редакции
Как организовать команду из 50 человек и провести конференцию на 700+ участников
| Directum — российская ИТ-компания, разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами крупных и средних компаний. |
Организация любого мероприятия — это командная работа. Что скрывается за фасадом конференции Directum Enterprise Forum, как мы организуем процесс, и как нам помогают в этом инструменты для комплексного управления проектами? Своим опытом поделились Алена Иванова, руководитель проекта, и Елена Лобанова, руководитель проектов развития бизнеса Direcrum.
Что такое DEF
Directum Enterprise Forum — это конференция по цифровизации бизнес-процессов крупных предприятий. Ее участниками ежегодно становятся представители крупнейших компаний России, среди которых «Газпром», «Сургутнефтегаз», «Т Плюс», «АЛРОСА», «Восточная горнорудная компания», «СМ-Клиника», «Т Плюс», «Русская медная компания», ESTEL, «Пежо Ситроен Рус» и другие.
О конференции 2022 в цифрах
| 25 | 25 | 700+ | 9 |
|---|---|---|---|
| спикеров | организаторов | участников | подрядчиков |
Особенности 2022 года
Перед командой стояла непростая задача: за два месяца спланировать и подготовить конференцию на два дня:
● в офлайн-формате для руководителей подразделений крупных компаний;
● в онлайн-формате для ИТ-специалистов.
При этом на очной конференции должно было быть 3 параллельных секции, то есть доклады в них читались бы одновременно в разных залах.
На таких проектах параллельно ведется несколько больших
направлений работ: подготовка контента, запуск сайта мероприятия, проведение
PR-кампании, оформление площадки, взаимодействие с подрядчиками. Команда
организаторов в 25 человек — это лишь часть от всех задействованных
специалистов, некий центр управления. Помимо стандартных сложностей организации больших мероприятий,
2022-й «подкинул» свои, особенные вызовы. На проекте столкнулись с тем, что
именно в этом году параллельно готовились и активно рекламировались другие
конкурирующие конференции — в ноябре концентрация ивентов по цифровизации
бизнеса в России превысила все плановые значения. Еще одна особенность года — отголоски всем известных событий
февраля и сентября. Часть международных компаний покинула Россию, другая часть
— трудилась в несколько смен, ни тем, ни другим было не до конференций. Заглянем в прошлое: в таблице Microsoft Excel
или в Microsoft Project по каждому руководителю проекта просчитывалось
количество мероприятий и трудозатраты в часах. Как бы тщательно ни велось
планирование, фактическая трудоёмкость каждого руководителя проекта всегда
превышала изначальные показатели как минимум часов на 40. Дополнительно для
наглядности заполнялась маркерная доска в кабинете. На ней фиксировались
промежуточные планы и дедлайны по разным этапам работ. Несколько лет назад мы начали разрабатывать инструменты для
планирования и организации командной работы. Проекты ведутся на регулярной
основе, поэтому компания была заинтересована цифровизировать этот процесс,
сделать его проще и, как итог, сэкономить время. Первые тестирования проходили
в команде разработки и в отделах внедрения. Как построена работа сейчас: Этапы проекта Организацию
конференции можно разделить на четыре больших блока работ: 1. Планирование. 2. Организация.
3. Проведение.
4. Подведение
итогов. На первом этапе мы использовали решение «Планирование
проектов». Визуализировали план работ, настроили связи между
этапами, распределили ресурсы участников: дизайнеров, интернет-маркетологов, PR-менеджеров, спикеров и
других специалистов. Вся информация по проекту тоже хранилась в системе: входящие
и исходящие письма, промежуточные и итоговые отчеты, договоры с
подрядчиками, информация по программе, презентации спикеров, тезисы докладов. Руководитель проекта контролировал исполнение работ
с помощью постановки задач и выдачи поручений. При этом система
автоматически рассчитывала доступное время сотрудников с учетом
их занятости на других проектах и календаря рабочего времени.
Это помогало контролировать загрузку задействованных участников и вовремя
перераспределять задачи. Конечно, полностью исключить переработки невозможно,
да и задачи не все закрывались вовремя. В процессе работы мы регулярно
проводили анализ работ и вносили изменения — на таких крупных проектах это
неизбежно. Еще одно универсальное решение, которое было задействовано
во время проекта — «Agile-доски». Это визуальный
инструмент для распределения и отслеживания работ. В компании он
пользуется большой популярностью, его используют все отделы: планируют работы,
контролируют статус, взаимодействуют между собой. Directum
Enterprise Forum не стал исключением. На Agile-доске мы фиксировали все работы,
распределяли исполнителей (с помощью фильтрации можно посмотреть все работы
конкретного исполнителя, по определенному направлению, сроку и пр.). В основе Agile
лежит гибкий подход к планированию. В 2022-м больше обычного приходилось
подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Например, у нас затянулось
планирование, долго определялись с форматом мероприятия, поэтому первый этап и
реализация иногда шли параллельно, вносились корректировки. Много времени заняла разработка программы мероприятия.
Помимо наших сотрудников, в конференции участвовали внешние спикеры: клиенты и
партнеры. Программа регулярно дополнялась. Каждое изменение программы — это
дополнительные работы смежных направлений: ● обновление информации на сайте; ● доработка контента: писем, постов и т.д.; ● актуализация медиа-материалов; ● стыковка времени выступлений спикеров; ● доработка презентаций. Основная коммуникация велась в корпоративном мессенджере, что
помогало максимально оперативно вносить изменения. На Agile-доске отражался актуальный статус
работ и ответственный за задачу сотрудник. Это помогало не запутаться в
правках: можно было отследить, какие изменения уже внесены, а какие — еще нет. В день проведения
мероприятия Directum Projects
не использовался. Но если для участников конференции она закончилась с
последним докладом, то для руководителя проекта и команды организаторов — это
еще точно не конец. Впереди подведение итогов, подготовка отчетов, ретро с
командой и еще один важный этап, про который нередко забывают —
сохранение полученных знаний. Конференция проводится ежегодно, а значит, опыт и кейсы с
текущего мероприятия точно пригодятся нам и в следующем году. Важно
зафиксировать эту информацию по свежим воспоминаниям, иначе в следующий раз все
будет опять как в первый. Мы используем новое решение «База
знаний» — инструмент для управления корпоративными знаниями. Решение
помогает сохранять и передавать знания и опыт сотрудников, собирая их в
информативную базу. Главный результат — конференция состоялась, участники пришли, спикеры выступили, а
команда проекта сохранила здравый рассудок. Понять, удалось ли мероприятие, помогают отзывы
непосредственных участников. Во время самой конференции к нам подходили
представители разных компаний и отмечали высокий уровень подготовки. Было много
хорошей обратной связи, участники отмечали, что соскучились по формату
офлайн-мероприятий с нетворкингом и встречами face2face. Конечно, всегда есть детали, которые не удалось
предусмотреть. Например, в этом году участники отметили, что из-за параллельных
секций они не смогли послушать все доклады, которые хотели. Глобальный плюс цифровых инструментов для проектной работы —
высокий уровень взаимодействия членов команды. Каждый сотрудник может видеть,
как продвигается проект, кто какие задачи выполняет. Никто не остается в
стороне — это действительно командная работа. 
Как
мы делали конференцию
Directum Projects — полностью российская система для профессионального управления проектами, сочетающая классические и гибкие подходы с богатыми возможностями управления документами, знаниями и бизнес-процессами, адаптирующаяся под требования заказчиков любых размеров.
Результат
2
3
60
дня
потока контента на офлайн дне
дней на подготовку мероприятия
