3. Расставляйте приоритеты

Ежедневно сотрудники выполняют множество различных задач и проектов. Все они важные и срочные, так с чего же стоит начать? Какому проекту уделить больше внимания и времени?

Конечно, всегда есть определенные задачи, которые важнее прочих. Для слаженной работы коллектива важно ответить на вопрос, как конкретная задача влияет на основные цели компании. Исходя из этого можно расставлять приоритеты. Лучше реализовывать все постепенно: сначала краткосрочные цели, а потом и долгосрочные, которые логично выстраиваются на базе первых. Те задачи, которые не имеют связи с глобальными целями организации, возможно, не стоит и выполнять.

Еще одно — сотрудник, в свою очередь, должен хорошо понимать, как задача, которую ему поручили, связана с целями компании. Благодаря этому он будет более мотивирован.

4. Избавляйтесь от задач с низким приоритетом

Согласно последним исследованиям, 85% сотрудников чрезмерно загружены работой. 42 % опрошенных заявляют о том, что из-за большого количества работы в коллективе плохой психологический климат.

Управление загрузкой поможет повысить эффективность и поднять моральный дух сотрудников. Действенный способ — отменить или отложить выполнение низкоприоритетных задач. Можно сократить количество времени на их реализацию.

Оцените общую картину и определите важные и второстепенные задачи:

1. задание, не связанное с глобальной целью организации или отдела, можно удалить;
2. в первую очередь выполните наиболее важные дела, к остальным можно будет вернуться позже;
3. если у человека в плане стоят два срочных важных задания, передайте одно из них более свободному сотруднику;
4. если есть задача, которую нельзя делегировать, не выполнить или отложить, то решите ее как можно быстрее: не проводите совещание по этой задаче, работайте лучше над более важными делами по проекту.

Как управлять загрузкой команды?

Процесс управления основан на том, чтобы эффективно распределить нагрузку внутри коллектива. Для начала стоит выяснить объем работы и определить производительность каждого отдела. Есть специальные сервисы для отслеживания загрузки, где вы можете видеть степень занятости каждого члена коллектива. Например, ИНСАЙДЕР. Система показывает аналитику по группам, отделам и выбранным сотрудникам.

Далее составляем перечень дел и задач, и распределяем среди коллег с учетом общей производительности команды. Сведения, которые собирает ИНСАЙДЕР помогут оперативно контролировать и перераспределять нагрузку в случае необходимости.

Согласно нашему опыту (это также подтвержает ряд зарубежных исследований), за пять рабочих дней можно выполнить не более трех глобальных задач. Поэтому начните неделю с того, чтобы выявить их. Первая — основная стратегическая. Вторая — немного легче, чтобы ее несложно было завершить раньше. Третья — для поддержания текущей деятельности.

5. Принимайте во внимание сильные стороны сотрудников при постановке задач

Двух одинаковых людей не бывает. Каждый имеет свои сильные и слабые стороны, а также разный опыт. Один склонен к тщательному составлению отчетов, другой будет всячески избегать этого монотонного труда. Эти качества и делают людей ценными для коллектива.

Выясните, кто из членов коллектива лучше остальных выполняет те или иные виды деятельности. Поручая людям делать то, что им нравится, можно оптимизировать работу над проектом. Ведь любимую работу человек всегда выполняет качественнее и быстрее.

6. Определите план работы команды перед началом проекта

Необходимо разработать схему действий: что, когда и кто именно будет делать. Четкий план избавит от необходимости импровизировать на ходу.

Каждый проект должен иметь план реализации. Это необходимо для определения сроков, которые отводятся на каждый этап. Каждый сотрудник будет знать: за что он отвечает, что уже сделано, над чем идет работа в данный момент.

План проекта может выглядеть примерно так:

1. Цель;
2. Оценка успеха;
3. Кто участвует и за что отвечает;
4. Бюджет;
5. Этапы и результаты;
6. Время выполнения и графики.

Далее все проекты необходимо объединить в одну программу, чтобы эффективно распределять время коллектива. Например, мы пользуемся Битрикс24, чтобы ничего не потерять.

7. Установите для каждого канала обмена информацией свое назначение

В любом офисе есть множество средств коммуникации, но эффект они приносят только тогда, когда сотрудники знают, в каких ситуациях и чем пользоваться. Иногда в распоряжении работников имеется 10 и более приложений для взаимодействия. Это слишком много: постоянные переключения между программами только утомляют и замедляют поиск информации. Определите назначение каждого канала. Например, для взаимодействия с клиентами и поставщиками удобно использовать электронную почту, для обсуждения рабочих задач с коллегами — мессенджеры. Для постановки задач можно использовать Битрикс24.

Как определить, что используется слишком много инструментов?

Если функцию какого-то приложения успешно выполняет уже имеющаяся программа, то стоит от него отказаться. Инструментов станет меньше, и оставшиеся будут использоваться эффективнее.

Помогите вашей команде стать эффективнее

Повышение продуктивности — это постоянный процесс. Он может показаться сложным, но специальные программы и инструменты помогут не только определить точки роста, но и улучшить показатели каждого сотрудника. После того как руководитель и команда освоят все методики, высокая продуктивность станет неотъемлемой частью рабочего процесса.