Как автоматизировать систему мотивации: кейс нашей компании

Несколько лет мы были озабочены тем, как количественно измерить качественные показатели работы команды. Чтобы решение о результатах работы за месяц, а значит о премировании были объективны, не зависели от настроения руководителя и того, как часто он видит сотрудника. И так как мы — IT компания, нам было важно, чтобы полученную систему затем можно было автоматизировать.

На данный момент мы:

• проработали систему мотивации для каждой должности,
• зафиксировали соответствующие изменения в бизнес-процессах,
• реализовали контроль за KPI и выплату премий, в зависимости от достигнутого результата.

Сейчас внедряем полученную систему во внутреннюю ERP-систему. Хотим поделиться нашим примером создания системы мотивации и ее дальнейшей автоматизации. Надеемся, он будет вам полезен.

Нельзя автоматизировать хаос

Первое и самое важное правило — невозможно автоматизировать хаос!

Вы должны понимать, какова будет формула расчета KPI: какие данные нужны и откуда берутся. А главное, зачем нужно учитывать именно эти показатели.

Если у вас есть ответы на эти вопросы — отлично, ваш следующий шаг автоматизация системы мотивации.

Если нет, дадим несколько советов:

1. Эффективная система мотивации базируется на том, что сотрудники не просто согласны с ценностями компании, а цели каждого сотрудника и всей организации совпадают. То есть создавая выгоду для компании, работник получает выгоду для себя.
2. Под «выгодой» и «мотивацией» не обязательно имеются в виду материальные блага. Обучение, рост и развитие как личное, так и командное, стимулирует не меньше.
3. Система мотивации должна быть понятной и прозрачной. То есть сотрудник знает из каких показателей складывается его KPI и понимает, почему так. Может самостоятельно проверить результат и следить за ним. Так доверие к мотивационной системе будет максимальным.

Разбираем на примере

Наша фирма занимается разработкой программного обеспечения на заказ.

Задачи в каждом случае разные. То есть это не конвейер, который выдает одинаковые продукты, а индивидуальный подход к проблемам Заказчика.

Для нашей сферы нет каких-то стандартов расчета KPI. И даже состав команды разработки может отличаться в разных компаниях. У нас это: разработчики (веб и мобильные), тестировщики, дизайнер, верстальщик, менеджер проекта (он же аналитик).

Первым делом мы определили, какие показатели важны для компании. Это:

1. Финансовое обеспечение. На показатель влияет и качество работ, и количество, и лояльность клиентов. То есть этот параметр может по разному выражаться в KPI для разных должностей.
2. Развитие сотрудников. Понятно, чем выше уровень квалификации, тем сложнее уровень задач, которые может решать сотрудник, тем быстрее и качественнее будет выполнена работа.
3. Командная работа. Так как разработка сложного программного комплекса невозможна силами одного человека, слаженная работа команды — важный для нас критерий.

Далее прописали, как каждый из этих показателей может выражаться для определенной должности. Например, для разработчика получилась такая картина:

1. Финансовое обеспечение состоит из двух частей:

• выполнение определенного количества оплаченных Клиентом работ в неделю;
• отсутствие возвратов, то есть задача закрыта без ошибок, ведь в противном случае, разработчик тратит на нее не оплаченные Заказчиком часы.

2. Развитие сотрудников — прохождение обучающих курсов, выступление на TFG (Time For Grow — так мы называем свои внутренние образовательные митапы).

3. Командная работа — сдача командой спринта вовремя.

Собираем формулу KPI

Итак, показатели определены. По 2 и 3 пунктам все понятно: мы можем просто отмечать каждый случай прохождения обучения и каждый вовремя сданный спринт вручную.

Для 1 пункта нужна специальная программа, в которой будет фиксироваться время выполнения задачи и возвраты. Это не стало проблемой, многие IT-фирмы ведут учет своих задач в таск-трекерах, где есть такие возможности. Мы уже несколько лет работает в системе Redmine.

Осталось определить план по трудозатратам. Его мы получили путем вычета из 40 рабочих часов (в неделю) время на отдых, коммуникации, обучение и внутренние задачи.

Собираем итоговую формулу расчета KPI. В зависимости от того, насколько важнее один или другой пункт, можно дать параметрам разный вес.

Наш «прайс-лист»:

• достижение и перевыполнение плана дает от 10 до 30% прибавки
• возврат задачи с ошибкой: — 0,25%
• обучение или выступление на TFG: + 3%
• вовремя сданный спринт: + 2%

Осталось настроить все расчеты в Excel-таблице и готово!

Советуем объявить первые месяц-два «тестовым периодом». Чтобы убедиться, что все цифры, в том числе размер вознаграждения определен правильно. И система мотивации работает в нужном направлении.

Переходим к автоматизации

Полученный алгоритм расчета эффективности сотрудников мы тестировали несколько месяцев. Затем началась автоматизация системы мотивации.

Переносим расчеты из Excel-таблицы во внутреннюю систему учета. Уже реализовали интеграцию с Redmine — так мы получаем данные о фактических трудозатратах, количестве возвратов и попадании спринта в дедлайн автоматически. Это уже бОльшая часть данных!

Осталось добавить информацию по обучению и собрать все расчеты в единую таблицу.

Для сотрудника сделали личный кабинет, где он сможет следить за своим KPI.

Вывод

Автоматизация системы мотивации, как и автоматизация других сфер, всегда должна начинаться с аналитики!

Нужно разобраться во «внутренней кухне», знать, чего вы хотите достичь, и понять, каким способом можно это сделать.

Иначе процесс может затянуться на месяцы и даже годы, потребовать существенных финансовых вложений, а результат можно так и не получить.