Команда Аспро
Как не потерять ни рубля: учитываем расходы с карт физлиц и наличные платежи в финучете
Оплаты с расчетного счета, например, зарплату, легко отследить через банк или сервис, где у вас настроена интеграция с сервисами. Но если сотрудник расплачивается своей картой или наличными, такие операции не фиксируются автоматически.
Один из участников демонстрации Аспро.Финансы поинтересовался:
«Иногда приходится оплачивать мелкие расходы наличными или выдавать сотруднику карту физлица для покупок. Как отразить это в учете? Почему нельзя просто настроить интеграцию с картой физлица?»
Проблема в том, что банки не передадут нужную информацию.
Как автоматизировать учет
Если вы ведете учет в Excel, все данные придется вносить вручную. Но мы посмотрим, как можно упростить этот процесс в Аспро.Финансы.
1. Оформить карту, привязанную к расчетному счету
Тогда все операции будут автоматически попадать в нужные статьи учета. Фактически счет работает как обычный, и для системы он ничем не отличается. Настроить это можно на стороне банка, поэтому уточните детали у своего менеджера.
2. Настроить интеграцию с Дзен-мани
Если платежи проходят через карты физлиц, можно подключить специальный сервис. Для системы это будет выглядеть как обычный расчетный счет, но фактически это будет личная карта.
Важно:
- в учет попадут все операции по карте, в том числе личные траты;
- личные расходы можно помечать как «Дивиденды» или удалять вручную, но это требует времени;
- лучше использовать отдельную карту только для нужд бизнеса.
3. Своевременно вносить наличные расходы
Наличные платежи нельзя автоматизировать — их нужно вносить в систему вручную.
Как не забывать вовремя фиксировать такие операции:
- вносите расходы сразу после оплаты;
- используйте мобильное приложение сервиса учета, если нет доступа к компьютеру.
4. Вести учет через подотчет
Допустим, у вас есть счет «Наличные». Сотрудник собирается в командировку, и ему выдают 35 000 ₽. Чтобы понять, как он их расходует, можно завести для него личный счет в системе:
- Перевести деньги со счета "Наличные"на счет сотрудника.
- Сотрудник фиксирует траты (например, через сканирование QR-кода в чеке).
- Остаток возвращается переводом обратно.
Этот метод помогает контролировать целевое использование средств и повышает прозрачность финансов.
Такие детали, как правильный учет, заметно влияют на точность отчетности и помогают навести порядок в финансах.
