Таск-менеджер для небольших команд: какие функции помогут организовать работу

Когда над проектом работает больше двух человек, появляются проблемы с общением, хранением файлов и распределением задач. Встает главный вопрос: «Как точно понимать, кто за что отвечает, и быстро получать ответы?». Переписка на почте, стикеры на мониторе и таблицы Excel не помогают организовать работу — наоборот, создают беспорядок.

Решение — таск-менеджеры. Но выбрать хороший инструмент сложно из-за огромного количества предложений на рынке. Мы советуем выбирать системы не по красивой рекламе, а по нужным функциям. В статье разберем, какие возможности должны быть в таск-менеджере для небольшой команды.

Быстрое общение в команде

С таск-трекером не надо звонить и ждать, когда коллега появится онлайн. Удобное общение — одно из главных плюсов работы в таск-менеджере.

Какие функции нужны для быстрого общения:

1. Комментарии к задачам — общение прямо в карточке. Все, кто работает над задачей, могут написать в комментариях свое мнение. Если нужно привлечь внимание конкретного человека, можно его упомянуть — он получит уведомление. Можно задавать вопросы, сохранять переписку, обсуждать проблемы — все это не потеряется, потому что привязано к карточке задачи.
2. Прикрепление файлов и ссылок. Чем больше форматов поддерживает система, тем лучше. Так решается вопрос хранения документов и медиафайлов. Можно добавлять фото, документы Word или аудиофайлы, а потом быстро их найти. Не нужно все держать на компьютере — достаточно зайти в таск-менеджер.
3. Встроенный мессенджер. Всю переписку можно перенести из других мессенджеров в рабочую систему. Можно общаться с коллегами, создавать групповые чаты по отделам или проектам.

Рассмотрим примеры из разных таск-трекеров.

В Аспро.Cloud под задачей можно вести сразу несколько веток комментариев. Не хотите писать текст — поставьте лайк. А если нужно выделить важную ветку, ее можно закрепить.

В Яндекс Трекере файл можно прикрепить к описанию задачи или к комментарию. Размер файла — до 128 МБ.

В YouGile недавно добавили голосовые сообщения. Пользователи отмечают отличную работу функции расшифровки текста в уведомлении.

Этапы работы и приоритеты

Начальник просит отчет, старший менеджер — презентацию, а директор — базу клиентов. И все это сегодня. Как понять, что делать в первую очередь, а что может подождать? Таск-менеджер помогает разобраться с рабочими задачами.

На какие возможности обратить внимание:

1. Задачи. Не нужно лично подходить к сотруднику и объяснять, что делать. Все можно написать в карточке задачи. Сотрудник видит, что нужно сделать, и может начать работу. Даже несрочные задачи не потеряются — карточка будет ждать своего времени.
2. Канбан-доска. Методология Kanban дает простой способ показать работу наглядно — доску с карточками, которые можно перетаскивать между столбцами. Можно следить за загрузкой сотрудников, прогрессом и простоями. Удобно искать «узкие места» — где задачи застревают.
3. Приоритеты задач. Если поставить одному сотруднику 12 больших задач, он сделает за день максимум 2–3. Чтобы не гадать, в каком порядке их выполнять, в трекерах можно ставить приоритеты — отмечать важное, добавлять теги и напоминания.

У разных таск-трекеров есть свои особенности.

В Аспро.Cloud можно не только ставить задачи, но и разбивать их на подзадачи. У подзадач есть свои исполнители, сроки и статусы, и при этом видна связь с основной задачей.

В WEEEK два типа досок: «Стандартная» для обычных проектов, а «Спринт» — для работы по Scrum. К одному проекту можно привязать несколько досок. Например, дизайнеры работают по Scrum, разработчики — по Waterfall, но проект их объединяет.

В Trello можно перетаскивать карточки по степени срочности и использовать цветные метки. Красная карточка — «горящая» задача, оранжевая — важная, зеленая — подождет. Для людей с проблемами цветовосприятия есть узоры вместо цветов.

Учет времени

Когда закончится проект, сколько задач можно выполнить за день и сколько заплатить сотруднику на почасовой оплате? Считать время вручную — плохая идея. Лучше использовать функции таск-менеджера.

Какие возможности должны быть:

1. Встроенный тайм-трекер. Чтобы считать время на задачу, в системе должен быть таймер. Он записывает затраты и делает отчеты. Так можно контролировать сотрудников и понимать, сколько времени нужно на каждую задачу.
2. Дедлайны. Выбирайте таск-трекер с контролем сроков. Это нужно, чтобы задачи делались вовремя. Если сотрудники не очень пунктуальные, помогут напоминания. Когда до дедлайна мало времени, трекер предупредит исполнителя.
3. Диаграмма Ганта. Время работы стоит планировать заранее и проверять по факту. С диаграммой можно ставить контрольные точки, делить проект на этапы, связывать задачи и ставить сроки. Особенно удобно для проектов по Waterfall.

Большинство таск-трекеров умеют считать время.

В Аспро.Cloud есть тайм-трекер. Можно запускать его кнопкой или вносить время вручную. Чтобы не считать, сколько клиент должен за работу, можно выставить счет прямо из проекта. Также можно задавать разные ставки сотрудникам — в зависимости от должности, навыков или конкретной задачи.

В GanttPRO система напоминает о дедлайнах по email или в уведомлениях. Просроченные задачи выделяются цветом — их сложно пропустить.

В Мегаплане есть готовый шаблон диаграммы Ганта. Можно создавать задачи, показывать их на диаграмме, двигать и следить за сроками.

Выводы

При выборе таск-менеджера важно думать не только о функциях, но и об удобстве каждый день. Система должна быть понятной, гибкой и подходить под реальную работу вашей команды.

Небольшой команде стоит проверить:

• можно ли расширять возможности и добавлять новые модули;
• есть ли бесплатный или дешевый тариф;
• дают ли доступ ко всем функциям в пробном периоде;
• удобное ли мобильное приложение;
• можно ли платить за всю команду, а не за каждого отдельно;
• быстро ли отвечает техподдержка;
• есть ли инструкции и обучающие материалы.

Даже простой набор инструментов поможет наладить прозрачную работу, видеть загрузку сотрудников и контролировать сроки и результаты. Хорошо выбранный таск-менеджер станет центром управления проектами и общения в команде.

Попробуйте несколько систем, чтобы понять, какая лучше подходит вашему способу работы и помогает достигать целей без лишних усилий.