Наша цифровая трансформация прямо сейчас
Мы знали, что некоторые процессы в нашей управляющей компании сделаны немного криво. На данный момент мы выделили две основные проблемы, на решении которых мы сконцентрируемся:
1) Нам не хватает НОРМАЛЬНОГО трекера задач.
Мы всегда были компанией на 90% работающей в гугл-таблицах. Там мы вели учет, отчеты, списки задач, графики работы и вообще все.
Но касаемо задач — они не всегда фиксировались в таблице, что-то передавалось в личных сообщениях. Бывало происходило обсуждение задачи, которая должна быть выполнена через месяц и за это время забывалось то, что обсуждалось. Найти переписку в живом, постоянно движущемся чате было хоть и возможно, но занимало время.
Также была постоянная проблема с приоритетностью задач. В общем, если коротко, то коммуникация внутри команды никогда не была нашей сильной стороной. Было принято несколько попыток это изменить, но всегда находились задачи важнее и в итоге мы откатывались на прежний уровень.
Но! Рано или поздно приходит бесповоротный момент осознания. Когда ты понимаешь — нет, мы должны вырасти в этом аспекте. Это сильно ускорит нашу работу.
Так мы начали присматривать подходящий трекер задач.
На ум сразу приходит TRELLO, но с этим сервисом существует ряд очевидных проблем, так что нам пришлось искать наш аналог. И мы его нашли. И он оказался еще лучше.
Теперь контролировать удаленную работу офиса стало намного проще. Задачи не теряются, внутри каждой задачи есть отдельный чат для обсуждения. Руководители могут настроить себе сводку о задачах сотрудников, в которых истек дедлайн. Это удобно, ты видишь, что задача не выполнена в срок и просто спрашиваешь в чате этой задачи почему так вышло.
В общем, кайф. Но нам всем требуется время, чтобы полностью освоить работу в этом трекере. Этим мы сейчас и занимаемся.
2) Финансы в гугл-таблицах
На самом деле мы знаем множество компаний ведущих учет финансов через таблицы. Внутри компаний разрабатываются очень сложные таблицы с миллионом формул, это вполне может заменить программное обеспечение. В последний раз нам показывали одну из таких таблиц в компании, где работают больше 100 сотрудников. Это уже даже не таблица, это полноценный софт! Но мы решили, что нам хочется больше банковских интеграций. Например:
Рабочая карта, с нее совершен платеж на 1000р. Бухгалтер должен зайти в таблицу и выбрать карту, с которой был произведен платеж, отобразить в таблице сумму и тд.
Но зачем делать это вручную, если можно пользоваться программой, которая интегрирована с банками. Она сама будет видеть каждый ушедший платеж с карты и все, что будет нужно — это лишь написать на что была потрачена каждая сумма.
В общем вариантов тут тоже достаточно много. И кстати это еще упрощает формирование отчетов типа ДДС (движение денежных средств) и ОпИУ (отчет о прибылях и убытках), которые мы делаем каждый месяц вручную. А так программа будет делать их самостоятельно на основании наших платежей.
В общем, это сильно упрощает работу, но решение это не из дешевых. На данный момент мы выбираем между двумя софтами.
Но тут еще проблема — а с какого месяца начать вбивать платежи? Нужно ли забивать старые платежи? Иначе у нас будет старая информация в таблицах, а новая информация — в программе. Как сравнивать эффективность по месяцам? Открывать и таблицу, и программу одновременно и смотреть?
Сложнааааа. Любимые сотрудники, пожалуйста, не читайте следующее предложение...
Возможно нам придется вбивать платежи за весь год..... Это работа на месяц.
В общем, все это — сложный процесс нашей трансформации. Придется перелопатить много процессов, тысячу раз ошибиться, но оно того стоит.
Надеемся, что стоит))
