Как ИП правильно трудоустроить сотрудника

Что нужно знать о трудоустройстве

Чтобы избежать проблем, правильно оформляйте каждого сотрудника. Автор Базы Знаний МБК Нелли Багинян делится подробностями.

Официально трудоустроенные работники получают зарплату, отпуск и больничные. Выстраиваются прозрачные отношения, при которых меньше поводов для конфликтов и претензий.

Попытки сэкономить за счет серых схем обойдутся дорого. За нарушение оштрафуют на 5000 ₽, а во второй и последующие разы — на 30 000–40 000 ₽. К этому добавят 40% от неуплаченных налогов и взносов.

Кроме штрафов, нелегальное трудоустройство привлекает внимание налоговой и ГИТ. Начнутся проверки, требования пересчитать выплаты за прошлые периоды. А при крупных суммах грозит уголовная ответственность за уклонение от уплаты налогов.

Чтобы ускорить развитие бизнеса, привлекайте заемные средства. Пользуйтесь услугами профессиональных брокеров, чтобы получать деньги на выгодных условиях.

Шаг 1. Составьте штатное расписание

Перед приемом сотрудника определите, какую роль он будет выполнять. Для этого составьте штатное расписание (ШР), чтобы зафиксировать должности, отделы и оклады.

Чтобы составить расписание, возьмите унифицированную форму Т-3. Закон не запрещает разрабатывать ШР в свободной форме: таблица с должностями, количество ставок, оклады и надбавки.

Штатное расписание утвердите внутренним приказом, чтобы закрепить список должностей и окладов. Если будете менять ШР — открывать должности или корректировать зарплаты — сделайте новый приказ и работайте дальше.

Шаг 2. Получите документы от кандидата

Чтобы принять сотрудника на работу, запрашивают паспорт, СНИЛС и трудовую книжку или электронные сведения о трудовой деятельности.

Если работа связана с профессиональными навыками, запросите диплом, свидетельство о квалификации или иной документ об образовании. У сотрудников общепита, торговли или сферы услуг проверьте медицинскую книжку. Если работаете с детьми или в сфере охраны, понадобится справка об отсутствии судимости.

Если работа предполагает дистанционный формат, оформите сотрудника онлайн с его согласия. Документы отправьте в электронном виде, договор подпишите электронной подписью.

Запрашивайте то, что требуется по закону или связано с работой. Лишние справки или ненужные бумаги создают напряжение и отпугивают кандидатов.

Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами

Заранее ознакомьте сотрудника с внутренними правилами компании, как устроен рабочий процесс, чтобы избежать споров и недопониманий.

Для этого разработайте и покажите правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В них отразите режим работы, порядок отдыха, правила оплаты. Эти нормы как инструкция, которая помогает сотруднику быстро влиться в коллектив и адаптироваться к процессам.

Иногда вместе с ПВТР показывают другие документы, которые относятся к конкретной работе. Например, правила охраны труда, положение о работе на удаленке или инструкции по безопасности. Если должность связана с материальной ответственностью, показывают нормы работы с имуществом.

Ознакомьте работника с правилами до начала работы и под роспись. Без росписи считают, что сотрудник не знает правила. При конфликте это обернется для вас сложностями.

Шаг 4. Заключите трудовой договор

Договор оформляют в письменной или электронной форме. Делают два экземпляра — один для работника, другой остается у вас. Каждый подписывает свою копию.

Сделайте это в течение трех рабочих дней, когда работник приступит к выполнению обязательств. И получите согласие на обработку персональных данных — без этого не сможете упоминать человека в учете, служебных документах и отчетах.

В договоре прописывают основные условия работы по ст. 57 ТК РФ:

1. имя сотрудника и ваши данные;
2. паспорт и СНИЛС;
3. откуда и когда начинается работа;
4. должность из штатного расписания;
5. функции, режим работы, оклад и доплаты;
6. гарантии и компенсации, если работа связана с опасными условиями.

Если сотрудник работает дистанционно, пропишите это в договоре. Укажите, что его рабочее место — по адресу проживания. При необходимости добавьте другие условия: испытание, дополнительные льготы, страхование, соцпакет — все, что не ухудшает положение сотрудника.

Шаг 5. Выпустите приказ о приеме на работу

Чтобы закрепить факт приема на работу, оформляют приказ. Законы этого не требуют, но предприниматели продолжают работать с ними, чтобы поддерживать порядок в документах.

В приказе дублируют ключевые условия договора: должность, дату начала работы, размер оклада. Работник ставит в приказе подпись, а у вас появляется еще одно подтверждение, что все оформлено правильно.

Приказ делают в свободной форме или используют типовую форму Т-1 (Т1а — если принимаете 2 и более сотрудников сразу). Главное, чтобы он отражал условия договора.

Приказ не добавляет обязанностей, а делает кадровые документы прозрачнее. Если возникнут вопросы у сотрудника или проверяющих, будет подтверждение, что все сделали по правилам.

Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку или ЕФС-1

Заключительный этап — внесение сведений в трудовую историю сотрудника. Если работник продолжает вести бумажную книжку, добавьте запись на свободной странице.

Затем подготовьте подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» единого отчета ЕФС-1 и отправьте в Социальный фонд России (СФР) не позже следующего рабочего дня после трудоустройства. Если опоздаете, получите штраф 500 ₽ за каждого человека.

После сдачи первого ЕФС-1 вас автоматически поставят на учет как работодателя. Отдельно регистрироваться и подавать заявление не нужно.