Кейс. Как инжиниринговая компания в три раза ускорила согласование платежей

Материал написан для блога сервиса управленского учёта «Финансист».

Что такое Бюро инновационных технологий и инвестиций

Бюро инновационных технологий и инвестиций (БИТИ) — инжиниринговая компания, которая специализируется в области водоподготовки, очистки сточных вод любой сложности. Компания успешно сотрудничает с крупнейшими промышленными предприятиями.

Клиентами компании являются городские коммунальные службы и предприятия в сфере энергетики, металлургии и нефтехимии.

Что происходило в компании

Долгое время для управления и финансового анализа в БИТИ использовали Excel. Этого хватало, чтобы один человек мог вести по пять крупных контрактов в год внутри таблиц. Однако в декабре 2022-го компания масштабировалась в несколько раз. И сейчас у неё в работе десятки контрактов, часть из которых государственные.

Для управления экономикой предприятия и анализа большого объёма данных в БИТИ создали специальную финансовую службу. В её задачи вошли настройка систем управленческого учёта, обработка платежей, бюджетирование и планирование. Чтобы оперативно получать отчётность, специалисты воспользовались сервисом «Финансист».

К чему привело масштабирование

После резкого масштабирования у компании выросло количество проектов, которые требовали тщательного планирования. При этом все контракты оказались дорогостоящими и с длинным сроком исполнения. У каждого из них были свои графики финансирования и трат — все они накладывались друг на друга. Из-за этого планировать бюджет стало довольно проблематично.

— Когда вырос объём работы, времени на сведение всех данных не оказалось. Появилась угроза кассовых разрывов. Поскольку компания дорожит репутацией, было решено не рисковать кредитной историей и своевременными выплатами персоналу и обойтись отсрочкой платежей контрагентам. Хоть эта ситуация и не привела к финансовым потерям, с ней следовало разобраться в первую очередь.

Наталья Алексеева, главный финансист и бухгалтер БИТИ

Для этого БИТИ в «Финансисте» настроили платёжный календарь, в котором оказались видны все планируемые поступления и расходы по многочисленным проектам.

Обновлённое согласование платежей

Компания кардинально поменяла систему согласования платежей. Раньше процесс оплаты занимал несколько дней, заявку на любой платёж нужно было одобрить всем заинтересованным сторонам либо через электронную почту, либо путём прохождения кабинетов. Нередко письма терялись, а документацию приходилось восстанавливать.

Сейчас с «Финансистом» эту задачу автоматизировали — все платежи проходят через сервис по заранее заданным маршрутам. Ответственные лица всегда в курсе, на каком этапе тот или иной счёт. Благодаря этому в компании исключили вероятность того, что какой-то платёж будет пропущен или проведён с опозданием. Теперь все платежи автоматически отражаются в бюджетах проектов и в общем бюджете предприятия.

— Мы в три раза ускорили процедуру согласования счетов. Это позволило сократить трудозатраты в финансовой службе и освободить одного сотрудника, которого перевели на задачи по бюджетированию. Взаимодействие с другими отделами также ускорилось, стало меньше конфликтов и отвлекающих вопросов.

Наталья Алексеева, главный финансист и бухгалтер БИТИ

Руководители подразделений получили больше свободного времени и возможность оценивать свою загрузку в долгосрочной перспективе. Если раньше для одобрения платежа у них были сложные таблицы с реестрами, то теперь — наглядный список со всеми документами.

Подсчёт на глубоком уровне

Затраты в БИТИ складываются из зарплат сотрудников подразделений, накладных и прочих издержек. Причём по каждому из многочисленных проектов расходы отличаются, а потому для аналитики требовались дополнительные усилия. «Финансист» позволил компании начать считать затраты на более глубоком уровне.

Этими данными пользуется топ-менеджмент, чтобы понять, как будет меняться рентабельность того или иного проекта. При этом компании удалось точно подсчитать, сколько стоит каждый месяц задержки работ по каждому проекту, что повлияло на дополнительный контроль над исполнителями.

Дашборд с ключевыми показателями

С помощью «Финансиста» в БИТИ настроили дашборд с показателями, которые руководство отслеживает в реальном времени. Это позволило сэкономить время на мониторинге ключевых метрик, за которыми в компании следят ежедневно.

• Динамика остатков по счетам

Для компании это важно, поскольку предприятие работает с госконтрактами и имеет несколько десятков расчётных счетов.

• Динамика денежного потока

Метрика позволяет ответственным сотрудникам повысить контроль над текущей деятельностью.

• Динамика выручки за текущий год

Для топ-менеджмента этот показатель в приоритете. Он позволяет понять, насколько динамика в моменте отклоняется от плана.

Что в планах компании

До «Финансиста» в БИТИ управленческий учёт и планирование вели вручную. Однако это не обеспечивало нужную аналитику и оперативность. Теперь информации для принятия решений стало больше. Сейчас в компании заканчивается работа по настройке и адаптации отчёта о прибылях и убытках, а также отчёта о движении денежных средств. В дальнейших планах — настройка KPI сотрудников.

Коротко, чего добились в Бюро инновационных технологий и инвестиций

1. Минимизировали человеческий фактор при сборе данных.
2. Повысили скорость сбора информации для отчётности.
3. Настроили платёжный календарь.
4. Автоматизировали согласование платежей.
5. Оптимизировали штат, который занимался согласованием платежей.
6. Настроили дашборд с показателями под конкретные нужды.
7. Автоматизировали трансляцию данных из бухгалтерской учётной системы в систему управленческой отчётности «Финансист».
8. Получили актуальные и регулярно обновляющиеся БДР и БДДС.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.