Как «Логема» еженедельно экономит 5 часов HR, «подружив» Битрикс24 и HeadHunter
Ранее мы писали про отдел продаж, который настолько привык обрабатывать лиды и работать с задачами в Битрикс24, что отрицает существование других сервисов. А все новые каналы продаж можно подключить посредством стандартных настроек или по API к Битрикс24 и навертеть там нужный полезный функционал.
Аналогичный опыт мы масштабировали на HR-направление, конкретно на процессе работы с откликами.
1. Предыстория: почему мы заморочились с интеграцией HeadHunter и Битрикс24, когда в ЛК сервиса всё есть
В инхаус-команде HR решает вопросы не только поиска-найма кандидатов, но и 10+ других задач. Битрикс24 позволяет «упаковать» найм сотрудников в единый процесс с системой уведомлений на всех этапах. Для HR это типа дорожной карты. На этапе оформления и адаптации сотрудников к этому процессу подключается бухгалтер и офис-менеджер — с помощью уведомлений в Битрикс24 они узнают, когда этот момент настал.
Автоматизация отбора кандидатов поможет не просто сэкономить время, но и настроить этапы воронки наймы под HR.
Для «Логемы» HeadHunter — основной канал поиска новых специалистов:
- 95% — находят наши вакансии на hh.ru;
- 4% — откликаются через форму обратной связи на нашем сайте;
- 1% — находят вакансии на сайтах-агрегаторах и пишут нам на email или в Телеграм-бот .
Мы стараемся максимально оптимизировать рабочий процесс сотрудников и практикуем принцип «одного сервиса», в котором можно работать с входящими обращениями (лидами, откликами на вакансии, предложениями о сотрудничестве), с задачами и документами, коммуницировать с сотрудниками.
Веские причины интеграции HeadHunter с Битрикс24
В случае с HR нужно было систематизировать поток входящих откликов с hh.ru, чтобы узнавать о новых кандидатах в Битрикс24. Когда за рабочую неделю прилетает пара десятков откликов — это не кажется проблемой. Но в инсайдерской информации от нашего HR фигурирует цифра до 100 откликов в неделю. И это только верхушка айсберга.
Причин «подружить» Битрикс24 и hh.ru гораздо больше:
1. Автоматизация процесса найма и повышение его эффективности.
Пока HR проводит собеседование с кандидатом, в воронке «Отклик соискателя» копятся новые резюме.
2. Централизованное хранение данных кандидатов с их резюме.
База с данными всех кандидатов хранится в Контактах.
3. Экономия времени HR на переключение между сервисами HeadHunter ⇆ Битрикс24.
Работать со всеми рабочими задачами в одном сервисе очень удобно и продуктивно.
4. Использование привычной воронки HR, где есть ключевые этапы: от отбора до адаптации нового сотрудника в компании.
На hh.ru не предусмотрен этап адаптации сотрудника, а это важный финальный этап найма, который позволяет понять, насколько успешно новый сотрудник освоился в компании.
5. Контроль отбора и найма кандидатов более прозрачный и удобный.
Функционал HeadHunter стандартный (но не гибкий!), подходит для отбора кандидатов — до этапа найма и адаптации сотрудника. Там нет системы уведомлений — эту информацию надо держать в голове, в Excel, в календаре или в каком-то другом сервисе.
В Битрикс24 настроены необходимые этапы воронки для HR, а роботы помогут не забыть завершить каждый этап в срок.
6. Выстраивание эффективного взаимодействия HR с другими отделами.
В Битрикс24 мы настроили систему уведомлений для HR в зависимости от задач на том или ином этапе найма: не забыть связаться с кандидатом, в срок провести интервью и вовремя подключить к процессу найма бухгалтера и офис-менеджера. И это только часть настроенных роботов в Битрикс24.
7. В «Логеме» единая система работы для сотрудников в Битрикс24.
Все бизнес-процессы настроены для удобства сотрудников и во благо экономии их времени.
Спойлер: на все настройки потратили 5 часов. Ежедневная экономия времени HR — 1 час.
2. Настройка интеграции Битрикс24 и HeadHunter
Признаемся честно: супер простой интеграции Битрикс24 с HeadHunter в один клик нет. Предстоит поколдовать с выгрузкой резюме в Карточку Контакта и разгадать головоломку, как сделать так, чтобы ЛИДы с hh.ru не попадали в CRM отдела продаж и не искажали отчетность и аналитику. Хорошая новость — всё решаемо за 1 рабочий день.
А теперь о самом процессе интеграции: понадобится российская учетная запись hh.ru и аккаунт Битрикс24 с правом доступа Интегратор/администратор. Далее специалисты «Логемы» сделали следующее:
- Установили приложение hh.ru из Битрикс24 Маркета. Для пользования приложением требуется оплатить подписку на Маркет в Битрикс24;
- Настроили выгрузку резюме в Карточку Контакта (Кандидата) в формате pdf;
- Настроили бизнес-процесс: когда приходит лид с hh.ru, создается Карточка Контакта и новый отклик кандидата вместе с резюме попадает в воронку «Отклик соискателя»:
- Настроили бизнес-процесс, в рамках которого удаляется ЛИД из CRM, если успешно создана Карточка Отклика в воронке HR «Отклик соискателя». Это позволяет на засорять воронку лидов отдела продаж и не искажать отчетность и аналитику по лидам:
- Настроили бизнес-процесс, который из карточки ЛИДа файл с резюме кандидата из таймлайна передаёт в Карточку «Отклик соискателя» (воронка HR) отдельным полем:
- Настроили воронку для HR с основными этапами:
— подбор персонала: этап «Новый кандидат»;
— отбор кандидатов: этап «Интервью проведено»;
— приём на работу: этап «Предложение о Работе»;
— адаптация в «Логеме»: этап «Подготовка к выходу Нового Сотрудника», «Первый рабочий день», «Второй рабочий день», «Адаптация».
