Эта ошибка стоила компании $20 000. Рассказываем, как не слить деньги на страт. сессию

Ради интереса мы решили посчитать, во сколько компании обойдется отвлечение ТОПов и ключевых сотрудников на 2 дня безрезультатных обсуждений. Видели бы вы наши лица, когда мы увидели цифры. Мероприятие, которое по идее должно было увеличить доходы компании, сработало в обратную сторону. Тогда мы отчетливо осознали, что не можем допустить такого. Так и родилась эта статья.

Основная причина провалов на стратегической сессии — плохая организация. Поэтому, если вы планируете проводить сессию самостоятельно, важно заранее продумать программу, а если обращаетесь к подрядчику — хорошенько погоняйте его по процессу.

На основе 250+ успешных проектов мы разработали проверенный фреймворк, который поможет не запороть это мероприятие. В этой статье мы расскажем, как проходила бы наша стратегическая сессия, если бы вы были нашим Клиентом.

Содержание:

1. Погружение в задачу

2. Подготовка к стратегической сессии

3. Программа стратегической сессии

4. После стратегической сессии

1. Погружение в задачу

Наше знакомство начинается с , где мы обсуждаем ваши запросы, цели и ожидания. Цель: понять ваш текущий контекст, ожидания и целевой результат. Для этого мы задаем направляющие вопросы, например:

• Какие стратегические вопросы стоят перед компанией? Это поможет определить главные цели сессии.
• Насколько инновационной должна быть стратегия? Здесь мы выясняем, нужен ли вам стандартный план или прорывные решения, которые требуют больше времени и ресурсов.
• Каковы идеальные результаты стратегирования? Это позволяет нам понять, что именно вы хотите получить в результате.

Здесь мы в том числе понимаем, сможем ли мы вам помочь. Мы, конечно, много чего можем, но если ваши желания выше наших возможностей ー мы искренне об этом скажем. А еще в процессе разговора мы можем понять, что компании нужна глубокая отраслевая экспертиза и лучше обратиться к отраслевым консультантам.

На этом этапе мы проверяем еще одну важную деталь: образовался ли между нами и вами коннект или «химия». Без открытости и доверия мы будем как в той поговорке «долго мучиться» и не факт, что что-то получится.

Дело останется за малым: наш менеджер расскажет подробнее о нас, процессе взаимодействия, сориентирует вас по цене и ответит на все вопросы.

Если вас и нас все устроит и будет решено продолжать сотрудничество ー мы подготовим для вас индивидуальное коммерческое предложение, которое презентуем на встрече с нашим ведущим экспертом. С этого начнется работа над проектом.

2. Подготовка к стратегической сессии

2.1 Подготовить команду Клиента к сессии и собрать необходимую аналитику

В начале проекта нам важно глубоко погрузиться в ваш бизнес, понять его особенности и запросы на стратегическую сессию. Мы готовим карты интервью и наши консультанты проводят интервью с руководителями и ключевыми сотрудниками каждого бизнес-подразделения.

После мы все анализируем и получаем понимание, какие ваши задачи нужно решить и чего вы ожидаете от нашего сотрудничества в результате. Благодаря этому мы можем обеспечить решение именно вашего запроса. На основании собранной информации мы разрабатываем карты аналитики и методики сбора данных для каждого подразделения, создаем и согласуем с вами архитектуры и шаблоны презентаций стратегий.

Когда подготовка подойдет к концу, мы встретимся с вашей командой и обсудим этапы процесса разработки стратегии и передадим методики сбора аналитики вашей команде. Фишка нашего формата работы в том, что мы делим сбор аналитики между нашей и вашей командами.

Вы лучше знаете свой бизнес и рынок. С нашей стороны мы предоставляем шаблоны и методики, поддерживая вас на каждом этапе. Аналитики распределяются так, чтобы каждый участник не потратил на сбор данных больше пары часов.

Мы собираем вторую часть аналитики. Потом собираем все вместе, проверяем, исправляем если надо. Визуализируем и готовим аналитики к использованию на мозговом штурме. В итоге до сессии мы получаем 10-30 аналитик в цифровом и печатном виде для поддержки принимаемых решений.

