Чему я научился, создав 30’000 слайдов?

В 1993-м выступление директора General Electric Джэка Уэлча перевернуло мою жизнь. Сидя в забитом зале, я грезил о том, как однажды буду с той же харизмой вещать достойные мысли под забойную презентацию. Опыта было маловато, достижений ещё меньше, поэтому начал с освоения PowerPoint.

Компьютеры только появлялись в наших широтах и с титульного листа курсовой, оформленной на слайдах, преподаватель пытался ногтем поддеть фотографию, распечатанную на цветном принтере. Корпоративную жизнь начал анимированной концепцией информационной безопасности, созданной в PowerPoint.

К заседаниям правления, комитетов, совещаниям рабочих групп готовил слайды на пиратской версии софта, злоупотребляя служебным положением – сам «закрывал» прочим доступ к дисководам.

Несмотря на попытки систематизации файлов, быстро накопился раздражающий бардак. Увидев, как в библиотеке подшивают газеты, пришёл к идее создания обложек для вставки регулярных документов:

Теперь, на заседаниях коллегиальных органов, запускал единый файл и демонстрировал очередной проект. При вопросах о прочих активностях переходил между презентациями без суеты и растерянного поиска. К формату привыкли и разрешали отсутствовать, так родилась идея достаточности подачи.

Стал готовить отчёты в двух форматах:

1) Плакатный:

a.слайд = мысль

b.изображение привлекает внимание

c.не повторяю изложенное, а доношу мысли другими словами

d.выводы проговариваю явно:

2)Печатный:

a. на листе 2 – 4 мысли

b. слайд понятен без комментариев

c. пояснения дополняют графики, таблицы, диаграммы

d. выводы собраны в Executive Summary на первых листах:

Для выступлений с проектором использую крупные красивые шрифты с засечками. Иногда набираю текст большими буквами 20-м кеглем, чтобы было видно с задних рядов зала на тысячу человек.

При отправке документов почтой применяю строгие узкие шрифты без засечек. Люблю Arial Narow: помогает уместить на слайде много текста в 11-м размере, что, правда, заставляет руководителей надевать очки.

Типам данных подбираю представления:

• пирог даёт ощущение целостности рассматриваемого ряда и размерности кусков,
• паутинки подсказывают, чем различаются характеристики описываемых объектов,
• таблицы хороши небольшого размера с обязательной нумерацией столбцов и строк,
• гистограммы помогают нормировать данные к 100%, чтобы понять абсолютный вклад:

В далёком 1993-м уважаемый человек, посмотрев мои работы, произнёс: «Аккуратность – черта характера». С тех пор слежу за тем, чтобы элементы не скакали при переходе между слайдами.

Верхний угол позиционирую: х=0,65; y=1,3. Для стандартных презентаций формата 4 к 3 обрамляющую рамки устанавливаю: ∆y=17,25; ∆х =24;17. Широкоэкранную 16 на 9: ∆y =17,25; ∆х =32;6.

Для объёмных документов применяю систему позиционирования, чтобы было легче ориентироваться в «кирпиче» – так называют увесистые тома распечатанных презентаций:

Данные в цифровых таблицах раскрашиваю, используя встроенные средства Excel перед вставкой в PowerPoint. Сложные блоки снабжаю промежуточными комментариями:

Презентации, которые будут смотреть без меня, снабжаю блоками исчерпывающей теории:

Подаваемое собственникам, упреждаю рекомендациями сразу же после титульной страницы:

Когда говорят, что чего-то нельзя сделать в PowerPoint – улыбаюсь: дело не в инструменте, а в степени владения им. Лидер рынка коммерческой недвижимости заказал описать процессы? Пожалуйста:

Сделать рассчитываемое на лету коммерческое предложение с коррекциями при клиенте? Запросто:

Применим ли PowerPoint для частного бизнеса? Судите сами – за последние 1’400 дней только для Школы траблшутеров я создал 14’000 слайдов, хотя за 20 лет корпоративного бизнеса лишь 16’000.

Презентации должны заводить, манить и увлекать:

Заметили, как слева взлетает ракета знаний, чтобы пристыковаться к растерянной орбитальной станции?

Советы дочитавшим:

1) Не используйте стандартный шрифт Calibri в типовом 18 кегле – выдаёт слабое знание PowerPoint.

2) Не используйте эффекты анимации без крайней необходимости, если вы не мультипликатор.

3) Нарезайте презентацию равными разделами – проще хронометрировать и рассказ покажется сбалансированным.

4) Дважды произносите название презентации – первый, чтобы на вас обратили внимание, второй – чтобы начали слушать.

5) Начните с рассказа о себе и профессиональном опыте, чтобы слушатели понимали, кому внимают.

6) После каждого раздела опрашивайте зал о наличии вопросов и, если позволяет время, отвечайте – не накапливайте груз скептицизма.

7) Последним слайдом предъявите контакты и способ связи с вами, ведь целью было не «рассказать», а продолжить или завязать сотрудничество.

В рамках компании или стартапа накапливайте презентации в обложку, чтобы иметь под рукой единственный, но самый важный файл. Подобный подход помог мне написать 30 книг за 180 дней в первой половине 2019: открыл обложки и описал 750 презентаций, любовно накопленных за 26 лет.

Олег Брагинский https://www.facebook.com/obraginsky,

Основатель «Школы траблшутеров» [https://braginskyoleg.com]