Главное Авторские колонки Вакансии Вопросы
63 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Автоматизация HR-процессов в Битрикс24 (примеры из нашей практики)

Роль HR-отдела давно вышла за рамки задач, связанных лишь с наймом и увольнением сотрудников. Сегодня это стратегический отдел, который управляет самым ценным ресурсом компании — человеческим капиталом.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Роль HR-отдела давно вышла за рамки задач, связанных лишь с наймом и увольнением сотрудников. Сегодня это стратегический отдел, который управляет самым ценным ресурсом компании — человеческим капиталом.


Современные HR-отделы отвечают за целый ряд важных задач:

  1. подбор и адаптацию новых сотрудников,
  2. обучение и развитие персонала,
  3. создание и поддержание корпоративной культуры,
  4. управление отпусками и больничными,
  5. ведение кадрового документооборота,
  6. оценка и мотивация сотрудников.

И чем больше сотрудников в компании, тем сложнее HR-специалистам контролировать эти процессы.

Здесь на помощь приходит автоматизация, которая помогает избавиться от рутинных задач, ускорить ключевые процессы и снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Одним из самых эффективных инструментов для автоматизации HR-процессов является Битрикс24. В этой статье, мы — команда DIGIMATIX, поделимся кейсами автоматизации HR-задач с помощью Битрикс24.

Подбор персонала

Один из наших клиентов — средняя компания с численностью около 150 сотрудников, обратились к нам с задачей построить прозрачную воронку найма и ускорить процесс закрытия открытых вакансий. Клиент столкнулся со следующими проблемами: потеря резюме, трудности в отслеживании этапов собеседования, задержки с приглашениями на собеседования, медленная обратная связь после собеседования.

Для решения этих задач мы предложили внедрить воронку CRM, которая позволит систематизировать все этапы и хранить информацию по каждому кандидату. Все резюме, поступающие с различных сайтов (корпоративный сайт, hh.ru, Avito и другие), автоматически попадают в систему, где для каждого кандидата создается карточка, в которой фиксируется вся история взаимодействия: переписка, комментарии, документы. Также мы настроили воронку, включающую в себя следующие этапы: первичный отбор, телефонное интервью, собеседование с HR и руководителем, назначение оффера и принятие решения. Помимо этого мы настроили роботов, которые автоматически ставят задачи HR-специалистам, отправляют письма кандидатам и уведомления руководителям.


Через 3 месяца после внедрения бизнес-процесса наш клиент получил следующие результаты:

  1. среднее время закрытия вакансии сократилось на 38%,
  2. руководители начали быстрее принимать решения, так как вся информация о кандидатах стала доступна в пару кликов в карточке CRM.

Онбординг новых сотрудников

Другой наш клиент столкнулся с проблемой неструктурированного процесса адаптации новых сотрудников. Когда они выходили в первый рабочий день, у них не было четкого плана действий: было непонятно, кто выдаст технику, кто проведет вводный инструктаж, какие документы необходимо подписать и в какие сроки. Поэтому HR-отдел тратил много времени на индивидуальное сопровождение каждого нового сотрудника.

Для решения этой задачи мы предложили внедрить бизнес-процесс, который поэтапно распределял задачи между ответственными сотрудниками и контролировал их выполнение. Например, оформление пропуска, выдача техники, подключение к корпоративной почте, проведение инструктажа, встреча с руководителем — все это стало частью плана. Каждая задача автоматически назначалась с конкретными дедлайнами и ответственными лицами. Кроме того, каждый новичок получал приветственное письмо и список шагов, которые ему предстоит пройти в течение первых двух недель.


Спустя три месяца после внедрения этого процесса наш клиент отметил значительные улучшения:

  1. адаптация новых сотрудников ускорилась на 30%,
  2. время, которое HR-отдел тратил на помощь новым сотрудникам, сократилось в два раза.

Управление отпусками, отсутствиями и больничными

В компании нашего клиента работает более 50 сотрудников, и HR-специалист столкнулся с перегрузкой в обработке заявок на отпуска, отгулы и больничные. Ранее сотрудники писали заявления в текстовом формате и отправляли их на рабочую почту для дальнейшей обработки и согласования. Однако такие заявления нередко терялись, а в случае срочной необходимости согласования отгула процесс затягивался. Это приводило к путанице в рабочих графиках и ошибкам в расчете зарплаты.

