Как подать уведомление в Роскомнадзор о персональных данных в 2025 году: пошаговая инструкция

С 30 мая 2025 года контроль за персональными данными в России становится значительно жестче. Это означает, что компании и предприниматели, работающие с личной информацией, обязаны строго соблюдать требования законодательства. В статье от команды проекта 42Clouds подробно рассматривается, как правильно подать уведомление в Роскомнадзор и какие шаги нужно предпринять, чтобы избежать штрафов.

Кто является оператором персональных данных в 2025 году?

Многие предприниматели ошибочно полагают, что новые требования касаются только крупных компаний. Это не так. Операторами персональных данных могут стать все, кто работает с личной информацией клиентов, независимо от масштаба бизнеса.

Оператором персональных данных является любая организация, индивидуальный предприниматель (ИП) или даже самозанятый, если он занимается сбором и обработкой личных данных — таких как ФИО, контактные данные, электронные почты и другие данные, позволяющие идентифицировать личность.

Как только вы начинаете собирать, хранить или обрабатывать персональные данные, вы автоматически становитесь оператором этих данных. Это важно понимать, потому что для этого не требуется дополнительных процедур, например, оформления специальных лицензий.

Ключевой момент: если для работы с персональными данными используются технические средства (например, компьютеры, смартфоны, программы или онлайн-услуги), это уже считается автоматизированной обработкой данных. Даже хранение контактов в мессенджерах или Excel-файлах квалифицируется как обработка персональных данных.

Кто может не подавать уведомление в Роскомнадзор?

Существуют несколько исключений, когда подача уведомления в Роскомнадзор не требуется. Например:

1. Работа с бумажными документами. Если вы не используете компьютеры, планшеты или другие устройства для обработки данных, а все действия происходят только с бумажными носителями, уведомление подавать не нужно.
2. Государственные системы. Если вы работаете в рамках системы силовых ведомств, спецслужб или других государственных структур, работающих с данными в целях национальной безопасности.
3. Транспортная безопасность. Это ограниченное исключение, которое редко затрагивает обычный бизнес.

Однако на практике почти все предприниматели должны подавать уведомление в Роскомнадзор, поскольку даже небольшие компании и самозанятые часто используют технические средства для работы с клиентской информацией.

Как подготовить документы для подачи уведомления

Прежде чем подавать уведомление, важно тщательно подготовить документооборот, который будет регламентировать обработку персональных данных. Если этого не сделать, проблемы могут возникнуть во время проверки Роскомнадзора.

1. Политика обработки данных. Создайте политику, в которой описаны цели обработки данных, виды данных, методы их хранения и передачи. Она должна быть опубликована на вашем сайте и доступна для клиентов. Каждый вид обработки требует отдельного согласия.
2. Место хранения данных. Вся информация о клиентах должна храниться на серверах, расположенных в России. Использование зарубежных сервисов (например, Google Forms) может привести к штрафам.
3. Обеспечение защиты данных. Обеспечьте лицензионное антивирусное ПО и настройку парольной защиты на всех устройствах, где хранятся персональные данные.

Полная защита персональных данных может включать множество документов, таких как распоряжения, инструкции для сотрудников, акты уничтожения данных. Управление этим процессом без автоматизации может сильно перегрузить ваш бизнес. Поэтому рассмотрите возможность использования специальных инструментов для автоматизации документооборота.

Как правильно подать уведомление в Роскомнадзор

Процесс подачи уведомления начинается с посещения официального сайта Роскомнадзора. Важно удостовериться, что вы заходите именно на официальный сайт, чтобы избежать мошенничества через поддельные ресурсы.

Для подачи уведомления в 2025 году рекомендуется использовать электронную форму через портал Госуслуги. Этот метод самый удобный и безопасный. Кроме того, можно подать уведомление в бумажном виде или в формате PDF с квалифицированной электронной подписью.

Сведения об операторе

После авторизации через Госуслуги, данные о вас будут автоматически подставлены в форму. Важно внимательно заполнять следующие разделы:

1. Регионы обработки данных. Если ваша деятельность ограничена только одним городом или регионом, укажите это. Если же вы работаете по всей России, выберите «Все субъекты Российской Федерации».

Описание целей обработки персональных данных

Этот раздел является самым важным. Каждая цель обработки данных требует отдельного описания.

1. Обычно коммерческие организации указывают цель: «Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров с контрагентами». В рамках этой цели используются персональные данные клиентов, такие как ФИО, контактные телефоны, электронная почта, адрес.
2. Отметьте только те категории данных, которые реально используются в работе. Если для выполнения своей деятельности вам не нужно собирать информацию о семейном положении клиентов, исключите эти данные.
3. Укажите правовое основание. Например, если вы планируете отправлять рекламные сообщения, необходимо получить разрешение от клиентов.

Меры защиты персональных данных

Этот раздел требует максимальной точности. Все указанные меры защиты должны соответствовать действительности, так как Роскомнадзор может запросить подтверждения.

Обычно меры защиты включают:

1. Выявление угроз безопасности данных.
2. Создание внутренних документов по обработке данных.
3. Назначение ответственного за защиту данных.
4. Применение антивирусного ПО, паролей и разграничение доступа.

Для малых компаний достаточно описать основные меры защиты, такие как обучение сотрудников и использование паролей на устройствах.

Сведения о местонахождении баз данных

Все персональные данные российских граждан должны храниться в России. При использовании облачных сервисов российских компаний (например, Яндекс.Диск, Mail.ru), необходимо указать адреса серверов, на которых эти данные хранятся. Если данные хранятся на вашем компьютере, укажите свой адрес.

Работа с разрозненными системами не только усложняет соблюдение требований по персональным данным, но и увеличивает риски утечек. Если вы устали жонглировать между Excel-таблицами, отдельной CRM и бухгалтерской программой, рассмотрите комплексное решение.

Например, решение «1С:Управление нашей фирмой» объединяет все бизнес-процессы в одной системе: CRM с базой клиентов, складской учет, зарплату и регламентированную отчетность. При этом все данные надежно защищены, провайдер выполняет ежедневное резервное копирование, а серверы расположены в России, что соответствует требованиям закона о персональных данных.

Обеспечение безопасности персональных данных

В последний раздел уведомления входит описание того, как вы защищаете персональные данные клиентов. Это может включать:

1. Инструктажи для сотрудников.
2. Разделение информации по разным категориям (клиенты, сотрудники).
3. Защиту данных от несанкционированного доступа.

Если вы используете электронную подпись, обязательно укажите ее в этом разделе.

Процедура подачи и рассмотрения уведомления

После того как вы заполнили все разделы, проверьте информацию и отправьте уведомление в Роскомнадзор. После подачи вам будет присвоен номер и ключ для обращения в будущем.

Роскомнадзор имеет 30 дней на рассмотрение уведомления. В случае успешной регистрации, на ваш почтовый ящик будет отправлено уведомление о включении в реестр операторов персональных данных.

Практические советы

1. Создайте порядок действий для случаев, когда клиент захочет отозвать согласие на обработку данных.
2. Обучите сотрудников базовым требованиям безопасности работы с персональными данными.
3. Регулярно проверяйте свои системы хранения данных и обновляйте их в случае изменения целей или способов обработки информации.

Точная и своевременная подача уведомления в Роскомнадзор и грамотное соблюдение всех норм законодательства позволит избежать штрафов и обеспечит безопасность данных вашего бизнеса.