Кейс. Как московская клиника перестала тратить время на сбор отчётов и занялась аналитикой

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Что такое Mental Health Center

Mental Health Center (МНС) — крупнейшая частная психотерапевтическая клиника в России, которая включена в международную программу обмена врачей. Компания основана в 2015 году.

Что происходило в компании

Подсчёт в Excel приводил к ошибкам

Управленческую и финансовую отчётности в МНС начали собирать с момента основания компании. Вели её в Excel, однако довольно быстро появилось несколько запросов, которые таблицы не могли удовлетворить. Так, при сборе данных на достоверность информации сильно сказывался человеческий фактор.

— Не было критических недочётов, которые бы влияли на бизнес-процессы компании. Однако несмотря на то, что информацию брали из 1С и банковских выписок, в расчёты могла закрасться ошибка. Например, сотрудник при заполнении отчётности мог не учесть, что зарплата персонала выделяется вместе с НДФЛ, или не взять в расчёт налоговые льготы компании.

Сергей Нефёдовгенеральный директор МНС

При этом ручной сбор и обработка данных отнимали огромное количество времени. Когда приходило время подсчётов, ответственный сотрудник «выключался» из общих процессов, прекращал решать текущие задачи и занимался только отчётностью.

Сложность при распределении бюджетов

Вторая сложность скрывалась в структуре клиники. МНС состоит из профит-центра, который зарабатывает, и нескольких кост-центров, которые финансируются из одного источника. При использовании Excel распределять бюджет было сложно. Руководители «затратных» подразделений не могли знать наверняка, сколько у них осталось средств на конкретный период и не потратили ли они сверх нормы.

Ручной сбор данных отнимал много времени

Третий запрос проявился в желании учредителей видеть актуальные для компании показатели: количество новых и повторных приёмов, динамику выручки и чистой прибыли. Однако ручной сбор данных требовал много времени. Чтобы получить управленческий отчёт за месяц, необходимо было дождаться «закрывающих» документов от бухгалтерии, потратить время на перевод информации в Excel и заново всё пересчитать.

— В итоге проходило две недели от начала месяца прежде, чем мы видели отчёт. Сейчас с «Финансистом» на это уходит неделя.

Сергей Нефёдовгенеральный директор МНС

Что изменилось с внедрением «Финансиста»

После автоматизации сбора отчётности в МНС смогли отслеживать метрики в динамике.

— Сейчас даже если мы замечаем отклонения от плановых показателей, то в первую очередь сравниваем текущие данные с информацией предыдущего года. И чаще мы видим, что показатели выросли относительно прошлого года. Такой момент помогает обратить внимание на другие метрики и докручивать внутренние процессы.

Сергей Нефёдовгенеральный директор МНС

И наоборот, при старой системе с таблицами приходилось долго ждать отчёт, сравнивать показатели с планом. И если что-то шло не так, руководство принимало импульсивные решения.

Подвижный бюджет

После внедрения «Финансиста» руководство клиники пересмотрело маркетинговую кампанию. Проблема крылась в неэффективных каналах и рекламных продуктах.— Подсчёты в Excel также бы показали отсутствие роста, однако в «Финансисте» информация выявилась быстрее. В итоге мы не стали сокращать бюджет, но поменяли инструменты каналы и подрядчиков. Благодаря этому маркетинг стал более подвижным.

Сергей Нефёдовгенеральный директор МНС

С помощью аналитики в сервисе маркетологам удалось донести до руководства необходимость изменений. У отдела появилась манёвренность в использовании бюджета, которую ни с кем не нужно согласовать. Например, если в этом месяце осталось большее количество денег, чем предполагалось, то на следующий — можно запланировать что-то масштабнее. И наоборот, если отдел потратил крупную сумму сейчас, в следующем периоде он будет экономить.

Разделение информации

С внедрением «Финансиста» управленцы получили быстрый доступ к аналитике нужных им данных. Раньше во время совещаний приходилось поднимать таблицы и высчитывать отдельный показатель, чтобы посмотреть конкретную информацию. На это уходило много времени и сил.

— Часто на встречах руководителей отделов и учредителей каждому нужно было показывать и анализировать свои данные. Благодаря инструментарию «Финансиста» можно обращаться только к той информации, на основе которой в конкретном отделе принимаются решения. Сервис позволяет не мешать друг другу и скрывать ненужную информацию.

Сергей Нефёдовгенеральный директор МНС

• Минимизации человеческого фактора при сборе данных для управленческой отчётности.
• Высокой скорости сбора информации для отчётности.
• Оптимизации штатных единиц, которые занимались обработкой отчётов.
• Удобного распределения бюджета между отделами.
• Возможности избежать импульсивных управленческих решений.
• Единого поля общения для персонала и руководящего менеджмента.
• Индивидуальных дашбордов с показателями под конкретные нужды.

Что в планах компании

В МНС отметили, что благодаря сервису управленческой отчётности «Финансист» информации для принятия решений становится больше. При этом все данные находятся на одной площадке.

— Мы планируем продолжать пользоваться сервисом. Сейчас данные аккумулируются, их аналитика становится информативнее. Цифры наполняются большим смыслом. Через год информация станет ещё интереснее и полезнее для принятия решений.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.