получать аппрувы от клиента, не задействуя дополнительные сервисы.

Кастомные дашборды для руководителя и подсказки для сотрудников

Конечно, в каждой компании свои особенности управления внутренними задачами, и создать продукт, который удовлетворит всех, довольно сложно. В «Первой Форме» «из коробки» есть возможность бронировать сотрудников на проекты, управлять стандартными процессами, следить за костшитами и этапами.

Под собственные нужды мы добавили дополнительные дашборды. Но кастомизировать решение можно под любую специфику и бизнес-процесс.

Функциональный руководитель может выбрать, какие показатели вывести на главный экран, по каким сценариям будут работать производства, какие будут ограничения, какие подсказки система будет выдавать сотрудникам, и это не требует дополнительной разработки.

Гибкость и возможность интеграции по API с любыми системами

Однажды мы с клиентом сделали так, что «Первая Форма» стала чисто фронтальной системой, которая собирала и визуализировала данные из других сервисов в одном удобном интерфейсе.

Мы разработали кастомные API, которые принимают то, что отдаёт система, и писать код на основе других сервисов для сбора данных не нужно. Здесь всё во многом зависит от сервисов, которые нужно подключить, но открытые API есть почти у всех популярных инструментов.

Таким образом, какие бы проекты вы не вели, систему можно настроить так, что она будет максимально удобно отображать данные. Для меня это, наверное, самое функциональное и выверенное рабочее место, которое не просто дружелюбно спроектировано, но и логически настроено на максимально эффективные действия.

Остались вопросы? Напишите мне на почту anton@1forma.ru