Как увидеть сильные и слабые места в компании?

1. Необходима четкая структура бизнеса.

Чтобы видеть зависимость отделов друг от друга, нужно понимать, как работает компания, а это невозможно без понятной организующей схемы. В идеальном случае для работы со статистиками необходимо выстроить 7 отделений и 21 отдел. При помощи данной технологии создается поток производства, и между подразделениями, которые кажутся разрозненными и живущими собственной жизнью, появляется связь.

Например, чтобы производственное отделение работало без перебоя, в него должно поступать достаточно заказов из отделения продаж. Чтобы у торговых менеджеров была работа, отдел маркетинга обязан обеспечивать приток новых обращений. Не стоит забывать и о снабжении, которое должно вовремя привозить нужное сырье, закупая его на деньги, поступающие от продаж. Таким образом, вы вычленяете необходимые подразделения, сотрудники которых работают на общий результат.

Когда структура бизнеса стала понятной, можно переходить к внедрению статистических показателей в отделах.

2. Для каждого подразделения нужен один главный показатель.

От каждой структурной единицы в бизнесе требуется конкретный ожидаемый результат. Если обратиться к примеру выше, то:

• отдел маркетинга обеспечивает определенное количество потенциальных клиентов;
• отдел продаж генерирует определенную сумму от реализации товаров;
  
• финансовый отдел распределяет средства компании так, чтобы были выполнены все обязательства и учтены приходы и расходы;
  
• отдел производства занимается выработкой продукции, достаточной для всех клиентов;
  
• отдел снабжения закупает сырье нужного количества и качества и т.д.
  

Таким образом, за каждым отделом компании можно закрепить один главный результат и один статистический показатель, который затем отобразиться в информационном центре организации.

3. За каждой статистикой должен быть закреплен ответственный.

Разумеется, статистику кто-то должен вести. Логично закреплять главный показатель отдела за его начальником, мотивируя его следить за данным изменением и держать руку на пульсе работы в подразделении.

Большой ошибкой будет найти в компании «ответственного за все статистики» сотрудника и вменить ему в обязанности сбор разработанных показателей для ИЦО. Это чревато внутренними конфликтами и отсутствием дисциплины в работе над ростом показателей внутри подразделений.

Кстати, при работе с модулями Октобит24 собирать статистики отделов удобно в «Рабочем отчете». С его помощью, не отходя от рабочего компьютера, начальники отделов будут отправлять свои показатели вместе с общей отчетностью по работе.

Собираем данные для ИЦО

Предоставленные данные должны стекаться в единую картинку, которую будут анализировать руководители и владелец. Этим местом становится «Информационный центр организации» — модуль Октобит24, связанный с рабочими отчетами и статистиками сотрудников.

Сюда как на приборную панель необходимо добавить по одному главному показателю от всех подразделений. Например, если в компании внедрена классическая оргсхема, то в ИЦО будет 21 статистика. При этом, фильтр, установленный в модуле, достаточно гибкий для того, чтобы его менять с течением времени, так как по нашему опыту сразу установить конечное количество нужных статистик вряд ли удастся.

Регулярно анализируем изменения

Статистика работает, когда изменения отслеживаются с определенной периодичностью. Наиболее комфортный период для анализа — неделя. За это время в подразделениях происходят определенные изменения, которые видны в информационном центре организации с помощью графиков.

Падение показателей в одном отделе будет грозить снижением производительности в последующих. Этот момент необходимо вовремя отследить и поработать над устранением узкого места в конкретной области.

Например, недостаточный поток новых клиентов поведет за собой снижение объемов продаж, что скажется на количестве денежных средств, снижении объемов производства и закупок.

Именно так при помощи стенда с главными статистиками подразделений или его электронной версии можно видеть сильные и слабые стороны вашего бизнеса. И главное в этом вопросе будет своевременное реагирование на падение определенных показателей, которое позволит вовремя менять ситуацию в компании к лучшему и не допустить общего коллапса.