Для решения данной проблемы мы разработали бизнес-процесс для подачи и согласования заявок на отсутствие. Теперь каждый сотрудник может отправить заявку через корпоративный портал Битрикс24 или с помощью чат-бота. Процесс работы выглядит следующим образом: сотрудник оформляет заявку, она отправляется на согласование руководителю, при одобрении информация передается в бухгалтерию и отображается в общем календаре.


Через месяц после внедрения бизнес-процесса были достигнуты следующие результаты:

  1. ручная обработка заявок сократилась до нуля,
  2. сотрудники больше не задают вопросы о статусе своих заявок,
  3. руководители всегда в курсе, кто находится в отпуске или на больничном,
  4. HR-специалист и бухгалтер отметили экономию времени и значительное сокращение ошибок при расчете отпускных и больничных.

Корпоративная база знаний

Ещё один наш клиент — крупная компания с офисами в нескольких городах России — столкнулся с трудностями в доступе к внутренней информации. Сотрудники часто не могли найти нужные материалы: регламенты, инструкции, обучающие материалы. В поисках ответов они обращались к коллегам или руководству, что замедляло рабочие процессы и создавало лишнюю нагрузку на команду.

Компания обратилась к нам с запросом на создание структурированной корпоративной базы знаний. Мы настроили полноценный раздел внутри Битрикс24, где собрали все ключевые документы: инструкции, видеоуроки, часто задаваемые вопросы и обучающие материалы по внутренним системам и продуктам компании. Каждый сотрудник получил доступ к тем разделам, которые соответствуют его роли и задачам. Для повышения вовлеченности сотрудников в обучение мы внедрили обязательные онлайн-курсы с тестированием и проверкой знаний. Дополнительно был настроен процесс автоматической рассылки уведомлений о новых курсах. А руководители получили доступ к отчетам, позволяющим отслеживать, как сотрудники проходят обучение и усваивают информацию.

Спустя три месяца после запуска новой системы количество обращений по вопросам, связанным с поиском информации, сократилось на 44%. База знаний стала не просто хранилищем документов, а полноценным инструментом для обучения, коммуникации и адаптации новых сотрудников.

Преимущества автоматизации HR-процессов в Битрикс24


С чего начать автоматизацию HR-процессов в Битрикс24?

Чтобы начать автоматизацию HR-процессов с помощью Битрикс24, важно подойти к этому осознанно. Ниже мы описали основные этапы, которые помогут успешно внедрить новые бизнес-процессы:

  1. Анализ текущих HR-процессов. Перед тем как приступать к автоматизации, необходимо оценить существующие HR-процессы: какие задачи отнимают больше всего времени, где возникают ошибки, где не хватает прозрачности. Это поможет точно определить зоны, требующие изменений.
  2. Выбор инструментов. Битрикс24 предлагает широкий набор инструментов для автоматизации. Важно определить, какие функции будут актуальны именно для вашей компании: от CRM и бизнес-процессов до чат-ботов и базы знаний.
  3. Настройка бизнес-процессов. На этом этапе происходит техническая реализация: специалисты настраивают сценарии и интеграции с внешними сервисами.
  4. Обучение сотрудников. Даже самая совершенная система не будет работать эффективно, если сотрудники не понимают, как ей пользоваться. Важно провести обучение, ответить на вопросы и обеспечить поддержку в первые недели после запуска.
  5. Запуск и тестирование. Перед полноценным запуском система проходит этап тестирования. Это позволяет выявить и устранить возможные ошибки до того, как автоматизация заработает в полном объеме.
  6. Мониторинг и улучшения. После внедрения необходимо продолжать анализировать эффективность процессов, собирать обратную связь и постепенно вносить улучшения — так система будет развиваться вместе с компанией.

Заключение

Автоматизация HR-процессов с помощью Битрикс24 — это не просто шаг к удобству, а стратегическое решение, позволяющее повысить эффективность работы компании. Автоматизация рутинных процессов позволяет HR-специалистам уделять больше времени на важные задачи: развитие, мотивацию и вовлечение сотрудников.

А если вам необходима помощь во внедрении, модернизации или автоматизации корпоративного портала — оставляйте заявку на сайте или пишите нам на почту office@digimatix.ru.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.