Команда Аспро
Перенесли финучет из таблиц в систему и получили контроль над деньгами
Приятно, когда владельцы или топ-менеджмент настолько доверяют системе, что внедряют ее во все свои компании. Так случилось с нашим героем 一 Сергеем Прокофьевым. В Kira & Rock Сергей является директором по стратегическому развитию, а в Piratecode 一 генеральным директором.
О бизнесе и процессах
Kira & Rock — компания с более чем 8-летним опытом в разработке и развитии информационных систем, веб-сервисов и цифровых продуктов средней и высокой сложности. Среди клиентов — государственные организации, банки, логистические компании и СМИ. В команде 30 специалистов, которые реализовали более 60 проектов.
Главная особенность Kira & Rock — глубокая кастомизация решений под задачи клиента. Команда берет на себя полное сопровождение проекта: от аналитики и проектирования до внедрения и поддержки. За счет этого в компании сформировалась сложная финансовая модель, где ведется не только учет затрат на разработку, но и прогнозирование доходности каждого проекта.
Piratecode — веб-студия с 10-летней историей, которая разрабатывает сайты, веб-приложения и сложные интернет-сервисы. За это время компания реализовала сотни проектов, а ее подход основан на внимании к деталям, технической глубине и ориентации на конечный результат.
Главный фокус Piratecode — на поддержке проектов и эффективности работы над стандартизированными проектами. В отличие от Kira & Rock, где ориентируются на глубокую кастомизацию под бизнес-задачи клиента. Однако это не просто потоковая разработка: в команде активно используется гибкая методология управления проектами, позволяющая на ходу адаптироваться под задачи клиента. Несмотря на различия в подходах, у Kira & Rock и Piratecode есть общая особенность — управление проектами требует детального финансового учета. Важно видеть: • Какие затраты уходят на разработку и поддержку проектов. • Какова себестоимость каждого проекта и можно ли сократить затраты. • Как распределяются накладные расходы между проектами, особенно если команда работает одновременно над несколькими задачами. Ранее этот учет велся в Google-Таблицах, но с ростом компаний управлять финансами в ручном режиме стало слишком сложно. Требовалось больше автоматизации, прозрачности и возможности быстро получать финансовые отчеты — поэтому было принято решение перейти на Аспро.Финансы. Как и при любом переходе на новую систему, компании столкнулись с вызовами. Привычный способ ведения учета в таблицах позволял гибко адаптировать расчеты под конкретные задачи, но требовал постоянных сверок. В Аспро.Финансы структура учета более строгая, и это наложило определенные ограничения. Так как компании работают по проектной модели, важно учитывать не только движение денег (ДДС), но и отчет о прибылях и убытках (ПиУ). ДДС показывает текущее движение средств, но проект может идти 3–6 месяцев, а прибыль будет видна только в финале. Поэтому важно одновременно анализировать деньги «на руках» и фактическую прибыльность бизнеса. Первоначально было сложно адаптироваться к системе, так как компания уже привыкла к расчетам в Google-Таблицах. Но с помощью финансового специалиста удалось выстроить учет под специфику проектной работы и оптимизировать процессы. Сергей рекомендует по возможности привлекать специалиста на этапе внедрения. Еще одна рекомендация 一 в дальнейшем вести систему аккуратно и регулярно. Тогда она будет работать эффективно и помогать в принятии решений. Финансовый учет в Аспро.Финансы ведут финансовые специалисты, которые отвечают за корректный ввод данных, контроль платежей и анализ отчетов. Они работают непосредственно с инструментами сервиса. Руководство компании, в свою очередь, использует дашборды, чтобы быстро оценивать ключевые показатели. Дашборды позволяют видеть текущее финансовое состояние без необходимости погружаться в детали каждой операции. Это упрощает процесс принятия стратегических решений и помогает оперативно реагировать на изменения в финансовых потоках. Контроль движения денежных средств стал проще, а число ошибок снизилось за счет единой системы, исключающей дублирование данных. Формирование базовых отчетов занимает считанные минуты. После перехода на Аспро.Финансы компании смогли: • Упорядочить финансовый учет и снизить количество ошибок. • Ускорить подготовку отчетов — теперь данные доступны в несколько кликов. • Автоматизировать платежный календарь и анализ движения денежных средств. При сложных расчетах себестоимости проектов компании продолжают использовать Google-Таблицы, но базовый учет и платежи уже полностью автоматизированы в Аспро.Финансы. Некоторые специфические расчеты пока ведутся в таблицах, но с обновлениями этот процесс станет еще удобнее. Несмотря на ограничения, система позволила структурировать финучет и сократить количество ошибок.
Что объединяет обе компании?
Сложности и возможности
В таблицах учет кастомизируется бесконечно, но это требует времени и ресурсов. Это частая проблема малого-среднего бизнеса, когда финансовый учет изобретается самостоятельно. Аспро.Финансы позволил структурировать процессы, исключить ошибки и ускорить работу.
Мы знаем, где наши деньги, и можем видеть движение по юрлицам и счетам. Это позволило сократить ошибки и систематизировать процессы.
Процесс внедрения
Если бы у нас не было финансового менеджера, разобраться с системой и правильно организовать учет было бы намного сложнее.
Результаты внедрения
Теперь мы можем быстрее оценивать рентабельность проектов и видеть не только текущие платежи, но и полную картину финансов по каждому направлению.