Как внедрять бережливость в российских офисах
Целью внедрения бережливости может служить только прибыль
Опыт европейских и азиатских компаний показывает, что внедрение технологий бережливого производства может обеспечить кратное повышение производительности труда и существенное снижение себестоимости продукции. В России тоже есть предприятия, добившиеся значимых успехов благодаря использованию технологии Кайдзен. Но у большинства наших компаний эффект от внедрения инструментов бережливости оказался незначительным, а то и отрицательным. Причина неудач чаще всего — формальное или недостаточно продуманное освоение инструментов бережливого производства. Зачастую непростая управленческая технология сводится, к примеру, к нанесению линий на полах которых нужно придерживаться при транспортировке грузов.
Если же речь идет о «Бережливом офисе», то его внедрение обычно ограничивается упорядочиванием рабочего офисного пространства по системе «5С»: «Сортировка», «Соблюдение порядка», «Содержание в чистоте», «Стандартизация» и «Совершенствование». Полки следует пронумеровать, чтобы сразу видеть, где какая содержится документация. Корешки папок линуются так, что если их поставить не по порядку, то общий рисунок изменится. На столах сотрудников определяются зоны под чашки, ручки, календари... Названия папок на компьютерах унифицируются. Сотрудников под угрозой взысканий принуждают соблюдать положенный порядок. Иногда нововведения выглядят разумно, но такой «Кайдзен» никак не влияет на повышение прибыльности предприятия.
А ведь именно прибыль — главная цель бизнеса. И именно на повышение прибыли должны быть направлены все действия управленцев.
Причина потерь в офисе — непродуманные процессы
Издержки компании не станут меньше, а прибыль не повысится, если сотрудники офиса начнут немного быстрее выполнять ненужную работу. А какая офисная работа действительно необходима компании?
Чтобы понять это, требуется провести анализ каждого бизнес-процесса и дать ответ на следующие вопросы: «Зачем это делается? В чем суть этого процесса? Есть ли польза от этого действия? Способно ли оно привести к какой-либо цели»? К сожалению, практика внедрения инструментов бережливого производства в офисах многих компаниях свидетельствует о том, что нередко такие вопросы не задаются. Самый распространенный ответ, который дают сотрудники и руководители предприятий о цели их действий, чаще всего звучит так: «Это сложившаяся практика».
Работник офиса запрашивает в бухгалтерии акт сдачи-приемки. Бухгалтер просит сообщить его номер накладной, ИНН, КПП, банковский счет поставщика, дату и другие сведения. Сотрудник заходит в 1С, заносит всю эту информацию в бланк запроса. Бухгалтер открывает 1С и видит там те же сведения.
Для чего работник тратил время на заполнение бланка известными бухгалтеру данными? «Это сложившаяся практика».
Договор согласуют 10-15 сотрудников разных подразделений. Согласования и утверждения нужны, если каждый участник отвечает за какую-то составляющую процесса: юристы — за верность документации, заместитель директора по производству — за возможность выполнения заказа, директор по экономике — за рентабельность проекта...
А в чем роль остальных согласующих? Кто понесет ответственность, если возникнут какие-то проблемы при выполнении заказа? «Это сложившаяся практика».
У сотрудника вышла из строя клавиатура. В IT-службе сообщили, что клавиатуры ремонту не подлежат, нужно заменить, заказав в Службе снабжения. Там ответили, что их на складе нет, нужно сделать запрос в Службу закупок. В Службе закупок выдали бланк заявки и обязали получить согласования на приобретение клавиатуры в IT-службе и у снабженцев, после чего разрешили купить ее в розничном магазине.
Для чего покупка малоценного оборудования согласовывалась несколько раз? «Это сложившаяся практика».
Из-за целого ряда аналогичных необдуманных процессов у бизнеса появляются немалые потери — временные, организационные, логистические, финансовые... А, чтобы снизить потери, приверженцы «бережливости» рекомендуют расставить кружки и блокноты на столах на раз и навсегда определенное место.
Адекватны ли такие решения?
