Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
838 3 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как оптимизировать работу бэк-офиса и увидеть результат?

Когда собственники и топ-менеджеры задумываются об оптимизации бизнес-процессов в компании, все внимание направляется на производственные подразделения. А вот про офис часто забывают. По каким признакам понять, что проблемы в офисе есть и их нужно решать?

Откуда берутся издержки?

Любой рынок, как и любая компания, проходит три стадии — роста, стабильности и стагнации. В период роста, когда бизнес быстро поднимается до уровня среднего или даже крупного, его владельцев не сильно заботят сопутствующие издержки. Объемы продаж растут, рыночные позиции укрепляются. Показатели по прибыли внушают оптимизм и позволяют еще больше наращивать обороты. Обычно в таких условиях у руководителей предприятий нет времени задаваться вопросами о сокращении неэффективных расходов на производство, улучшении рабочих процессов и увеличении производительности труда.

Но тактический выигрыш, который получают компании в период бурного экономического подъема, рано или поздно оборачивается стратегическим проигрышем. И коронакризис доказал это. Если рост невозможен, побеждает тот, кто расходует меньше ресурсов (сырья и материалов, денег, трудозатрат) на выпуск единицы продукции. То есть тот, кто не закрывает глаза на имеющиеся у него издержки.

Усложнить систему — не значит улучшить

В процессе своего развития бизнес сталкивается и с другой проблемой — снижением управляемости. Решить эту проблему многие компании пытаются за счет усложнения системы управления. Создаются дополнительные департаменты, а в них — новые отделы. Разросшийся штат требует большего внимания со стороны служб безопасности, внутреннего контроля, а усиление этих служб в очередной раз увеличивает число вспомогательного персонала (сотрудников бэк-офиса).

Однако вместо улучшения такие действия дают обратный эффект. Фонд оплаты труда растет за счет непроизводственного персонала и на себестоимость продукции ложатся дополнительные издержки. Еще один парадокс — усложнение управления усугубляет информационную непрозрачность. Собственники и топ-менеджеры компаний получают все меньше объективных данных, отражающих реальное течение бизнес-процессов, поскольку подчиненные доводят до руководства информацию только в выгодном для себя свете. В такой ситуации контролировать выполнение поручений и добиваться нужного результата становится все труднее.

Чем измерить эффективность офисного сотрудника?

Рост издержек на непроизводственный персонал и снижение управляемости — это самые явные проблемы, возникающие в бэк-офисе (бухгалтерии, юридическом и IT-отделе, кадровой службе, службе безопасности и пр.). Решить эти проблемы помогают инструменты, которые уже используются в работе подразделений, непосредственно задействованных в производстве, — нормирование труда и оцифровка рабочих процессов.

Эффективность ключевых подразделений выражается в показателях выработки, выручки, отгрузки, а результативность работы их сотрудников измеряется с помощью нормативов. Здесь заранее известно, сколько нормо-часов должен потратить токарь на обработку детали, а автослесарь — на ремонт двигателя. От выполнения нормативов и сложности решаемых задач зависит размер зарплаты каждого работника. Если все показатели системы оплаты труда увязаны правильно, сотрудники сами заинтересованы в повышении квалификации и быстром выполнении заданий. В этом случае собственники и топ-менеджеры компании увидят, что загрузка подразделений растет быстрее, чем штат.

Нормативы помогают улучшить и работу сотрудников бэк-офиса. Хотя многие из них уверены, что их труд — слишком «творческий», чтобы подвергаться нормированию. В реальности же 90% операций в офисе — стандартные, а большинство из них — простейшие (атомарные) операции. Например, бухгалтер, чтобы подготовить справку 2-НДФЛ, должен выполнить несколько простейших операций, а чтобы перечислить деньги контрагенту, несколько других — тоже простейших. Если из бизнес-процессов вычленить эти атомарные операции и рассчитать время их исполнения, можно получить нормативы, по которым измеряется эффективность работы офисных сотрудников.


