Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
110 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Зачем и как автоматизировать бронирование в коворкингах

В 2007 году в мире было до 14 коворкингов. В 2017 году — до 14 тыс. К 2022 году их будет не менее 30 тыс. Такая стремительно развивающаяся сфера должна была бы генерировать огромную прибыль, но убыточными остаются даже такие гиганты, как WeWork. Как сократить недополучение прибыли?

Существуют различные проблемы с операционным управлением коворкингами, но одна из ключевых почти для каждого администратора коворкинга — это неразбериха с бронированием мест и переговорных комнат. Из-за ограниченного пространства в типичном коворкинге основная проблема заключается в том, чтобы корректно распределять время бронирования рабочих мест, конференц-залов и общего пространства для совместной работы.

Посетители, команды и мероприятия партнеров генерируют поток рутинных задач — а тут еще и приходится следить за тем, чтобы переговорки не были заняты слишком долго, не были перебронированы или наоборот не простаивали по полдня без бронирований.

Бронирование комнаты для переговоров в коворкинг-пространстве может быть задачей, с которой ни один из ваших администраторов не хочет регулярно иметь дела — а еще постоянная путаница и потребность выяснять, кто и на сколько времени занял переговорку не способствует дружелюбной и рабочей атмосфере. Но выход есть.

Как наладить ситуацию с бронированием переговорных комнат

Начать надо с отдельной системы управления мероприятиями и бронированиями. Чтобы подготовиться к ее внедрению, стоит реализовать такие 5 изменений:

  • Проверить, насколько переговорки и Skype-комнаты загружены на протяжении дня: Пришло время обойти и выяснить, сколько конференц-комнат доступно в вашем коворкинге для регулярного использования. Это может помочь сократить хаос с бронированием. Вы также должны подключить свои календари для встреч к определенным комнатам для собраний. Такая интеграция может помочь с планированием и избежать несоответствий в вашем внутреннем расписании.
  • Проверить ресурсы, которые используются в различных переговорках для встреч, совещаний и мозговых штурмов: Такая проверка для различных залов заседаний поможет вам назначить разные типы встреч в разных типах помещений. Если в переговорке есть только доска для рисования и маркеры, вряд ли получится устроить здесь интерактивную презентацию с проектором. А если в комнате для собраний есть проекционный экран, лазерная указка, смарт-колонка Google Home, в таком помещении не имеет смысла проводить мозговой штурм (потому что все, что вам нужно для брейншторминга — просто флипчарт и листы бумаги, ручки и маркеры).
  • Пересчитать цену услуг для нерезидентов, которые эпизодически арендуют переговорки в вашем коворкинге: Это поможет вам оценить ваш средний чек для нерезидента и стоимость в час за бронирование комнаты для переговоров. Это необходимо, чтобы не потерять деньги при бронировании конференц-залов теми, кто не платит за фиксированное рабочее место или абонемент без фиксации рабочего места в коворкинге.
  • Провести аудит конкретных резидентов и «свободных часов», которые за ними числятся: Знание «свободных часов» каждого сотрудника поможет вам точно определить график их встреч. Так вы не столкнетесь с перенаправлением коворкинг-резидентов в уже занятые переговорки, а также составить средний чек от использования переговорок в определенные периоды дня.
  • Автоматизировать рутинные задачи: Вы наверняка заметили, что учет в таблицах Excel или Google Sheets — не самый гибкий и удобный инструмент для продуктивности. Облачное ПО и нативные приложения — то, что вам нужно для борьбы с наплывом рутинных задач. Первый шаг к автоматизации — ПО для автоматического бронирования переговорных комнат.

