Как повысить эффективность коммуникаций на проекте с помощью совещаний

Что такое «коммуникация» в проектной сфере

Невозможно управлять проектами, если участники процесса не обмениваются информацией. Руководители ежедневно сталкиваются с огромными потоками данных, поступающих из различных источников. Эти сведения служат основой для принятия решений, составления отчетов, планирования дальнейших действий, управления командой и информирования заинтересованных сторон — стейкхолдеров.

Чаще всего неэффективные коммуникации возникают из-за неправильного планирования, а также выбора не тех форм и методов взаимодействия с разными участниками команды. Зачастую проектное управление строится лишь на сборе информации, которая становится избыточной. При таком подходе вместо того, чтобы фокусироваться на результате, сотрудникам приходится постоянно обрабатывать и анализировать большое количество данных. Это напрямую влияет на мотивацию проектной команды.

Какие формы коммуникаций используются в проектном управлении

• внутренние (между участниками проекта) и внешние (с руководящим составом, заказчиком и подрядными организациями);
• регламентированные (сбор отчетов, запросы, совещания, поручения) и нерегламентированные (уведомления, переписки, комментарии);
• автоматизированные (с помощью цифровых технологий) и неавтоматизированные (на бумажных носителях или живые совещания в одном помещении).

Что важно учитывать при построении коммуникаций

Чтобы общение на проекте было эффективным и влияло на конечный результат, важно соблюдать некоторые правила:

1. Говорить четко, кратко и по делу. Избегать двусмысленности.
2. Предоставлять актуальную и своевременную информацию.
3. Приводить полные и точные данные, достаточные для принятия ключевых решений по проекту.
4. Учитывать культурные, языковые и другие различия команды, чтобы данные были понятны и доступны всем участникам.

Стандарты по управлению проектами уделяют большое внимание требованиям и критериям коммуникаций, выделяя их в отдельную функциональную область. Наиболее распространенными являются подходы PMI (Project Management Institute) и IPMA (International Project Management Association), принципиальное отличие которых заключается в порядке действий и конечном распределении проектной информации.

Какие задачи ставит руководитель при планировании коммуникаций

Эффективное взаимодействие в проектах требует тщательного планирования и управления. Руководителю необходимо определить:

• кто заинтересован в получении информации;
• какие требования к форме коммуникаций у каждого участника;
• как часто им нужна информация.

Эти сведения находят отражение в плане. Кроме того, его необходимо адаптировать под предпочтения и ожидания заинтересованных сторон. Руководитель должен иметь в виду факторы окружающей среды проекта, которые могут значительно ускорить или замедлить общение. К ним относятся:

• масштаб компании;
• организационная структура;
• степень формализации бизнеса (наличие положений, регламентов, инструкций и т. п.);
• уровень автоматизации бизнес-процессов;
• компетентность персонала, занятого в проекте;
• корпоративная культура.

Почему совещания — основная форма коммуникаций на проектах

В проектной деятельности крайне важно проводить встречи и заседания. Они могут использоваться как для текущего контроля исполнения работ, так и для подведения итогов, чтобы извлечь уроки из неудач или закрепить новые изученные инструменты и положительные моменты. Совещания можно разделить на различные типы в зависимости от их цели, сроков и формата. Чаще всего на проектах встречаются такие виды совещаний:

Стартовые: проводятся в начале проекта, чтобы собрать вместе команду и других заинтересованных лиц. На встрече участники обсуждают цели, масштаб, сроки и ожидания, а также распределяют роли и обязанности.

По планированию: они необходимы для разработки плана проекта и определения объема, графика, бюджета и ресурсов. Заседание могут проводиться на разных этапах: инициации, планирования или исполнения.

Промежуточные: проводятся регулярно — еженедельно, раз в две недели или ежемесячно в зависимости от потребностей проекта. Обычно на них отслеживают ход реализации проекта, выявляют проблемы или риски, при необходимости обсуждают корректирующие действия.

Обзорные: на них рассматривают конечные результаты проекта — продукт, услуга, документ или программный код. Цель совещания — убедиться в том, что результаты соответствуют заявленным требованиям и стандартам качества.

Итоговые: проводятся в конце проекта, чтобы проанализировать его эффективность, определить, что прошло хорошо и что можно было улучшить. Также на встрече фиксируются извлеченные уроки для будущих проектов.

Специальные: назначаются по мере необходимости для рассмотрения конкретных вопросов или принятия срочных решений. Они готовятся в короткие сроки и могут охватывать небольшую группу людей.

Отдельной веткой выделяют общие совещания по портфелям, которые проводятся для рассмотрения статуса сразу нескольких проектов, выявления зависимостей между ними и рисков. Также они необходимы для определения приоритетов по ресурсам и финансированию.

Какие инструменты использовать для планирования коммуникаций

В проектной деятельности совещания становятся основным способом коммуникации и обмена информацией. Удобно, если управление совещаниями происходит в той же системе, где ведутся основные работы по проекту. Так, Directum Projects сочетает в себе все необходимые инструменты для планирования графиков работ, управления ресурсами и рисками, работы с проектной документацией, командами и знаниями. Кроме того, в системе есть решение для управления совещаниями. Оно помогает планировать встречи, составлять повестки и протоколы по ним, а также направлять поручения ответственным с возможностью отслеживать результаты.

Чтобы спланировать совещание в Directum Projects достаточно указать дату и время проведения, обозначить длительность. После этого система забронирует время в календаре. Рассылка с информацией по заседанию уходит всем указанным в списке участникам.

Секретарь готовит повестку в виде электронного документа, в который автоматически заносится сведения из карточки совещания. Вручную нужно заполнить перечень задач на рассмотрение и связать документ с проектом или портфелем, чтобы он отобразился в соответствующей папке.

По итогу встречи оформляется протокол. Он согласуется по регламенту, который настраивает системный администратор. После утверждения решений, указанных в документе, автоматически формируются поручения. Они отправляются в работу ответственным исполнителям по одному клику, поэтому все коммуникации происходят без замедления.

В Directum Projects также предусмотрена интеграция с почтовым сервером. Поэтому внешним пользователям необязательно выдавать доступ к системе и настраивать отдельную учетную запись. Достаточно указать email, тогда уведомления и задачи по отдельным проектам будут приходить на электронную почту.

Помимо этого, пользователи могут использовать мобильное приложение, что помогает работать и общаться дистанционно. Например, можно с телефона выполнять задачи, составлять отчеты и прикладывать необходимые документы, в том числе фотографии, с удаленных рабочих мест.

За безопасный доступ к информации по проектным документам и планам отвечает гибкая настройка прав. Также системный администратор без использования кода может настроить индивидуальное отображение модулей, справочников, папок и карточек объектов в системе. Благодаря этому подрядчики и заказчики имеют доступ только к открытым им данным.

Важно, чтобы способы взаимодействия между участниками процесса и периодичность встреч удовлетворяли все стороны. Договоренности следует закрепить в регламентирующих документах. Не стоит забывать о соблюдении баланса в количестве совещаний, чтобы вся информация передавалась и обсуждалась по существу, была сжатой и недвусмысленной.

Автор: Дмитрий Созонов, менеджер по развитию продукта Directum Projects