Автоматизируем бронирование 1.5 тыс. сотрудников на 5 тыс. проектов. Кейс управления ресурсами для ДРТ (бывшего Deloitte)

«Деловые Решения и Технологии», ДРТ — один из лидеров в области аудита, консалтинга, управления рисками, финансового, налогового и юридического консультирования.

1. 30+ лет на рынке.
2. 8 офисов в России, Беларуси и Казахстане.
3. Более 5 тыс. проектов в работе одновременно.

Чтобы равномерно распределять проектную нагрузку, ДРТ нужно планировать трудовые ресурсы на 1-2 года вперёд

Раньше этот процесс был автоматизирован в зарубежном решении, но в 2022 году компания решила перейти на отечественное ПО — «Первую Форму». В BPM-системе мы реализовали:

✅ процесс букирования сотрудника через заявку и согласование,

✅ планирование занятости более чем 1.5 тыс. штатных специалистов,

✅ равномерное распределение букирований, при котором система показывает пересечения и перегрузку,

✅ учёт региональных праздников, сокращённых дней и периодов высокой нагрузки при бронировании специалистов из разных офисов, департаментов и даже стран,

✅ подготовку отчётов по трудовым ресурсам, в том числе необходимых для расчёта мотивации в рамках незавершённого производства.

«Первая Форма» прошла пентесты на соответствие стандартам безопасности ДРТ и показала себя устойчивой ко взломам. Доступ к ней есть только у сотрудников компании и нашей техподдержки.

Автоформирование букингов и сводный график упростили подачу и согласование заявок на бронирование

При формировании брони на специалиста менеджеры указывают период занятости и тип загрузки — в процентах или в часах. В зависимости от этого система сама проводит расчёты и распределяет рабочие часы.

Предположим, что нам нужен специалист на пять дней. По договору его рабочий день составляет 8 часов, 40 часов в неделю. Тогда:

1. если указать загрузку 50%, то система распределит по периоду 20 часов — половину;
2. если указать загрузку 50 часов, то система даст распределить время, но просигнализирует, что сотрудник перегружен, и менеджеры смогут сами принять решение.
   

В заявку можно добавить конкретных специалистов. Их контакты, ставки и грейды подтягиваются из кадровой учётной системы и попадают в заявку автоматически. А если все сотрудники заняты, менеджер указывает в заявке сроки и пожелания по грейду и навыкам специалиста, и, когда такого человека нанимают, система переносит бронирование на него. Для срочных задач есть тип бронирования, при котором система снимает с сотрудника все остальные букинги.

Заявку нужно согласовать. Сотрудники относятся к определённым проектным командам, и их непосредственные руководители принимают решение, одобрить ли бронирование. Для этого они могут проверить перегрузки и перекрёстные заявки на сводном графике. Там же можно изменить даты бронирования, его характеристики, аннулировать бронь или добавить новую.

Система анализирует загруженность специалистов и распределяет забронированные часы, учитывая десятки факторов

Сейчас в «Первую Форму» заведено более 1.5 тыс. сотрудников и 5 тыс. проектов. При ежедневном долгосрочном планировании менеджеры генерируют более миллиона единиц данных, которые система должна корректно обрабатывать. Формулы и коэффициенты для этого мы занесли в справочники, к которым система обращается автоматически.

При распределении времени каждого сотрудника она учитывает десятки факторов, например, региональные праздники и сокращённые дни. Менеджерам нужно лишь периодически их актуализировать.

Из всех данных система в онлайн-режиме формирует 19 отчётов

В «Первой Форме» можно посмотреть одновременные бронирования, ежедневную и общую занятость, список проектов, в которые вовлечены конкретные специалисты. Чаще всего менеджеры ДРТ используют отчёт по незанятым сотрудникам — он показывает, сколько часов и у кого можно забронировать.

Также эти отчёты можно выгрузить в Excel-файлы и перенести в другую систему для контроля исполнительской дисциплины.

На базе «Первой Формы» мы реализовали для клиентов ДРТ горячую линию по вопросам этики и безопасности. Подробности — в кейсе

Специалистов ДРТ объединил корпоративный портал с новостями и базой знаний

Мы реализовали в системе базу знаний и новости для команды ДРТ. Если появляется новый регламент, его можно разместить в системе и оповестить сотрудников уведомлением или по почте. Рабочие инструкции можно вывести на главный экран, чтобы они всегда были доступны.

С главной страницы можно задать вопрос системному администратору. Технические специалисты ДРТ прошли обучение и могут настраивать систему сами.

Продукты из кейса: Проектное управление, Service Desk, Портал сотрудника (1F HRM)

«Первая Форма» ищет системного аналитика, которому интересно поработать над задачами крупных российских компаний. Вместе с командой технической дирекции ты сможешь улучшить старые и помочь разработать новые функции, прокачать управленческие навыки, работать в тандеме с бизнес-аналитиками, QA, UX/UI дизайнером, углубить знания C#, Angular, PostgreSQL и других технологий.