Как единая платформа для СЭД и других бизнес-приложений экономит время и бюджет
Проблема: в НИИ внедрили только СЭД, а для остального использовали разное ПО
Какие сложности из-за этого возникали:
- Реестр входящей и исходящей корреспонденции вели в одной программе, а поручения на основе этих писем ставили по почте. Руководство не могло отследить, что взяли в работу.
- Согласование договоров и регламентов требовало постоянного участия сотрудников. Они вручную распределяли задачи и самостоятельно отслеживали процесс одобрения.
- При работе с контрагентами было трудно быстро определить, подписал ли партнёр согласованную версию договора или внёс свои правки.
- Кадровики рассылали приказы и регламенты по почте или раздавали бумажные копии, а потом собирали подписанные листы ознакомления.
- Данные дублировали. Например, об оплате счёта сначала писали руководителю, потом в бухгалтерию, а там данные переносили в 1С. Чтобы узнать статус оплаты, в бухгалтерию нужно было позвонить.
НИИ хотел уйти от использования разных программ. Руководство искало решение, где было бы и ЭДО, и CRM, и управление проектами. Выбор пал на «Первую Форму».
Переход начался с документооборота — автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату. Давайте рассмотрим каждый процесс подробнее.
Регистрация и согласование писем
Теперь у НИИ есть одна система, где автоматизированы все процессы, включая документооборот. В ней регистрируют входящие и назначают ответственных, статус и сроки выполнения контролируются автоматически. Для подготовки исходящих сотрудники используют заранее загруженные шаблоны с реквизитами организации и тут же направляют готовую версию на согласование. направляют его на согласование. Одобренный документ формируется сразу с факсимиле. В карточке документа сотрудники видят всю историю переписки, от первого входящего до последнего исходящего письма. Руководитель в любой момент может проверить, как идёт обмен данными с партнёрскими НИИ, соблюдаются ли сроки отчётности по грантам, своевременно ли обрабатываются запросы. Раньше согласования проходили «вручную», но теперь сам сотрудник только заполняет карточку договора. Система самостоятельно нумерует документ, назначает проверяющих и устанавливает дедлайны. Она пришлёт напоминание одобрителю, если он задержит проверку. На этом этапе сотрудник ДПО проверяет соответствие подписанного документа согласованной версии и фиксирует наличие оригинала у НИИ. Это помогает избежать ситуации, когда организация подписала один вариант договора, а партнёр или подрядчик — другой. Система дополнительно отслеживает сроки действия документов и помечает просроченные. Чтобы запустить согласование нового приказа или регламента, сотрудник загружает файл в систему и отмечает задействованные отделы. На основе этих данных автоматически формируется список одобрителей из руководителей соответствующих подразделений. Все комментарии сохраняются за счёт автоматического формирования листа согласования. Если требуются правки, одобритель работает с текстом документа во встроенном редакторе «Р7 ОФис», не покидая систему за счёт интеграции. Документ публикуется на портале, и каждый может прочесть его в удобное время. Система автоматически фиксирует ознакомление с новыми ОРД, что исключает необходимость сбора подписей. Процесс выстроен следующим образом: сотрудник создает заявку на оплату, дальше система сама контролирует процесс согласования и передаёт данные в 1С. В обратном направлении, из 1С в BPM, поступает информация о статусе платежей, а инициатор получает уведомление. Сотрудники могут самостоятельно отслеживать, прошел платеж. А вы работаете в разных программах или на единой платформе?
Согласование договоров
Отслеживание актуальной версии документа
Контроль ознакомления с приказами и регламентами
Проверка статуса платежа
Итоги автоматизации документооборота НИИ
