редакции
Как на мелочах сэкономить 1 млн в год. Кейс IHC-Clinic
Всем привет! Мы делаем сервис по управленческому учету Сегодня расскажем, как помогаем клинике IHC-Clinic экономить 1 млн руб. в год.
- В клинике работают 20 человек.
- Ежемесячный оборот — 2,5 млн рублей.
Excel-таблица понятна только финдиру
Раньше учет в компании велся в Excel-таблице. Она была максимально развернутой: в ней велись и кредиторка, и дебиторка, и продажи, и клиенты, и возвраты. Ежедневно финансовый директор сводила баланс и отправляла таблицу учредителю и директору. Это был трудоемкий и сложный процесс, включающий в себя человеческий фактор: случались ситуации, когда ошибочно вносились данные, и это существенно осложняло ежедневное сведение баланса.
Комментирует финансовый директор компании Наталья Смирнова:
«Когда баланс не сходился, я подолгу искала ошибки, не всегда их удавалось отследить, приходилось тратить много рабочего времени. А время — деньги»
Руководитель и учредители не всегда могли разобраться в таблице.
«У них другие компетенции, другие дела, зачастую не хватало времени объяснить им все нюансы финансовых документов, которые бы позволили им разбираться в таблице и принимать верные для развития компании решения»
А поскольку разбираться в финансовых отчетах нужно было ежедневно, было принято решение автоматизировать и упростить финансовый учет.
«Руководитель прислал мне несколько вариантов сервисов для управленческого учета, предложил выбрать оптимальный. Я остановилась на ПланФакте, потому что посчитала его максимально адаптированным и понятным для людей без финансового образования»
Рабочий день начинается с ПланФакта
Компания IHC-Clinic пользуется сервисом ПанФакт с апреля 2021 года. Финансовый директор по-прежнему заносит необходимые данные, но теперь руководство с легкостью в них ориентируется:
«Руководитель начинает свой день с просмотра графиков, диаграмм и показателей в ПланФакте. Для него визуальная подача наших расходов и доходов оптимальна для понимания, он воспринимает ее лучше, чем в форме таблиц. Бывает, что он замечает какие-то перерасходы и нестыковки, передает мне и я дальше с ними разбираюсь»
Результаты
1. Руководство в реальном времени видит и контролирует финансовую ситуацию в компании.
2. ПланФакт помогает экономить 1 млн руб. в год.
«Примеров экономии, на возможность которой указал ПланФакт, достаточно много. Увидели, что в одном из банков обслуживание расчетного счета обходится нам в 24 тыс. руб. в месяц. Сменили тариф „Премиум“ на тариф „Бизнес“, теперь платим 5 тыс. Экономия на одном только банковском обслуживании 228 тыс. руб. в год.
Комиссия за эквайринг была 1,4%, теперь 1%, но только на ближайшие месяцы. Казалось бы, должны получаться небольшие суммы, однако многие клиенты предпочитают платить картой, поэтому при хорошем обороте эквайринг обходится во вполне ощутимую сумму. Мы увидели это в ПланФакте и приняли решение по возможности переходить на систему быстрых платежей. Теперь администраторы предлагают клиентам оплатить услуги таким способом, а клиника экономит на эквайринге порядка 30 тыс. руб. в месяц. А значит — около 360 тыс. в год!
Раньше наш колл-центр находился в отдельном помещении, за аренду которого платили 32 тыс. руб. Посмотрели в ПланФакте, увидели, что эти расходы мы можем скорректировать, перевели колл-центр в помещение клиники и сэкономили на арендной плате почти 400 тыс. в год.
Если брать каждую из статей экономии, кажется, что это мелочи. А на деле выходит почти миллион рублей в год!»
3. ПланФакт помогает регулировать закупку препаратов, избегать «долгих» денег и ускорять оборачиваемость.
«Раньше мы покупали препараты с запасом и они хранились на складе. Иногда срок годности истекал и лекарства приходилось выбрасывать. Сейчас мы строго следим за этим в ПланФакте и покупаем только необходимое количество препаратов, которое точно израсходуем на уже записанных пациентов в ближайшее время»
4. Экономия времени.
«Отчеты формируются автоматически, не нужно вносить данные вручную. По сравнению с ведением и заполнением Excel-таблиц, время экономится существенно»
5. Ведение ПланФакта дисциплинирует сотрудников.
«Мы ежемесячно составляем бюджет на следующий месяц. Дальше все — и снабженец, и главврач, и я как финансовый директор, — следим, чтобы не было перерасходов и все процессы укладывались в заложенную смету»