Как понять, какие инструменты автоматизации нужны бизнесу

CRM-системы, программы бухгалтерского учета и документооборота, системы управления проектами, временем, сотрудниками, интеграционные IT-решения — на рынке тысячи инструментов, которые повышают эффективность бизнес-процессов, уменьшают расходы и хаос в задачах, увеличивают прибыль компании.

Как руководителю или предпринимателю понять, какие решения автоматизации нужны бизнесу? Практическими советами делится Захар Бушуев, сооснователь IT-компании i2crm.

Как понять, что бизнес-процессы пора автоматизировать

О том, что бизнесу пора внедрять инструменты автоматизации, говорят следующие признаки:

1. большие документооборот и база клиентов;
2. компания начинает стремительно расти, и сотрудники не справляются с текущими задачами;
3. на выполнение рутинных задач тратится много времени, приходится привлекать больше специалистов;
4. пробелы в коммуникациях с клиентами: сведения о заказчиках хранятся в разных местах, из-за этого часто теряются;
5. в компании преимущественно ручное управление, из-за этого сложно контролировать бизнес-процессы в отделах и филиалах;
6. часто срываются сроки выполнения задач.

Можно не ждать появления вышеназванных обстоятельств и внедрять автоматизацию в процессы с первых дней работы компании — поэтапно, соотнося целесообразность нововведений с финансовыми затратами на них. Однако автоматизация бизнес-процессов может подойти не всем.

Кому пока не нужна автоматизация

Назовем четыре ситуации, когда с автоматизацией лучше повременить:

• бизнес находится на ранних стадиях запуска. В этом случае стоит сначала упорядочить все процессы, а потом автоматизировать их;

• у компании нет и не будет новых клиентов. Все сведения о них зафиксированы и не требуют доработки;

• бизнес-процессы нестабильны и постоянно меняются. Непонятно, что автоматизировать;

• внедрение автоматизации по затратам превышает ежемесячный оборот компании. Решение нецелесообразно с финансовой точки зрения.

Руководитель или предприниматель должен помнить, что внедрение инструментов автоматизации — не быстрое и затратное мероприятие. Только после анализа бизнес-процессов, финансовых расчетов и формулировки актуальной потребности в IT-продукте рекомендуется начинать этот процесс.

Два вопроса, которые надо решить перед выбором инструментов автоматизации

Итак, вы решили автоматизировать бизнес-процессы компании. Теперь, чтобы выбрать наиболее подходящий инструмент для этого, следует определиться с двумя вопросами:

1. выбрать между «внедрить сразу все» и «внедрить что-то одно»;
2. выбрать между универсальным и индивидуальным IT-решением.

«Внедрить сразу все» или «внедрить что-то одно». В этом вопросе рекомендуем действовать поэтапно. Сначала определите приоритетные для компании бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать, потом проанализируйте эффективность работы нового инструмента, и только после этого принимайте решение о внедрении новых продуктов.

Иногда подключить только один инструмент может быть недостаточно. Например, если в автоматизации нуждается и отдел продаж, и отдел службы поддержки клиентов.

В этой ситуации можно попробовать внедрить сразу несколько алгоритмов, но выделить для этого больше временных, финансовых, технических и человеческих ресурсов. Ориентируйтесь на интересы бизнеса и сотрудников и выбирайте те задачи, которые надо автоматизировать в первую очередь.

Универсальное или индивидуальное решение. Здесь выбор зависит от размера компании. Малому и среднему бизнесу рекомендуем начинать с универсальных решений и не тратить миллионы на индивидуальные проекты.

Обычно типовые IT-инструменты включают в себя базовые опции, которые помогают компаниям автоматизировать основные рутинные задачи: сделки и общение с клиентами, рассылки, документооборот, автоплатежи, бухучет. Почти у любого универсального сервиса есть бесплатный период, чтобы протестировать его и понять, решает задачи компании он или нет.

Крупные компании выбирают индивидуальные проекты, потому что они чаще всего автоматизируют сразу комплекс задач — управление производством, клиентами, проектами, персоналом, логистикой и т.д. Разработать проект «с нуля» затратнее и сложнее, однако когда все процессы будут работать как один механизм, бизнес начнет расти и масштабироваться.

На что ориентироваться при выборе инструментов автоматизации

Повторимся, на рынке сотни решений для автоматизации бизнеса. По классификации чаще всего разработчики делят их в зависимости от процессов, которые алгоритмы берут на себя. Некоторые IT-продукты решают сразу комплекс задач. В таблице собрали наиболее популярные инструменты автоматизации, которые внедряют компании:

В таком многообразии инструментов сложно с первого раза подобрать проверенное решение. В этом вопросе рекомендуем придерживаться четырех правил.

Первое. Внедряйте инструменты автоматизации, которые применяют лидеры вашей отрасли или ниши. Не изобретайте велосипед — смотрите на тех, у кого решения уже работают.

Второе. Сравнивайте схожие IT-решения по характеристикам, стоимости, отзывам.

Третье. Выбирайте инструмент автоматизации с учетом потребностей конечного пользователя.

Четвертое. Выбирайте решение с простым, понятным и удобным для работы интерфейсом. Это также поможет сотрудникам быстрее адаптироваться к изменениям.

Вывод

Планируете развивать бизнес и масштабироваться — внедряйте системы автоматизации. Подключайте решения, когда в этом есть острая необходимость, а затраты на нововведение не превышают доходы компании. Выбирайте тип автоматизации в зависимости от размера бизнеса, а конкретные инструменты — отталкиваясь от потребностей компании и назначения программных решений.