Управленческая отчетность для торговых компаний

Управленческая отчетность в торговле — это важный инструмент, который позволяет бизнесу контролировать свои финансовые потоки, избегать кассовых разрывов и принимать решения на основе точных данных. В новой статье от команды проекта 42Clouds рассмотрим, как правильно использовать основные формы отчетности, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках (P&L) и отчет о движении денежных средств (ОДДС), чтобы эффективно управлять бизнесом.

Почему управленческая отчетность так важна для торговых компаний

В торговом бизнесе события развиваются стремительно. В один момент компания закупает товар, в другой — оплачивает поставку, а уже через день сталкивается с возвратами или задержками в платежах от клиентов. На фоне этого необходимо вести переговоры с маркетплейсами, учитывать расходы на логистику и рекламу, платить за аренду торговых точек и зарплату сотрудникам. Весь этот поток событий может затруднить контроль, если полагаться только на бухгалтерскую отчетность, которая ориентирована на требования государственных органов.

Для владельца бизнеса важно иметь под рукой актуальные данные, которые позволят принимать оперативные решения. Именно для этого существует управленческая отчетность — это не просто набор цифр для архива, а ключ к пониманию того, где компания зарабатывает, где теряет деньги и сколько ресурсов нужно для преодоления сложных периодов.

Баланс торговой компании: понимание финансового состояния

Баланс является основой для понимания, чем владеет компания и как финансируются ее активы. Важно, что для торговых компаний баланс должен быть детализирован, особенно в вопросах учета товаров. Стоит учитывать:

• Остатки на складах.
• Товары на маркетплейсах.
• Товары, переданные на реализацию.

Эта детализированная информация помогает владельцу понять, где находятся товары, сколько единиц на складе, на маркетплейсах и у контрагентов. Такое распределение позволяет оперативно решать вопросы с пополнением остатков, перераспределением поставок или распродажей залежавшихся товаров.

Еще одна важная часть — анализ задолженности. В торговле дебиторская задолженность возникает почти всегда, так как клиенты часто покупают с отсрочкой. Важно отслеживать, как быстро возвращаются деньги, так как просроченная дебиторка превращается в замороженные активы, которые могут привести к убыткам. Однако и кредиторская задолженность может быть полезным инструментом для бизнеса, поскольку отсрочки от поставщиков становятся фактически бесплатным источником финансирования.

Оборачиваемость запасов — это еще один важный показатель для торговых компаний. Чем быстрее товар продается, тем эффективнее работают ресурсы компании.

Отчет о прибылях и убытках (P&L): фокус на прибыльности

Отчет о прибылях и убытках (P&L) — это сердце управленческой отчетности. Он отражает маржинальность бизнеса и дает полную картину доходов и расходов.

Основной принцип формирования этого отчета — метод начисления, то есть учитываются все операции, независимо от того, была ли сделана оплата. Например, если была оплачена аренда на 3 месяца вперед, то в отчет берется только сумма за один месяц.

В P&L важно не только видеть итоговую прибыль, но и разбирать ее по ключевым направлениям:

• По каналам продаж (онлайн, офлайн, маркетплейсы).
• По группам товаров.
• По категориям товаров.
• По количеству проданных единиц и среднему чеку.

Для удобства анализа можно классифицировать расходы на переменные и постоянные. Переменные расходы — это те, которые зависят от объема продаж (например, себестоимость товара, комиссии маркетплейсов, зарплата продавцов, рекламные расходы). Постоянные расходы — это те, которые не зависят от объемов продаж, например, аренда офиса или зарплата бухгалтерии.

Собственникам стоит обращать внимание на два вида маржинальной прибыли:

1. Маржинальная прибыль по себестоимости — разница между выручкой и себестоимостью товаров.
2. Маржинальная прибыль с учетом всех переменных расходов — выручка минус все переменные расходы.

Эти показатели позволяют точнее анализировать эффективность закупок и продаж.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС): защита от кассовых разрывов

Кассовые разрывы — частая проблема для торговых компаний. Даже если прибыль есть, деньги могут отсутствовать в кассе. Например, компании часто оплачивают товары и услуги заранее, а поступления от клиентов происходят позже. Это приводит к нехватке ликвидных средств для текущих операций.

Именно поэтому отчет о движении денежных средств крайне важен для контроля наличности в компании. В нем фиксируются не только факты поступлений и расходов, но и весь цикл движения денежных средств. Если операции не совпадают по времени с поступлениями, это может привести к необходимости использовать кредитные средства, такие как кредиты или факторинг.

Главный индикатор в ОДДС — это операционный денежный поток. Если этот показатель стабильно отрицателен, это сигнал для бизнеса, что его финансовое положение находится под угрозой, несмотря на наличие прибыли в P&L.

Как эффективно использовать управленческую отчетность

Чтобы управленческая отчетность стала реальным инструментом для управления бизнесом, необходимо соблюдать несколько принципов:

1. Регулярность отчетности. Для оперативного контроля важно составлять отчеты не реже одного раза в месяц, а для крупных торговых сетей — еженедельно.
2. Аналитика и KPI. Собственник должен видеть ключевые показатели эффективности (KPI), такие как оборачиваемость запасов, срок возврата дебиторской задолженности (DSO) и долю валовой прибыли в выручке.
3. Автоматизация отчетности. Современные облачные решения позволяют автоматизировать создание отчетов и интегрировать их с другими системами, такими как CRM, складские и логистические программы. Это помогает получать данные в режиме реального времени и оперативно принимать управленческие решения.

Итоги

Управленческая отчетность — это не просто бумажки для налоговых органов. Это инструмент, который помогает торговым компаниям эффективно управлять бизнесом.

• Баланс помогает отслеживать ликвидность и обязательства.
• P&L раскрывает прибыльность по каналам и товарам.
• ОДДС защищает от кассовых разрывов.

Регулярное составление отчетности, внимание к деталям и внедрение автоматизации позволяет владельцам бизнеса иметь актуальную информацию для принятия решений и минимизации рисков.