Бережное управление бизнес-процессами
На примере замены клавиатуры схема должна выглядеть следующим образом: сотрудник сообщил о ее неисправности и в кратчайший срок получил новую. Какие действия были совершены между этими стадиями, какие службы согласовывали между собой покупку, его волновать не должно. Для этого на предприятии должен быть назначен ответственный, который обязан заменить вышедший из строя гаджет в не превышающий заранее определенный срок и быть заинтересованным в выполнении этого процесса за более короткое время и с меньшими трудозатратами. Чтобы ускорить и удешевить процесс, он должен поставить перед собой такие вопросы: «Нужен ли для закупки оборудования в пределах определенной суммы согласующий или возможно обойтись одним закупщиком? Сколько согласующих специалистов реально необходимы при закупках менее определенной стоимости и какие средства тратит на них компания? Какими должны быть разумные запасы такого оборудования, чтобы потребность в его закупке возникала как можно реже?»
И так по каждому процессу. Каждый процесс должен быть тщательно проанализирован с точки зрения его стоимости и важности для предприятия, максимально упрощен, а еще лучше — автоматизирован.
В основе системы бережливого офиса должно лежать непрерывное совершенствование процессов, а не преобразование офисного пространства. Кайдзен — это не пунктиры на напольном покрытии, а участие сотрудников в процессе постоянного совершенствования. Однако привлечь сотрудников в «бережливость» удается далеко не всем. Система Кайдзен базируется на менталитете восточных народов с их повышенным вниманием к деталям, самокритикой, желанием совершенствования, обычаем двигаться к цели постепенно... У россиян иной менталитет. Поэтому в нашей стране бездумное следование заветам Кайдзен непродуктивно.
IT-технологии бережливого офиса
На старте совершенствования бизнес-процессов их необходимо описать и обсчитать. Что именно, каким образом и с какой целью делают сотрудники? Кем и как производится контроль за процессами? Как оценить трудовые и финансовые затраты на их выполнение? Насколько удастся снизить затраты при совершенствовании этих процессов?
Ответы на эти и аналогичные вопросы в максимально удобной форме и в режиме online позволяет получить, к примеру, IT-система бережливого офиса GANDIVA. В нее встроены не только каталог бизнес-процессов, происходящих во всех подразделений бэк-офиса компании, но и инструменты для их анализа и совершенствования. Если в систему поступил какой-либо запрос, то за его исполнение непременно будет назначено ответственное лицо, которое (при грамотной мотивации персонала) заинтересовано в максимально быстром удовлетворении заявки. В системе отмечено, кем именно и когда принято (или не принято) решение, а также на каком этапе выполнения оно находится и кто отвечает за эту стадию. Таким образом, промахи недобросовестного работника нельзя переадресовать его коллеге.
Разумеется, использование компанией систем, подобных GANDIVA, автоматически не сделает офис предприятия бережливым. «Гандива» является инструментом, а не решением проблемы. Эта система позволяет получить большой объем оперативной информации и данные для его последующего анализа с целью определения возможных потерь. Но принятие решения по совершенствованию процессов по-прежнему остается задачей человека. Именно он должен найти ответы на вопросы: «Зачем это делается? Как это сделать быстрее и дешевле?».
Если вернуться к случаю замены клавиатуры, то именно человеку предстоит задуматься: «Почему в её скорейшем приобретении не заинтересован никто, кроме сотрудника, оставшегося без рабочего места»? Именно человеку надо продумать предложение по усовершенствованию этого процесса, чтобы после несложной перенастройки закупка малоценного оборудования производилась посредством 1С автоматически у заблаговременно выбранного поставщика.
Где и как найти такого человека? В повышении прибыльности любой компании и снижении себестоимости заинтересованы, главным образом, ее собственник и руководитель. Следовательно, ответственность за полноценное, а не «для галочки» внедрение на предприятии инструментов Бережливого производства возлагается, в первую очередь, на них. Именно они должны принять решение по подбору сотрудников, в обязанности которых войдут анализ и совершенствование бизнес-процессов во всех подразделениях компании (кстати, GANDIVA даёт возможность оценить результаты труда и этих работников).
При этом нужно принять как данность, что бережливостью на предприятии не будет озабочен весь персонал. В России так не бывает. Работники многих действительно «бережливых» компаний в нашей стране даже не подозревают, что в их офисах «бережливость» уже внедрена. И все же, в этих компаниях ежедневно и систематически занимаются снижением издержек и повышением производительности труда, достигая тем самым основной цели компании — увеличения ее прибыли.
Получить подробную методичку по повышению эффективности управления офисными сотрудниками бесплатно можно здесь.
