Коммуникации в онлайн–команде

Привет, Спарк! Этот лысый человек на фото — я, Сергей Иванов :) Будем знакомы!Я уже 2 года работаю полностью в онлайне. И мне есть, что интересное и полезное, я надеюсь, сказать тусовке технологических проектов. Сегодня поговорим о трёх главных этапах в работе моей онлайн–команды по разработке сайтов — сбор сведений от клиента, постановка задач и ведение проектов.

Сбор сведений от клиента

На этом этапе, важно правильно понять то, что нужно клиенту. Ведь не всегда «хочет» = «нужно». Здесь нужно уловить тонкую грань и сделать проект, которым клиент будет эффективно пользоваться, а не просто помучается с ним и забросит.

Определить цели и задачи клиента на расстоянии, довольно-таки сложно. Разница во времени может быть 1 час, а может — целых 7. Трудно проконтролировать заполнение брифа клиентом, когда у тебя на часах 02:00, а у клиента только рабочий день закончился. Поэтому я даю несколько онлайн-брифов. Первый — для общего знакомства с бизнесом клиента, его ЦА, продуктом, поставленными целями и так далее.

Бриф заполнен, ура! Я уточняю всё, что не понятно, задаю дополнительные вопросы, советую решение проблем и примерно описываю решение задач. Если всё решено на этом этапе, то в бой идет второй бриф — уточняющий. Здесь мы с клиентом, уже вместе, конкретизируем все задачи по проекту, структуру сайта, дизайн и так далее.

Важно! Нужно настоятельно просить клиентов максимально подробно заполнять бриф. Ответ на вопрос о ЦА не может быть: «М и Ж. От 3 до 90 лет.» Такие ответы на бриф значат, что клиент ничего не знает о своём бизнесе и, скорее всего, придется «выжимать» из клиента информацию. Но иногда её просто никто не знает…

Я для брифов перебрал кучу софта. Пробовал обычные документы в Word, Excel, Google Forms и разные онлайн-сервисы для брифов. В итоге остановился на Typeform. Главная причина — фокусировка на одном вопросе. Выглядит это вот так. Кроме главного вопроса больше ничего не отвлекает.

Интересное наблюдение. В брифах довольно-таки много вопросов и люди их готовы заполнять только, если понимают важность этого и им нужен результат.Я на странице в Facebook проводил конкурс на бесплатный UX–аудит главной страницы. В итоге заявок было не мало, но каждый третий человек отсеялся на этапе с брифом, потому что ради «халявы» не захотел тратить время :)

В конце этапа, я собираю все данные от клиента в одной файле, чтобы вся команда могла им воспользоваться. Если у нас в работе не огромный корпоративный портал, с кучей ролей на сайте или другой сложный проект, то мы не пишем типичное ТЗ. Нам хватает тезисного описания требований, которые мы с клиентом вывели во время общения. Обычно, это документ в Evernote или Google Docs

Постановка задач

Мы в команде перепробовали кучу сервисов для совместной работы. Большинство оказались слишком сложными в восприятии, тем более, что мы к каждому проекту активно подключаем клиента. Наш выбор остановился на Trello здесь всё оказалось интуитивно понятно. Тарифа «Gold» хватает для 100% наших задач, тем более, что он дается бесплатно, на месяц, при приглашении человека. Наш бесплатный тариф уже активен на год вперед :)

Вот по такому алгоритму мы ведем задачи в Trello:

Шаг 1

Создаем доску и делаем в ней 4 списка: «Список работ», «В работе», «Тестирование» и «Готово». Одна карточка = одна задача по проекту. Я выставляю для неё срок и добавляю того, кто будет решать задачу.

Шаг 2

Я с командой, работаю в первых двух списках — «Список работ» и «В работе». Как только мы сделали работу и можно её проверять, мы переносим карточку в список «Тестирование».

Шаг 3

Здесь к работе подключается клиент. Он смотрит на результат, если всё хорошо и нет замечаний, переносит карточку в список «Готово» и работа считается принятой. Если замечания есть, то клиент их пишет в комментарии и отправляет карточку в список «В работе».

Лучше один раз увидеть, как говорится, вот ссылка на тестовую доску, тут можно посмотреть, как и что работает в живую.

Все свои личные задачи, я веду в Todoist, здесь я не думаю, что стоит описывать метод работы — это самый обычный список дел.

Мой личный Todoist и командное Trello, связывает Sunrise Calendar. Он бесплатный, удобный, есть на всех нужных платформах и к нему можно привязать многие сервисы и другие календари, если нужно.

Общение в проектах

Я не понимаю всеобщего помешательства студий и агентств на Slack. Мы тоже пробовали построить общение в разных командных чатах, в ВКонтакте и на Facebook, но в итоге остановились на Telegram. Он быстрый, бесплатный, есть отдельный список фотографий, ссылок и файлов в каждом чате. Еще можно обратится к конкретному человеку из чата, набрав перед этим @. Чем не инструмент для общения в проектах?

У нас в команде нет такой должности, как менеджер проектов. Это экономит деньги и время, как нам, так и клиентам. Мы создаем в Telegram для каждого проекта отдельный чат. Всё общение клиент ведет на прямую с тем членом команды, который в данный момент работает над проектом. Естественно, под моим контролем, но я не вмешиваюсь в процесс, если это не нужно. А это не нужно в 95% случаев.

На этом всё. В следующих статьях я планирую рассмотреть более глубокие и сложные этапы, такие как найм персонала, общение с клиентом до начала работы и ведение его после завершения проекта, позиционирование, продажи и так далее.

Если вы хотите, чтобы я рассказал о какой-то теме или процессе в онлайн–команде, пишите в комментариях. Я готов отвечать на все вопросы!