Как автоматизировать подбор персонала и снизить текучесть кадров: кейс продуктовой сети

Российский бизнес теряет миллиарды рублей на текучести персонала. По оценке Deloitte, в 9% компаний каждый год сменяется более 30% сотрудников, а недавнее исследование Antal показало, что выше всего этот уровень в сфере розничной торговли, где за год может смениться до 48% всех сотрудников компании. Поиск, отбор, оформление, обучение и адаптация новичков — за все это приходится платить. Решением проблемы текучести мог бы заняться отдел кадров, но он вечно загружен освободившимися вакансиями. Выбраться из этого замкнутого круга не так уж просто.

Недавно мы вместе с клиентом опробовали инструмент, который позволяет снизить нагрузку на отдел кадров за счет автоматизации самых трудозатратных рутинных этапов подбора персонала. За один день были обработаны контакты 315 людей, заинтересовавшихся вакансией, дозвониться удалось 205 кандидатам, а 57 из них в итоге вышли на работу. Конверсия — почти 28%. Причем весь процесс от первичного анкетирования до обратной связи настраивается в едином интерфейсе.

А теперь подробнее.

Как работает автоматизация подбора персонала

Быстрорастущей сети продуктовых магазинов надо было организовать систему подбора персонала — причем не только перекрыть отток сотрудников, но и оперативно закрывать вакансии в новых точках. Базу контактов собрали по откликам на вакансии на работном сайте, а обзвон и анкетирование кандидатов доверили голосовому боту. Для этого сотрудник подготовил текст обращения и загрузил базу контактов в конструктор сценариев для IVR.

Если человек подтверждает свой интерес к вакансии, робот переходит к базовому анкетированию. В обычной ситуации звонок от бота может вызвать у человека негативную реакцию, но у соискателя, который заинтересован в вакансии, есть мотивация дослушать сообщение и выполнить инструкцию. Вопросы для базового анкетирования предварительно загружаются в систему. IVR Kit работает по принципу конструктора — любой сотрудник может сам построить сценарий взаимодействия бота и соискателя. Когда кандидат отвечает на вопросы, робот переводит ответы в текстовую форму и импортирует их в CRM или обычную таблицу.

Зачастую кандидаты уходят к первому же рекрутеру, так что важно раньше других вступить в контакт с соискателем. Машина может обработать до 300 контактов в минуту, и на выходе сотрудник отдела кадров получит таблицу с данными целевых кандидатов, которых можно приглашать на очное собеседование. Причем приглашения тоже высылаются автоматически. В систему вводится время и место, и отобранные кандидаты получают СМС или письмо с приглашением.

Через некоторое время бот перезванивает кандидату и уточняет, все ли его устраивает. Если дата или время не подходят, робот может предложить альтернативу или оставить пометку для рекрутера — все это настраивается в конструкторе IVR. Когда время встречи согласовано, остается только напомнить кандидату накануне и уточнить его планы. Для этого сотрудник отмечает в системе необходимость и график напоминания — и робот принимается за обзвон.

Если в планах есть изменения, информация отображается в CRM, и рекрутеру не приходится напрасно ждать соискателя на собеседовании.

Автоматизировать можно и обратную связь с кандидатами, которые не прошли отбор. Это не самая приятная обязанность кадровика, к тому же огорченные отказом кандидаты нередко очень негативно реагируют на обратную связь. Чтобы запустить оповещение, достаточно составить текст и поменять статус кандидата в системе.

Как снизить текучесть кадров

Использовать конструктор IVR можно далеко не только для подбора персонала. Когда сотрудники набраны, основная задача — их удержать. Автоматизация рутинной части найма позволяет отделу кадров плотнее заняться решением внутренних проблем.

Чтобы предотвратить частые увольнения, надо оперативно выяснять и устранять причины недовольства. Для этого, например, проводят регулярные опросы сотрудников, а при увольнении — exit-интервью. Проблема в том, что опрос отбирает у кадровика много времени, которое дорого обходится компании (одна минута среднего кадровика может стоить до 10 рублей, а опрос может длиться и час). К тому же опросы зачастую проводят на бумажных носителях, и систематизировать данные поэтому достаточно сложно. С помощью голосового робота можно снизить стоимость проведения опросов в два раза, а также организовать передачу и хранение данных в CRM или таблице в формате, удобном для анализа. По этим данным, в свою очередь, можно сформулировать рекомендации, которые помогут сократить количество увольнений.

Узнать больше о нашем конструкторе сценариев для IVR вы можете, позвонив по телефону 8(800)-505-81-32