Что за зверь эта корпоративная информационная система (КИС)

Зачем нужна единая система корпоративного управления — 3 преимущества над отдельными сервисами

1) Интегрированность данных: единая корпоративная система управления избавляет от дублирования данных между разными подсистемами, снижает риски ошибок и повышает точность данных.

Сотрудники ТПХ «Русклимат» получают много обращений от покупателей по самым разным вопросам. Раньше они работали в нескольких программах одновременно. Заявки хранились в разных базах, а общение с коллегами или подрядчиками трудно было вести в одном месте.

Мы перевели работу и заявки в одну программу. Ещё помогли улучшить обслуживание клиентов без увеличения штата.

2) Эффективность управления и сокращение затрат: КИС ускоряет перемещение и обработку данных между различными сервисами, помогает экономить на лицензиях, техподдержке и обучении пользователей «букету» разных систем.

Рабочий день нашего директора по маркетингу выглядит так: проанализировать показатели, распланировать задачи, пообщаться с другими отделами и партнёрами, поработать с данными из CRM и рекламных кабинетов. Когда это происходит в разных программах, приходится постоянно переключаться между десятком вкладок.

Исследования показали, что восстановить внимание даже после незначительного перерыва в работе займёт 23 минуты. Значит, пару часов в день просто улетают в никуда.

При этом наше SAAS-решение «всё в одном» стоит в восемь раз дешевле, чем отдельные подписки на пять облачных сервисов Microsoft (Dynamics, Project, Teams, Power BI, SharePoint).

3) Простота масштабирования и адаптации под бизнес-процессы под текущие и будущие потребности бизнеса: КИС включают в себя несколько модулей, которые можно настраивать и расширять в зависимости от потребностей компании. Это позволяет постепенно наращивать функциональность системы.

В 2016 году «Сколково» внедрили «Первую Форму» исключительно для автоматизации работы Центральной диспетчерской службы. А три года спустя создали мобильное приложение SkolCity с доступом ко всем сервисам Инновационного Центра. Стартовали с Международной Гимназии, потом подключили жилые кварталы и Технопарк.

Чтобы расширить функции КИС, её можно интегрировать с другими системами. Так, «Первая Форма» интегрируется по API с любым сервисом. Также можно написать кастомный API для обмена данными. Примеры: 1С ЗУП, Босс-Кадровик, Контур.Фокус. О несовместимости различных решений переживать не приходится.

Виды корпоративных информационных систем

1. ERP (Enterprise Resource Planning) — идеальное ПО для планирования ресурсов на производстве. Оно помогает ответить на вопросы: «Сколько продукции должно быть выпущено, когда и что для этого нужно?». А ещё учитывает все финансовые транзакции и показывает реальное положение дел в компании.
2. CRM (Customer Relationship Management) — автоматизирует только работу отделов, связанных с продажами и клиентами. Других бизнес-процессов она не касается.
3. SCM (Supply Chain Management) — системы управления цепочками поставок для оптимизации логистики и взаимодействия с поставщиками.
4. Бизнес-аналитика и BI (Business Intelligence) — системы, направленные на анализ данных и поддержку принятия бизнес-решений.
5. ECM-система (Enterprise Content Management) — ПО для управления корпоративным контентом. Включает в себя хранение, обработку и доставку цифровых документов и других типов контента в рамках компании.
6. FMS-система (Facility Management System) — интегрированная система управления объектами недвижимости. Она включает в себя техническое обслуживание, безопасность, управление энергопотреблением и ресурсами, а также взаимодействие с арендаторами и посетителями.
7. KMS-система (Knowledge Management System) — система управления знаниями для сбора, хранения и использования знаний и навыков внутри организации. Она облегчает адаптацию новых сотрудников, передачу задач между исполнителями и повышает качество клиентского сервиса.
8. CLM-система (Contract Lifecycle Management) — ПО для автоматизации и оптимизации процессов управления жизненным циклом контрактов. Охватывает все их существования, от создания и согласования до исполнения и архивации. Так обеспечивается прозрачность, контроль и снижение рисков.
9. HRM-система (Human Resources Management System) — ПО для автоматизации управления персоналом. кадровое делопроизводство, расчёт заработной платы, управление эффективностью сотрудников и их обучением.
10. BPM (Business Process Management) автоматизирует сквозные бизнес-процессы в компании — те, где задействованы разные отделы. BPM-система уже включает в себя те же CRM и HRM, интегрируются с другими ИТ-системами.

