Как экономить 20 часов в месяц на финучёте и растить бизнес
Определить, какие отчёты вам нужны
Баланс, Отчёт о прибылях и убытках, учёт себестоимости, финмодель, Отчёт о движении денег — можно попытаться вести всё сразу и зарыться в табличках. Обычно на старте нужен Отчёт о движении денег и Платёжный календарь, чтобы контролировать поток денег и не попадать в кассовые разрывы.
Создать регламенты: кто за что отвечает
Внедрили отчёты? А кто их заполняет? Часто собственник обучает ответственного сотрудника, а если тот идёт в отпуск или увольняется — всё ломается. Чтобы не тратить время на постоянное обучение и проверку, можно прописать детали заполнения отчёта:
- Источники информации — откуда брать данные;
- За какое время заполнять документ;
- Кто за какую часть информации ответствен;
- К какому числу заполнять отчёт.
Автоматизировать рутинные операции
С ростом бизнеса растёт количество операций, и уходит всё больше времени на то, чтобы их записать. На нашей практике есть случаи, когда предприниматель тратит 5 часов в неделю на учёт поступлений. Но это рутинная работа, лучше всего с ней справится машина.
Лучшее решение — разделить все операции на 10-15 статей, например, поступления от розницы, опт, зарплаты, офисные расходы. Несколько статей анализировать легче чем поток операций. В Финтабло можно задать автоправила, чтобы каждая операция сразу падала на свою статью.
Контролировать 2 ключевых показателя
Определите, какие 2 показателя критически важны для вашего бизнеса, то есть сильнее всего влияют на чистую прибыль. Для разных бизнесов будут разные показатели, например, средний чек и стоимость заявки или план по прибыли и количество клиентов.
Этот способ позволяет сфокусироваться на действительно важном и не тратить время на учёт всего.
Назначить ответственных за другие ключевые показатели
Собственник контролирует 2 основных показателя, а за другие важные показатели отвечают сотрудники. Например, собственник следит за стоимостью заявки, и если она резко меняется, идёт к маркетологу. Маркетолог отвечает за стоимость рекламы и количество заявок и знает, почему изменилась стоимость заявки.