Удаленная работа за границей: что делать, если сотрудник живет в другой стране

Работа из-за рубежа уже давно перестала быть редкостью. Все больше специалистов выбирают жизнь в другой стране, не разрывая отношений с российским работодателем. Но у такого формата есть юридические и налоговые особенности, которые важно понимать. В новой статье от команды проекта 42Clouds разберем подробно, какие риски возникают у компаний и как правильно оформить кадровый и налоговый учет, если сотрудник трудится за границей.

Почему сотрудники работают удаленно из других стран

Удаленная занятость стала устойчивым трендом последних лет. На это влияет несколько факторов:

• вынужденная миграция сотрудников;
• расширение географии найма (компании ищут специалистов по всему миру);
• сокращение расходов на офис и инфраструктуру;
• стремление сотрудников к гибкости и балансу между работой и жизнью.

Для бизнеса это удобно — нет привязки к месту, можно нанимать лучших специалистов. Однако у такого формата есть обратная сторона: рост юридических рисков и сложностей с налогообложением.

Как облагаются налогом сотрудники, работающие за границей

Первое, что нужно определить, — налоговый статус работника. Важно понять, является ли он резидентом РФ и какой налоговый режим применяется.

С 2024 года установлены следующие ставки НДФЛ для удаленщиков:

• 13% — при доходе до 5 млн рублей в год;
• 15% — при доходе свыше 5 млн рублей.

Эти ставки действуют для всех сотрудников российских компаний — и резидентов, и нерезидентов, если они работают по трудовому договору. С 2025 года те же правила будут распространяться и на договоры ГПХ.

Чтобы применялась обычная ставка, должны выполняться два условия:

1. Сотрудник является налоговым резидентом России.
2. Выплаты поступают на счет в российском банке.

Если в договоре не указано, что сотрудник трудится за границей, и он фактически находится вне России, налог составит 30%.

Несвоевременная уплата НДФЛ влечет ответственность:

• для работодателя — штраф 20% от суммы налога;
• для сотрудника — 20%, а при доказанном уходе от налогообложения — 40%.

Самозанятые и ИП: как платят налоги

Для самозанятых и индивидуальных предпринимателей изменений нет. Их налоговые обязательства не зависят от страны проживания.

• Самозанятые продолжают платить налог по ставке 4% или 6%.
• ИП на УСН или ОСНО платят налоги в обычном порядке.

Самозанятый сохраняет свой статус даже при нахождении за границей, если получает доход от российских заказчиков. Налоговая служба не требует подтверждения места проживания. Это правило действует и для ИП.

Проверка налогового статуса сотрудника

Работодатель не может самостоятельно отследить, где находится работник. Закон не обязывает сотрудника уведомлять компанию о смене налогового статуса. Но чтобы избежать рисков, можно включить соответствующий пункт в трудовой договор.

Для корректного расчета НДФЛ и формирования отчетности удобно использовать программу «1С:Бухгалтерия» — она автоматически формирует документы для ФНС и помогает избежать ошибок.

Что делать при двойном налогообложении

Когда сотрудник платит налог с одного дохода в двух странах, возникает двойное налогообложение. Россия заключила соглашения об избежании двойного налогообложения (СИДН) с 46 странами, включая Казахстан, Беларусь, Сербию и другие.

Чтобы воспользоваться преимуществами СИДН, необходимо:

1. Подтвердить налоговое резидентство.
2. Убедиться, что доход подпадает под действие соглашения.
3. Предоставить документы до момента выплаты зарплаты.

Как оформить сотрудника, работающего за границей

Российское законодательство не запрещает сотрудникам трудиться из другой страны. Однако Трудовой кодекс РФ действует только в пределах России.

Чтобы избежать нарушений, работодателю нужно:

• изучить трудовое законодательство страны, где находится сотрудник;
• при наличии филиала в другой стране — оформить сотрудника туда;
• если филиала нет, заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

Проблема безопасных условий труда

Работа из-за рубежа осложняет контроль за условиями труда. Работодатель не может проверить рабочее место, провести расследование несчастного случая или подтвердить больничный лист.

Кроме того, ФСС не возмещает выплаты, если сотрудник заболел за границей. Иностранные медицинские документы нужно перевести и нотариально заверить, но нет гарантии, что их примут.

Штрафы и риски при оформлении трудового договора

Минтруд РФ в письме от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755 пояснил: трудовой договор с сотрудником, находящимся за границей, противоречит Трудовому кодексу, поскольку тот не действует за пределами страны.

За нарушение — штраф до 100 000 рублей.

Чтобы избежать санкций, безопаснее заключить договор ГПХ. Это особенно актуально, если сотрудник уже числится в штате и уехал за границу. В этом случае договор придется расторгнуть по соглашению сторон и заключить новый — гражданско-правовой.

Согласно письму ФНС РФ от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674:

• исполнитель по ГПХ не подчиняется внутреннему распорядку компании;
• не несет дисциплинарной ответственности;
• заказчик не обязан обеспечивать безопасные условия труда.

Для оформления документов удобно использовать электронную подпись и электронный документооборот — это упрощает работу с удаленными сотрудниками.

Дополнительные риски при работе за границей

Работа сотрудников из других стран влечет за собой дополнительные аспекты, о которых работодателю нужно помнить.

1. Защита данных. Необходимо соблюдать международные стандарты, включая GDPR. Следует разработать внутреннюю политику защиты данных и регламентировать хранение, передачу и обработку информации.

2. Интеллектуальная собственность. Важно правильно закрепить права на результаты труда — тексты, дизайн, программный код и другие материалы. Это защитит компанию от потери прав.

3. Кибербезопасность. Удаленная работа повышает риск утечек информации и атак. Следует внедрить систему защиты и обучить сотрудников основам кибергигиены.

4. Политические и экономические риски. Работа из нестабильных регионов может привести к трудностям с коммуникацией, переводами средств и безопасностью. Эти риски нужно заранее учитывать.

Как работодателю правильно организовать процесс

Чтобы удаленная работа из-за границы была безопасной и законной, важно:

1. Учитывать налоговое законодательство и соглашения о двойном налогообложении.
2. Заключать ГПХ-договоры, если сотрудник проживает за границей.
3. Контролировать вопросы защиты данных и кибербезопасности.
4. Закреплять права на результаты интеллектуальной деятельности.
5. Следить за ситуацией в странах, где работают сотрудники.

Следуя этим рекомендациям, компания сможет организовать работу с удаленными сотрудниками без нарушений и сохранить контроль над процессами.