Автоматизация HR-процессов в Битрикс24 (примеры из нашей практики)
Роль HR-отдела давно вышла за рамки задач, связанных лишь с наймом и увольнением сотрудников. Сегодня это стратегический отдел, который управляет самым ценным ресурсом компании — человеческим капиталом.
Современные HR-отделы отвечают за целый ряд важных задач:
- подбор и адаптацию новых сотрудников,
- обучение и развитие персонала,
- создание и поддержание корпоративной культуры,
- управление отпусками и больничными,
- ведение кадрового документооборота,
- оценка и мотивация сотрудников.
И чем больше сотрудников в компании, тем сложнее HR-специалистам контролировать эти процессы.
Здесь на помощь приходит автоматизация, которая помогает избавиться от рутинных задач, ускорить ключевые процессы и снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Одним из самых эффективных инструментов для автоматизации HR-процессов является Битрикс24. В этой статье, мы — команда DIGIMATIX, поделимся кейсами автоматизации HR-задач с помощью Битрикс24.
Подбор персонала
Один из наших клиентов — средняя компания с численностью около 150 сотрудников, обратились к нам с задачей построить прозрачную воронку найма и ускорить процесс закрытия открытых вакансий. Клиент столкнулся со следующими проблемами: потеря резюме, трудности в отслеживании этапов собеседования, задержки с приглашениями на собеседования, медленная обратная связь после собеседования.
Для решения этих задач мы предложили внедрить воронку CRM, которая позволит систематизировать все этапы и хранить информацию по каждому кандидату. Все резюме, поступающие с различных сайтов (корпоративный сайт, hh.ru, Avito и другие), автоматически попадают в систему, где для каждого кандидата создается карточка, в которой фиксируется вся история взаимодействия: переписка, комментарии, документы. Также мы настроили воронку, включающую в себя следующие этапы: первичный отбор, телефонное интервью, собеседование с HR и руководителем, назначение оффера и принятие решения. Помимо этого мы настроили роботов, которые автоматически ставят задачи HR-специалистам, отправляют письма кандидатам и уведомления руководителям. Через 3 месяца после внедрения бизнес-процесса наш клиент получил следующие результаты: Другой наш клиент столкнулся с проблемой неструктурированного процесса адаптации новых сотрудников. Когда они выходили в первый рабочий день, у них не было четкого плана действий: было непонятно, кто выдаст технику, кто проведет вводный инструктаж, какие документы необходимо подписать и в какие сроки. Поэтому HR-отдел тратил много времени на индивидуальное сопровождение каждого нового сотрудника. Для решения этой задачи мы предложили внедрить бизнес-процесс, который поэтапно распределял задачи между ответственными сотрудниками и контролировал их выполнение. Например, оформление пропуска, выдача техники, подключение к корпоративной почте, проведение инструктажа, встреча с руководителем — все это стало частью плана. Каждая задача автоматически назначалась с конкретными дедлайнами и ответственными лицами. Кроме того, каждый новичок получал приветственное письмо и список шагов, которые ему предстоит пройти в течение первых двух недель. Спустя три месяца после внедрения этого процесса наш клиент отметил значительные улучшения: В компании нашего клиента работает более 50 сотрудников, и HR-специалист столкнулся с перегрузкой в обработке заявок на отпуска, отгулы и больничные. Ранее сотрудники писали заявления в текстовом формате и отправляли их на рабочую почту для дальнейшей обработки и согласования. Однако такие заявления нередко терялись, а в случае срочной необходимости согласования отгула процесс затягивался. Это приводило к путанице в рабочих графиках и ошибкам в расчете зарплаты. Для решения данной проблемы мы разработали бизнес-процесс для подачи и согласования заявок на отсутствие. Теперь каждый сотрудник может отправить заявку через корпоративный портал Битрикс24 или с помощью чат-бота. Процесс работы выглядит следующим образом: сотрудник оформляет заявку, она отправляется на согласование руководителю, при одобрении информация передается в бухгалтерию и отображается в общем календаре. Через месяц после внедрения бизнес-процесса были достигнуты следующие результаты: Ещё один наш клиент — крупная компания с офисами в нескольких городах России — столкнулся с трудностями в доступе к внутренней информации. Сотрудники часто не могли найти нужные материалы: регламенты, инструкции, обучающие материалы. В поисках ответов они обращались к коллегам или руководству, что замедляло рабочие процессы и создавало лишнюю нагрузку на команду. Компания обратилась к нам с запросом на создание структурированной корпоративной базы знаний. Мы настроили полноценный раздел внутри Битрикс24, где собрали все ключевые документы: инструкции, видеоуроки, часто задаваемые вопросы и обучающие материалы по внутренним системам и продуктам компании. Каждый сотрудник получил доступ к тем разделам, которые соответствуют его роли и задачам. Для повышения вовлеченности сотрудников в обучение мы внедрили обязательные онлайн-курсы с тестированием и проверкой знаний. Дополнительно был настроен процесс автоматической рассылки уведомлений о новых курсах. А руководители получили доступ к отчетам, позволяющим отслеживать, как сотрудники проходят обучение и усваивают информацию. Спустя три месяца после запуска новой системы количество обращений по вопросам, связанным с поиском информации, сократилось на 44%. База знаний стала не просто хранилищем документов, а полноценным инструментом для обучения, коммуникации и адаптации новых сотрудников. Чтобы начать автоматизацию HR-процессов с помощью Битрикс24, важно подойти к этому осознанно. Ниже мы описали основные этапы, которые помогут успешно внедрить новые бизнес-процессы: Автоматизация HR-процессов с помощью Битрикс24 — это не просто шаг к удобству, а стратегическое решение, позволяющее повысить эффективность работы компании. Автоматизация рутинных процессов позволяет HR-специалистам уделять больше времени на важные задачи: развитие, мотивацию и вовлечение сотрудников. А если вам необходима помощь во внедрении, модернизации или автоматизации корпоративного портала — оставляйте заявку на сайте или пишите нам на почту office@digimatix.ru.
Онбординг новых сотрудников
Управление отпусками, отсутствиями и больничными
Корпоративная база знаний
Преимущества автоматизации HR-процессов в Битрикс24
С чего начать автоматизацию HR-процессов в Битрикс24?
Заключение