Для компаний, которые активно используют HeadHunter для поиска новых сотрудников, интеграция с Битрикс24 упрощает и автоматизирует процесс найма. HR работает с удобной воронкой, в которой отражен полный цикл — от первого касания с резюме кандидата, до адаптации в компании. Если в будущем потребуется, воронку можно масштабировать, например, добавить новые этапы отбора кандидатов или докрутить систему уведомлений, например, если в процесс найма должен подключаться еще один сотрудник. Кроме того, инструменты CRM помогают собрать нужные данные кандидата, а система уведомлений (роботы) — автоматически подключает других ответственных коллег и напоминает HR о предстоящих задачах. Всё оптимизировано и автоматизировано. Битрикс24 можно назвать идеальным рабочим местом для HR, которое настраивает на эффективный найм.
3. Раздел «Отклики» на HeadHunter VS Воронка «Отклик соискателя» в Битрикс24
Сравнили процесс работы с откликами с hh.ru через личный кабинет сервиса и через Битрикс24. Выделили функционал, который есть в Битрикс24 и он делает работу HR эффективнее. Спойлер: в неделю можно сэкономить 5 часов, в месяц — 20 часов. Если использовать Битрикс24 в работе.
3.1. Работа с HeadHunter через личный кабинет сервиса
- Новые отклики на вакансию попадают в папку «Все неразобранные»;
- Если резюме подходит, оно попадает в папку «Подходящие отклики»;
- Если резюме, не на 100% подходит, оно перемещается в папку «Подумать»;
- Далее резюме сортируется в зависимости от этапа отбора кандидатов: «Интервью», «Предложение о работе», «Выход на работу», «Отказ»;
- Понравившиеся резюме попадают в папку «Выход на работу», остальные — в папку «Отказ».
3.2. Работа с HeadHunter через Битрикс24
- Когда приходит лид с hh.ru, создается Карточка Кандидата, в ней прикрепляется резюме в отдельное поле;
- Новый отклик кандидата вместе с резюме попадает в воронку HR «Отклик соискателя»:
- Если кандидат подходит, HR «прогоняет» его по этапам воронки — «Интервью проведено», «Предложение о работе»;
- Если кандидат не подходит — HR завершает работу с откликом;
- Подходящий кандидат получает оффер и попадает на этап «Предложение о работе»;
- На этапе «Подготовка к Выходу Нового Сотрудника» к процессу подключаются сотрудники смежных отделов: в Битрикс24 автоматически создаются задачи на подготовку рабочего места для офис-менеджера и подготовку трудового договора для бухгалтера;
- На этапах адаптации система уведомлений напоминает HR, о чем нужно проинформировать/что показать новому сотруднику;
- Настроенная система уведомлений (роботы) на каждом этапе воронки помогает HR автоматизировать рутину, контролировать сроки найма и адаптации сотрудников;
- Воронка HR в Битрикс24 позволяет отслеживать отклики из других источников: ВКонтакте, Telegram, сайт:
3.3. Сравнение функционала ЛК HeadHunter и Битрикс24
Результат интеграции Битрикс24 с HeadHunter
Для компаний, которые работают в экосистеме Битрикс24 и используют hh.ru для поиска кандидатов, настройка интеграции — важный шаг к автоматизации. Полный цикл найма и адаптации сотрудника.
Теперь HR «Логемы» ежедневно:
- экономит 1 час в день на отбор кандидатов;
- использует привычную воронку найма, на которой отражен полный цикл по привлечению новых сотрудников в компанию — от сбора резюме до адаптации на рабочем месте;
- использует единую базу кандидатов, которая автоматически пополняется, когда в воронку HR попадает новый отклик;
- эффективно взаимодействует со смежными отделами, которые участвуют в процессе оформления и адаптации нового сотрудника в компании (бухгалтер и офис-менеджер);
- четко контролирует сроки найма и отбора кандидатов;
- продуктивно проводит адаптацию сотрудника на новом рабочем месте.
При этом Битрикс24 автоматически пополняется новыми контактами кандидатов и формируется база для HR на будущее.
Мы сейчас активно набираем новых сотрудников и с каждым новым откликом на вакансию процесс отбора становится все более трудоемким. В какой-то момент мы столкнулись с тем, что обрабатывать сотни заявок в неделю в HeadHunter не очень удобно. Нужен был сервис, который позволит систематизировать отклики и хранить информацию о кандидатах в одной CRM. Битрикс24 позволяет удобно сортировать отклики в зависимости от этапа отбора. Плюс не нужно держать в голове, что нужно сделать по новым сотрудникам — сервис автоматически напоминает об этом. Такая автоматизация значительно упростила процесс отбора и позволила сосредоточиться на поиске лучших специалистов в «Логему».
