«Решили переезжать, когда наша почта отключилась на 3 дня»: как мы сэкономили миллион рублей с VK WorkMail
У Demis Group около 3000 клиентских проектов и более 700 сотрудников в разных городах России. Для нас электронная почта — это суперважный канал коммуникации. Когда почтовый сервер стал падать по несколько раз в месяц, а потом и вовсе отключился, мы решили: пора переезжать.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции
Привет! Я Дмитрий Аникин, руководитель технического блока Demis Group. Мы разрабатываем и внедряем комплексные решения интернет-маркетинга для бизнеса и НКО разных масштабов, а среди наших клиентов «Альфа-Лизинг», «Уралсиб», «Газпром», Volkswagen, Finn Flare, Bosco, МФЮА, ЕШКО и другие.
У нас несколько офисов в России и более 700 сотрудников, в том числе на удаленке за рубежом — все общаются с клиентами по имейлу. Наша предыдущая почта стабильно падала по два-три раза каждый месяц. Однажды провайдер вообще без предупреждения отключил серверы на три дня. Все это сильно тормозило работу компании и вызывало негатив у сотрудников. Мы решили, что хватит это терпеть, и стали искать другую платформу. В итоге мы мигрировали на VK WorkMail. Рассказываю, как все прошло и почему мы ни на секунду не пожалели об этом.
У нас было 5 причин переехать на новый почтовый сервис
Мысли о миграции появились еще в 2018 году. Уже тогда мы начали подозревать, что наш провайдер мешает нам эффективно работать — и вот почему:
Ограниченный объем. Почта могла работать по протоколу IMAP, но так как объем ящика был ограничен 1 ГБ, а размер ящика некоторых сотрудников достигал 200 ГБ, нам приходилось использовать POP-протокол. Поэтому все письма могли храниться только на рабочем компьютере сотрудника.
Не было удаленного доступа к почтовому ящику. Хранение почты только на рабочем компьютере сильно ограничивало работу сотрудников вне офиса. Можно было настроить удаленное подключение к компьютеру через встроенный или сторонний софт, но это было неудобно для работы с телефонов. Плюс это не решало проблему работы из дома с домашнего компьютера или ноутбука, если интернет тормозил.
Количество правил для переадресации писем и блокировки спама было ограничено. У провайдера было всего 25 общих правил — с таким количеством настроить условия пересылки для всех 700 сотрудников нереально. Мы искали обходные пути, настраивали правила в правилах, группировали сотрудников, создавали общие ящики рассылки на отделы, но этого было недостаточно.
Провайдер не гарантировал бесперебойную работу сервиса. Два или три раза в месяц почта отключалась на целые сутки. Не получалось зайти ни через приложение на компе, ни через веб-версию. Мы не могли ни прочитать, ни ответить на письма — работать с клиентами было невозможно. А в 2020 году сервер просто упал на три дня, и мы решили переезжать как можно скорее.
Спам. Наш домен периодически попадал в спам базы, и мы иногда не могли отправлять письма клиентам, что также негативно сказывалось на имидже компании.