Как разработать норматив?

Увы, в России таким способом бизнес-процессы почти никогда не описываются. В лучшем случае в компании действуют регламенты работы подразделений и должностные инструкции, но и эти документы зачастую составляются формально.

Между тем «разбивка» бизнес-процессов на множество атомарных операций может наглядно продемонстрировать, какова истинная загрузка офисных сотрудников. Вот основные этапы выполнения такой работы:

1. Руководитель отдела, работу сотрудников которого нужно нормировать, составляет полный список запросов, поступающих в отдел от всех других подразделений компании.

2. В отношении каждого запроса детально расписываются действия, необходимые для его выполнения. Каждое такое действие — это и есть неделимая (атомарная) операция.

3. Определяется время, необходимое для выполнения отдельной атомарной операции, то есть норматив. Для начала его можно определить хотя бы примерно. Последующий же анализ нормативов выявит ошибки в расчетах и позволит скорректировать время выполнения операции.

4. Все описанные атомарные операции, выполняемые сотрудниками вспомогательных подразделений, объединяются в общий каталог. Используя его, нужно создать стандарты осуществления всех операций.

Сумма выполненных офисным сотрудником нормативов покажет, действительно ли он тратит рабочее время на продуктивный труд. А руководство компании, опираясь на стандарты выполнения операций, сможет проанализировать происходящее в компании на основе объективных данных, а не со слов подчиненных.

Управлять офисом помогут цифровые решения

В процессе разработки нормативов создается большой массив данных, который необходимо структурировать. Для этого на производстве применяются системы управления ERP, в отделах продаж — CRM-системы. Свои цифровые решения существуют и для управления бэк-офисом — с помощью таких платформ можно зафиксировать и проанализировать загрузку каждого офисного сотрудника.

Так, к примеру, в системе бережливого управления офисом GANDIVA применяются каталоги офисных бизнес-процессов и имеются дополнительные инструменты, позволяющие резко снизить трудозатраты на непродуктивный труд — долгие обсуждения, совещания, планерки. Благодаря этим инструментам менеджеры всех уровней меньше отвлекаются на текучку и могут больше времени уделять совершенствованию работы своих подразделений. В блоге GANDIVA можно ознакомиться с кейсами компаний, уже использующими эту систему управления.

Внедрив у себя такую цифровую платформу, компания получит сразу несколько выгод:

1) на основе объективных данных определит реальный объем работы, выполняемой вспомогательными подразделениями;

2) сможет балансировать нагрузку между сотрудниками подразделения;

3) рассчитает стоимость выполнения операций, требующих разной квалификации;

4) усовершенствует систему оплаты труда так, чтобы сотрудники бэк-офиса были заинтересованы работать больше и лучше.

Преимуществ использования цифровых систем для управления офисным персоналом очень много. Если же вы по каким-либо причинам не готовы к внедрению их в своей компании и хотите пользоваться нормативами без их использования, но затрудняетесь в описании бизнес-процессов, напишите нам на sales@gandiva.ru, и мы пришлем вам каталог бизнес-процессов любого подразделения бесплатно.

+4
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Виктор Коляда
Хорошие идеи лежат на поверхности!
Ответить
Андрей Корепов
Это радует, что на рынке систем управления появляются новые продукты, которые облегчают все возможные бюрократические процедуры. Не знаю, насколько данный продукт может быть "лучше" самописного решения, но иногда подобные системы реально облегчают жизнь.
Ответить
GANDIVA
Система бережливого управления персоналом
Валерий Браун
Вы правы. Хорошие идеи лежат на поверхности. НО реализовать их чаще всего бывает непросто. О том, как это удалось нам, можете почитать здесь:
https://spark.ru/startup/gandiva/blog/73895/kejs-kak-navedenie-poryadka-v-departamente-it-podtolknulo-k-sozdaniyu-universalnoj-upravlencheskoj-sistemi
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.