Аналитика — это как дрова для костра мозгового штурма. С ней появляются новые идеи и поддерживается принятие решений. Новизна и свежесть информации ー важный аспект, поэтому команда не видит аналитику полностью до начала стратегической сессии. Вся информация собирается по крупицам от каждого участника и впоследствии 95% данных будут новыми для команды.

Далее мы согласуем с вами детальную архитектуру стратегической сессии: состав участников, задачи для мини-групп, тайминг и целевые результаты.

Также проводим тренинг Модераторов мини-групп, которые выбираются из числа участников. Их задача — направлять группу через этапы сессии, обеспечивать продуктивное обсуждение без криков, споров и балагана. Модератор становится проводником для участников в сложном процессе, где легко скатиться в крайности: безынициативность или выскочество — главные враги продуктивной сессии.

Вас также могут заинтересовать следующие статьи:

1. Как увеличить чистую прибыль компании?

2. Сегментация рынка для прорывной маркетинговой стратегии

3. 10 новых статей для роста бизнеса

2.2 Решить все организационные моменты

• Выбирать даты проведения сессии. Она может быть одно- , двух- или трехдневной. Подряд или с перерывом. Между днями сессии нужен промежуток, если появляется дополнительная работа. Например, если нужно просчитать финансовые модели для выбора лучших проектов. Даты нужно определить заранее, чтобы вдруг не оказалось, что директор по маркетингу должен отменить свои билеты на Мальдивы из-за сессии.

• Выбрать площадку для проведения. Самое популярное место проведения сессии ー это конференц-зал бизнес-центра или отеля. Некоторые наши Клиенты организуют сессии загородом. Еще у нас были кейсы, когда команда проводила сессию в другой стране. Мы следим, чтобы место проведения было удобным для участников и способствовало продуктивной работе. Ведь даже самая мелочь, например, неисправный кондиционер, может испортить весь вайб.

• Подготовить оборудование (ноутбуки, микрофоны, проектор). Закупить листы, маркеры, ручки, флипчарт, тикеры. И, конечно, важно не забыть про еду и напитки. В течение сессии есть несколько кофе-пауз и полноценный обед. Участники не должны отвлекаться от стратегического процесса из-за того, что у них заурчало в животе.

3. Программа стратегической сессии

Каждая стратегическая сессия должна иметь свою индивидуальную структуру. Подробнее о том, из чего состоит стратегическая сессия, вы можете узнать здесь. А сейчас пробежимся по основным моментам сессии. Вы можете использовать этот фреймворк как чек-лист для своей сессии.

• На стратегической сессии важно четко сформулировать цели: зачем мы здесь и что хотим достичь. Установите правила и формат работы, объясните, как пройдет мозговой штурм и как будут отбираться идеи. Создайте атмосферу для креативного мышления, используя инструменты вроде Lego, кубиков историй, ассоциативных карт или историй о компании. Здесь же презентуются требования собственника — это сформулированные письменно ожидания акционера(ов) компании от будущих целей/результатов и стратегий по их достижению.

• Затем проведите мозговой штурм, цель которого — собрать как можно больше идей. Важно не критиковать и фиксировать все предложения, даже самые смелые. По нашему опыту, при правильной организации одна мини-группа может генерировать более 100 идей, а сбалансированные команды — до 300 за день!

• Следующий шаг — оценка идей. Это можно сделать через дискуссии, голосование или другие методы приоритезации. Сначала группы отбирают лучшие идеи внутри себя, а затем презентуют их всем участникам.

• После этого выбираем финальные идеи с помощью голосования. Мы часто используем специальные тикеры — небольшие круглые наклейки разных цветов, чтобы визуализировать выбор. Это позволяет быстро увидеть лидеров среди проектов и сократить список из сотен идей до 10-15 ключевых стратегических инициатив.

• Определите стратегическое ядро — набор из 5-7 ключевых инициатив, которые кардинально изменят позиции вашей компании на рынке. Это «соль» стратегии — то, что любой менеджер должен назвать, если его разбудят ночью и спросят «какая стратегия у нашей компании?»

