5 способов наладить совместную работу с документами

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок — тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

1. Обозначения должны быть понятны всем участникам.
2. Должны храниться все (важные) версии документов.
3. Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
4. Доступ к документам должен быть управляемым.
5. Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем — к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака — именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

1. Google Docs — это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
2. Google Sheets — это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
3. Google Drive сам по себе — инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

1. Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

1. Систему учета — вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля — придется создать самим.
2. Не всех устраивает использование столь открытой платформы — все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками — вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно — экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно — и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного — в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать — оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

1. Trello — очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
2. Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

1. Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
2. Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов — и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ — т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.

Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно — все.

Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.

Новые версии документов можно загружать к старым — для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.

Источник: worksection.com

Фишка решения — в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.

Плюсы решения:

1. Worksection — современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
2. Отдельно отмечу расчет затрат — если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
3. Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.

Минусы:

1. В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам — 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены — 100.

4. Мегаплан

В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость — открыть доступ только определенным сотрудникам.

При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии — по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.

Источник: help.megaplan.ru

Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане. Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.

Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.

Источник: help.megaplan.ru

Плюсы Мегаплана:

1. Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
2. Удобный и достаточно простой интерфейс.
3. Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.

Минусы Мегаплана:

1. Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
2. Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока — порядка 250$ за «все включено».

5. Битрикс24

Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы — с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.

Совместное редактирование документов онлайн доступно в бесплатной версии. Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию — и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск — все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.

Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.

Фишка Битрикс24 — каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах .docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.

В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.

Плюсы Битрикс24

1. Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
2. Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
3. Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
4. Широкий функционал — в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.

Минусы решения:

1. Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
2. Нет функции добавления краткого описания к файлу.

Подведем итоги

Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении — например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно — каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.

Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения — такие, как Битрикс24 и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.

И пара советов — которые пригодятся при работе в любой системе:

• Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
• Разделяйте доступы — рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
• Лайфхак: если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.