Как компании безболезненно перейти на удаленку

Рассказываю, как выглядел переход на удаленку у нас в ICE Partners в 2020 году.

Подготовка

Когда началась первая волна заболеваний, мы пробовали ходить на работу по несколько человек. Но быстро поняли, что так получается неэффективно, поэтому перевели всех сотрудников на удаленку. Многое у нас уже было готово для такого формата:

• Все общение с конечными заказчиками и все продажи происходят по телефону. Мы почти ни с кем из клиентов не виделись вживую, поэтому продажи от перехода на удаленку не пострадали.
• 1С установлена на внешнем сервере. Мы выбрали компанию, которая его обслуживает и меняет программу под наши задачи и требования. Раньше у нас был свой сервер, но с ним постоянно возникали проблемы, которые требовали физического присутствия сотрудника.
  
• Телефония тоже находится на внешнем хостинге. Мы довольно быстро перешли с собственного сервера на внешний — по сути, нужно было только перевести пользователей. Сейчас на внешнем сервере настроены регулярные резервные копии и обновление каждое воскресенье в 4 утра. Это нужно, чтобы в случае сбоя в понедельник можно было быстро среагировать. Но пока у нас такого не происходило.
  
• Курьерская служба для бумажного документооборота. У нас уже была отлажена система доставки документов клиентам, которым требовались бумажные экземпляры.
  

Аренда помещения

Мы попытались поторговаться за снижение аренды с предыдущим владельцем, но получили отказ. Тогда мы сняли склад и перевезли туда всю мебель и технику. Аренда склада обходилась нам в 6 раз дешевле офиса.

Но мы все-таки дополнительно сняли небольшое помещение под технический офис и установили там дежурство одного из коллег. Это было необходимо, чтобы централизованно принимать курьерские доставки от клиентов и делать отгрузки для транспортных компаний.

Рабочие инструменты для сотрудников

• Телефония на смартфонах. В офисе мы использовали телефонию на стационарных аппаратах. Но дома это оказалось для многих неудобным. Поэтому мы установили сотрудникам на смартфоны программу с телефонией. Она почти не расходует зарядку, а во время звонка появляется уведомление, что нужно зайти в приложение и ответить.
• У руководителей есть централизованная статистика звонков, запись разговоров и учет пропущенных вызовов. Это помогает контролировать качество работы даже дистанционно.
• Бесплатная программа для конференций. Мы без проблем проводили онлайн-совещания как внутри команды, так и с клиентами. Для удобства руководитель разделил неделю на разные сферы: в один день он работал с продажами, в другой — с финансами, в третий — с маркетингом. В эти дни проходили совещания с соответствующими отделами, назначались цели и сроки выполнения задач.
• CRM-система Bitrix 24. Там лежат все документы, звонки и касания с клиентом. Доступ к ней можно получить с любого компьютера.
• В качестве файлового хранилища — Яндекс и Гугл Документы. Например, реестр договоров лежит на Яндекс.Диске. А все ссылки цепляются в CRM-систему.
• Почта на облачном сервисе Office 365. Она доступна на всех устройствах, через которые можно выйти в интернет.
• Принтеры и FineReader. Часть принтеров пришлось купить, потому что их не было дома у сотрудников. А для потокового сканирования мы используем мобильное приложение FineReader. С него легко сразу формировать pdf-файлы, отправлять их в облако и даже распознавать текст.

Так мы подготовили техническую часть работы к дистанционке. Но самая главная проблема перехода на удаленку — это отсутствие не инструментов, а культуры самостоятельной работы.

Какие проблемы нужно решить со стороны команды

К удаленке следует готовиться не только технически, но и психологически. Как обычно работает классическая команда в офисе в большой корпорации? Есть начальник, есть подчиненный. Начальник ставит задачи, подчиненный их выполняет в строго определенное время. Потом приносит результат начальнику, получает новые задачи, и так по кругу. В этой системе отсутствует элемент самостоятельности.

Все привыкли, что есть начальник, который всегда прав и несет ответственность за результат. А подчиненные боятся брать ответственность, потому что инициатива всегда наказуема. Плюс в компаниях часто есть запрет на ошибку: если ты берешься за дело, то должен выполнить его идеально. В итоге для подчиненных работа — способ выжить, а не жизнь. Поэтому главная задача — просто усидеть на месте и не потерять средства к существованию. А общая цель компании, отдела или продукта забывается. Если такую команду бросить в непривычную среду (а удаленка таковой и является), то работа встанет.

Как понять, готова ли ваша команда к удаленке?

1. Попросите своих коллег написать, в чем заключается главная цель их работы, для чего они выполняют свои задачи вот прямо сейчас.
2. Посмотрите, насколько по-разному ответили ваши подчиненные. Если ответы сильно отличаются, команда не готова. Все ответили примерно одинаково — можно переводить на работу из дома.

Как вернуть команде самостоятельность?

1. Делегировать больше задач. Можно делать это постепенно. Вам страшно делегировать? Тогда спросите себя: «А что будет, если задачу не выполнить?» И помните, что люди не захотят провалить ваше поручение, они хотят его сделать максимально хорошо в меру своих возможностей.
2. Вернуть команде образ общей цели. Рассказывать, для чего они делают тот или иной продукт или программу.
   
3. Показывать ценность командной работы. Можно на примере элитного бегуна. Он приезжает на Олимпийские игры с командой: там есть врач, диетолог, несколько тренеров, менеджер. Благодаря им бегун может сосредоточиться только на беге и сделать это лучше всех. А если бы ему пришлось самому рассчитывать свое питание, искать и бронировать жилье, придумывать план тренировок, то у него бы не осталось сил и времени на бег. И результата бы не было.

Если вы научите своих подчиненных самостоятельной работе, переход на удаленку не ударит по качеству и производительности труда.

PS: У меня в закромах есть еще много наработок о том, как мотивировать команду на удаленке и контролировать процессы, чтобы качество работы мало того, что не пострадало, а еще и повысилось. Если эта статья наберет много реакций и комментариев, напишу вторую часть.