• В зависимости от целей сессии могут добавляться дополнительные блоки: разработка Видения, декомпозиция корпоративной стратегии, укрупнение планов отдельных подразделений, формулировка позиционирования и УТП.

• Проведите групповую рефлексию с командой, чтобы подвести итоги, обменяться опытом и зафиксировать достигнутые результаты, а также понять, какие вопросы остались открытыми.

Выше мы описали нашу классическую двухдневную сессию. Трехдневную сессию стоит рассматривать, когда необходимо глубже проработать стратегию по отдельным функциональным направлениям. На третий день мы декомпозируем корпоративную стратегию на стратегии отдельных подразделений, таких как маркетинг, коммерция и HR. Более подробную информацию вы можете прочитать в данной статье.

4. После стратегической сессии

После сессии стратегии и Action-планы бизнес-подразделений дорабатываются совместно нашей и вашей командой. Мы используем методику OKR для подготовки Action-планов, поскольку считаем ее одной из самых эффективных для реализации стратегии.

Затем мы проводим kick-off встречу команды (онлайн), на которой подробно объясняем, как будет организована работа по реализации стратегий.

В процессе реализации мы остаемся на связи: отвечаем на вопросы, проводим консультации и ревизии, чтобы поддержать вас на каждом этапе.

Мы спросили у наших Клиентов, что им понравилось в сотрудничестве с нами. Вот их ответы:

Впервые была на подобном мероприятии, большое спасибо за организацию. Очень довольна результатами, понравилось, как были сформированы группы. Сессия показала, что, несмотря на то, что присутствовали как «старые» сотрудники, так и вновь пришедшие в компанию, все думали в «унисон», никто не остался равнодушным. Слаженная командная работа была построена на эмоциональном единстве, разделении ценностей компании, всё это вызвало чувство удовлетворения.

Ирина Никитина, BEST-крепеж

Было очень увлекательно и полезно. Коллективный разум сгенерировал огромное количество идей, которые теперь предстоит обработать и реализовать. Сотрудники пообщались, поближе познакомились друг с другом, что позитивно скажется на качестве их работы. Собственники донесли свои ожидания, у сотрудников формируется единая координатная шкала, понимание, куда движется компания.

Антон Мамонов, iCover

Все живо, динамично, без лишней «воды», активно, продуктивно, познавательно, интересно. Спать не хотелось))

Маляревич Галина, Онега

Еще больше отзывов смотри на нашем сайте.

Коротко о главном

На стратегической сессии может произойти множество неприятностей: участники не понимают, зачем тратить свое драгоценное время (тем более нерабочее!) на стратегию, которую не увидят. Идеи на мозговом штурме иссякают, и все залипают в телефонах. Некоторые навязывают свои мнения, затмевая действительно прорывные идеи. В конце концов, в помещении душно, столов на всех не хватает, а из еды — только вода.

Этот список можно продолжать бесконечно. Поэтому важно заранее продумать программу сессии, если вы проводите ее самостоятельно, или тщательно контролировать подрядчика, если заказываете.

Если вы хотите качественно организовать стратегическую сессию — мы будем рады помочь!
Если любопытно, загляните в наш Телеграм-канал — там мы разбираем ключевые факторы успеха известных людей и лучшие стратегии в разных темах (продажи, маркетинг, менеджемент, HR..).

Хотите заказать проведение стратегической сессии?

Свяжитесь с нами, мы соберём данные о вашем рынке, позициях конкурентов, найдем вместе точки роста. Зафиксируем все решения вашей маркетинговой стратегии в лаконичном документе и сформируем задачи по реализации стратегии в Action-план.

Почему клиенты выбирают нас?

• Мы погружаемся в контекст вашего бизнеса и учитываем его специфику.
• У нас нет универсальных шаблонов — мы решаем ваши индивидуальные задачи.
• Мы экономим ваше время и деньги на сборе аналитики и поддерживаем вас на протяжении всего проекта.
• Даже после его завершения, если возникнут трудности с реализацией стратегии, мы проведем встречу с командой, чтобы ответить на все вопросы.