Шесть вопросов про организацию эффективной работы на удаленке

Как показал истекший год, компании при переводе сотрудников на удаленную работу сталкиваются с рядом проблем управленческого и технического характера. Мы попросили руководителей компаний, успешно освоивших удаленный формат работы, ответить на наиболее частые вопросы коллег.

Вопрос № 1. Как узнать, чем заняты сотрудники в рабочее время?

Многие линейные руководители привыкли контролировать буквально каждый шаг подчиненных.

При удаленной работе привычные инструменты контроля исчезли. А потому менеджер не знает, работает в данный момент сотрудник или смотрит телевизор? Но проблема тотального контроля существует лишь в мозгах у управленцев. Она исчезает, если контролировать не рабочее время сотрудников, а результаты их работы.

«К нам в IT-службу приходили запросы из серии „Помогите проконтролировать, кто сколько работает“, — рассказывает директор департамента системного администрирования и технического сопровождения Службы информационных технологий и телекоммуникаций Иркутской нефтяной компании Никита Гулевич. — По отдельным работникам технические возможности позволяют собирать такую информацию, но вряд ли целесообразно отслеживать, где находится сотрудник — за компьютером или у холодильника. Гораздо продуктивнее „нарезать“ задачи каждому сотруднику и следить за своевременностью их исполнения».

Благо, современное программное обеспечение для управления офисом позволяет сделать это с минимальными трудозатратами.

Вопрос № 2. Как оценить загруженность персонала?

Сотрудники часто утверждают, что работы у них «выше крыши», а их руководители — что им не хватает персонала.

На самом деле, зачастую это не так. Данная проблема существовала и раньше, но при переходе на удаленку стала острее. Однако, используя современные информационные технологии, можно точно высчитать истинную загрузку как каждого сотрудника, так и подразделения в целом.

«Когда в нашей компании возник вопрос о назначении ответственного за корпоративные сим-карты, эту работу сначала хотели передать в IT-отдел, — вспоминает заместитель директора по технологиям ГК „АГАТ“ Алексей Тапилин. — В IT-подразделении внедрена система GANDIVA, благодаря которой отслеживается загрузка сотрудников, поэтому представить отчет об их реальной загруженности (а это 95 - 97%) было несложно. Поэтому мы поставили вопрос иначе: либо в IT-отдел нанимается еще один сотрудник, либо работа передается в другое подразделение. В итоге корпоративными сим-картами стал заниматься другой отдел, у которого не было таких убедительных цифр».

Вопрос № 3. Как распределить нагрузку среди персонала?

Если при работе в офисе руководитель внимательно следил за действиями подчиненных и добавлял им задачи по принципу «Кто везет — того и нагружаю», то при переходе на удаленную работу такая возможность исчезает. Что же делать?

Для каждой выполняемой сотрудниками операции можно определить временные нормативы. Если в компании используется управленческое программное обеспечение со встроенными счетчиками, работающими на основе этих нормативов, распределять нагрузку можно будет на основе другого принципа: «Как потопаешь — так и полопаешь».

«Распределение нагрузки у нас происходит автоматически — с помощью системы „Гандива“, — приводит свой пример Алексей Тапилин. — Система сама следит за тем, чтобы нагрузка была равномерной, и направляет заявки тому специалисту, который менее занят. Кроме того, система формирует отчеты, которые помогают оценить эффективность каждого сотрудника в отдельности всей группы ответственных в целом».

На основе этой автоматической отчетности можно перестроить систему мотивации.

Если подобное программное обеспечение уже внедрено в вашей компании, имеет смысл зафиксировать показатели каждого сотрудника до и после перехода на удаленку и регулярно анализировать их — будет понятна динамика изменения эффективности.

Если такое цифровое решение пока не используется, начните с определения трудоемкости каждой рабочей операции. Уже это позволит вам хотя бы приблизительно выявить загрузку каждого сотрудника.

Вопрос № 4. Как защитить корпоративные данные при удаленной работе?

Вопрос защиты корпоративных данных актуален и при работе в офисе. Если он был решен правильно, при переходе на удаленку почти ничего не меняется.

«В ГК „АГАТ“ большинство сотрудников не имеют доступа к корпоративной информации, например, к телефонным номерам клиентов, не говоря уже о финансовых показателях, — рассказывает Алексей Тапилин. — Удаленка здесь ничего не изменила. Удаленный режим работы стал маркером, обозначившим прорехи в системе безопасности, но никаких новых требований к защите данных не ввел».

Если вы и раньше занимались вопросами информационной безопасности, перенастроить доступ к важным данным будет легко — буквально в несколько кликов. Информационные системы обычно это позволяют. Если же о защите данных вы задумались впервые, надо вернуться к самому началу — созданию системы безопасности.

Вопрос № 5. Что делать, если продуктивность сотрудника после перевода на удаленку снизилась?

С каждым сотрудником, эффективность которого после перевода на удаленное рабочее место стала снижаться, нужно разбираться индивидуально.

Возможно, он не может организовать себя самостоятельно. Возможно, хорошо работать ему не позволяют бытовые условия. Возможно, у него есть проблемы с оборудованием — к примеру, на одном компьютере работают он с женой и удаленно учится ребенок.

Помогите ему в решении его проблем. Практика показывает, что часто и при небольшой помощи для выхода на «доудаленную» эффективность хватает одной недели.

Вопрос № 6. Как внедрять управленческое ПО для управления удаленными сотрудниками, если оно не использовалось при работе в офисе?

Иногда руководители считают, что внедрение информационных систем избавит их от всех управленческих проблем.

Это не так. Цифровые системы управления — лишь инструмент, которым нужно научиться пользоваться. Причем, пользоваться хорошо.

«Идей у всех много, а вот довести проект внедрения ПО до конца, пройти через сопротивление пользователей — это самое сложное», — комментирует директор по информационным технологиям АО «Нижегородский водоканал» Александр Ермольчев.

Внедрять управленческие программы нужно, используя обычное правило обучения: идем от простого к сложному.

«Я не видел ни одного успешного внедрения какого-либо программного продукта или комплекса управления, когда система сразу устанавливается полномасштабно, — отмечает руководитель Gandiva Management System Антон Малов. — Для апробации нужно взять бизнес-процесс, который хорошо понятен руководству компании, и работать именно с ним: оцифровать процесс в виде каталога услуг, дать сотрудникам выбранного подразделения возможность взаимодействовать в системе. А потом на основе наработанного опыта внедрять управленческое ПО в других подразделениях для автоматизации других, более сложных, бизнес-процессов».

Правила такого внедрения аналогичны — как при работе в офисе, так и на удаленке.

А с какими проблемами управления удаленными сотрудниками сталкиваетесь вы?

Получить подробную методичку по повышению эффективности управления офисными сотрудниками бесплатно можно здесь.