Зачем вам отдельное ПО для управления коворкингом

Такая система действует как помощник для вас и очень эффективна — процесс бронирования становится быстрее, проще, и все операции можно проделать в одно касание на вашем смартфоне или ноутбуке.

andcards Suite — пакетное решение для автоматизации различных задач по управлению коворкингом. Это По также интегрируется со смарт-замками, кардридерами для карточек пропуска и RFID-чипами — а значит, все процессы входа, выхода резидентов, оплаты за рабочие места и бронирования переговорок по смарт-ключу можно автоматизировать. Фактически все сводится к операциям в 1 клик, 1 касание или нажатие на 1 кнопку — что удобно и для менеджеров / администраторов коворкинга, и для постоянных резидентов, и для новых гостей.

Что автоматизация на основе такого ПО дает для резидентов коворкинга:

  • Бронирование переговорок становится удобнее: Гибкость графика + возможность загрузить в равной мере все переговорные комнаты + бронирование именно тех переговорок и с теми параметрами, которые нужны для конкретного типа мероприятий (презентации, Skype-коллы, мозговые штурмы, тимбилдинги, обучающие семинары и т.д.). Все бронирования и календарь мероприятий доступны просто на планшете — и можно даже закрепить планшеты iPad / Android на дверях переговорных комнат, чтобы менеджер коворкинга или сами резиденты могли видеть картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал. За бронирование в таком интерактивном формате отвечает приложение andcards Kiosk.

how-to-automate-meeting-room-booking-in-

  • Синхронизация календарей упрощается: Под все бронирования можно подвязать экспорт приглашений на встречу через Google Calendar, Microsoft Outlook или iCal. Так в едином календаре и приложении вы будете видеть, какие переговорки и кем заняты, какие периоды дня свободны и не понадобится постоянно выяснять и перепроверять эти вопросы у администратора.

how-to-automate-meeting-room-booking-in-

  • Используются оповещения вместо устных напоминаний: andcards Suite автоматически отправляет push-напоминание на ваш смартфон незадолго до встречи с данными о забронированной вами переговорке в определенный период времени.

Что именно подобное программное обеспечение автоматизирует для администраторов и менеджеров вашего коворкинга:

  • Подсчет и фиксация времени, когда переговорки свободны: С помощью andcards полностью автоматизировано отслеживание свободного времени в переговорках для всех, кто пользуется услугами вашего коворкинга. Администратор может создавать тарифные планы, которые содержат ежемесячные надбавки и так называемые «бонусные часы», позволяющие загрузить в равной мере все виды переговорок. Также можно начислять баллы, которые команда может поделить между собой для использование не только платных, но и бесплатных бронирований — баллами можно оплачивать час или пакет часов в переговорках.

how-to-automate-meeting-room-booking-in-

  • Отслеживание затрат и частоты использования переговорок нерезидентами и резидентами: Программное обеспечение поможет коворкинг-менеджеру отслеживать каждую комнату собраний для бронирования как постоянными резидентами, так и новыми гостями. Так можно избежать ситуации, когда какая-то команда или резидент «монополизируют» определенную переговорку на целый день — а другие в этом время простаивают или недостаточно часто используются (и недостаточно генерируют прибыль на протяжении дня, недели или месяца).

how-to-automate-meeting-room-booking-in-

  • Анализ данных: Эта функция помогает менеджеру увидеть, какие комнаты популярны, почему они популярны и сколько встреч, платежей и посадочных мест генерируют в самые загруженные часы. Это также помогает собственникам и администраторам коворкинга регулярно исследовать и демонстрировать возможности конкретных переговорок просто на экране планшета iPad или Android.

how-to-automate-meeting-room-booking-in-

Что в итоге

Используя ПО для автоматизации работы в коворкинге, администратор сможет избежать:

  • простаивания переговорок или слишком раннего / слишком позднего бронирования
  • недостаточного / избыточного резервирования одних и тех же переговорок (чтобы можно было навести в них порядок, убраться и подготовить все необходимое для следующей презентации, брейншторминга или Skype-конференции)
  • избыточных затрат, слишком низких / высоких цен на почасовую оплату рабочих мест и переговорок
  • рутинных задач и путаницы при наплыве посетителей в коворкинге в часы пик.
0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Не пропустите публикацию!
andcards
Coworking Management Software
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.