Преимущества BPM-системы как единой корпоративной информационной системы

BPM-системы гибкие в настройке бизнес-процессов под специфические нужды бизнеса

Они могут легко масштабироваться вместе с ростом компании — добавляются новые функции или улучшаются текущие процессы.

Специализированные системы, такие как CRM или HRM, могут предлагать определенную степень кастомизации. Но как специализированные решения они ограничены и тяжело адаптируются к изменениям в других областях бизнеса.

У страховой компании «Уралсиб Страхование» сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании.

У нас документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений. Но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

BPM-системы применимы в любой отрасли бизнеса благодаря своей универсальности и способности адаптироваться к различным бизнес-моделям

Вот лишь несколько примеров:

1. холдинги — документооборот и автоматизация процессов групп компаний, дочерних бизнесов, взаимодействия с партнёрами и подрядчиками
2. розничная торговля — автоматизация управления запасами и открытия новых точек, оптимизация цепочек поставок, повышение качества обслуживания клиентов и эффективности работы персонала.
3. производственные компании — контроль производства, проектов, портал дистрибьютора, ЭДО и архив.
4. IT-компании — замена Jira, управление проектами и сквозные процессы.Узкоспециализированные CRM, HRM и СЭД не закрывают все потребности бизнеса в управлении процессами.

Внедрение корпоративной ИТ-системы: шаги к преобразованию бизнеса

Начните с того, что у вас «болит»

Нет универсального совета, что начать обязательно стоит с СЭД или CRM. Другой вариант — внедрение корпоративной информационной системы для автоматизации отдельных бизнес-процессов. Например, только согласование платежей или открытие новых торговых точек.

Найдите подходящую платформу и получите консультацию

Мы, например, показываем систему на реальных площадках, а затем проводим консультацию с бизнес-аналитиком.Допустим, вы вели всё в отдельных табличках Excel, а теперь хотите единую корпоративную ИТ-систему. Бизнес-аналитик расскажет, с чего лучше начать, соберёт функциональные требования для будущего решения, а если нужно — даст советы по организации процесса.

Итогом станет подробное коммерческое предложение по лицензиям, внедрению, техподдержке и обучению. В нем будут описаны доступные варианты, стоимость и сроки.

Соберите проектную команду

В проектную команду обычно входят:

1. руководитель проекта (РП);
2. функциональные заказчики;
3. технические специалисты.

Например, если вы обсуждаете проверку договоров, на встрече с интегратором должны быть юристы, руководитель проекта и технический директор.

Руководитель проекта максимально вовлекается в процесс на всех этапах внедрения. Он должен взять на себя организационные вопросы, тестирование группой сотрудников, контроль сроков, общение с коллегами и интегратором.

Функциональные заказчики глубоко понимают бизнес-процессы. Они рассказывают о том, как сейчас выстроена работа в их подразделении, делятся проблемами и своим видением их решения.

Технические специалисты решают с командой интегратора практически вопросы, например, где на сервере развернуть систему. Обычно в этой роли выступают сисадмины, обслуживающие сервера, админы смежных систем, ответственные за телефонию или почту.

Руководителю важно понимать, что участники проектной команды на какое-то время могут «просесть» в эффективности по личным показателям. Внедрение новой системы требует времени и сил, но стоит вложенных ресурсов.

Внедрите решение

На этапе внедрения вы снова встречаетесь с бизнес-аналитиком. Он проводит более подробное интервью, изучает все имеющиеся данные и составляет ТЗ для отдела внедрения.

После события могут развиваться по двум сценариям — по Waterfall, водопадной модели разработки, или Agile, итеративной модели, когда работа над проектом разбита на короткие циклы. Это самый длинный этап внедрения в проекте и самый короткий в статье. В разных компаниях он проходит по-разному, просто готовьтесь, что он точно займёт пару месяцев.

Перспективы корпоративных систем управления

В 2024 году корпоративные информационные системы могут развиваться в таком русле:

1. Импортозамещение — сместить фокус бизнеса в сторону отечественного софта.
2. Развитие информационной безопасности — повысить значимость кибербезопасности и безопасности Open Source.
3. Дефицит квалифицированных кадров.
4. Рост популярности low-code решений — подготовить новое корпоративное ИТ-решение можно за несколько дней или ещё быстрее.

А вы уже пользуетесь какой-либо КИС в работе? Делитесь в комментариях!