Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
1 556 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Word для автоматизации бизнес-процессов и не только

Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский о том, как использовать все возможности Word и кастомизировать программу под себя.

В середине 1990-х писал на ассемблере BrEd – хакерский редактор с вычислениями в тексте, растягивающимися псевдографикой таблицами и поддержкой макросов. Пользователи выдвинули две претензии: странное название и несуразные сочетания клавиш для большинства привычных команд.

С первым справился легко – переименовал программу в HEd, а вторая задача задержала надолго. Полным перебором изучил команды популярных текстовых редакторов, составил таблицу клавиатурных комбинаций в Excel. Через пару недель согласился: «раскладка» у Microsoft была наипродуманнейшей.

Дольше заимствовал идеи у Word 6.0 – сильнее очаровывался красотой и изяществом подходов. Реализовал в HEd 746 функций и даже продал «конкуренту» форматирование абзацев на лету, проверку орфографии без словаря, вставку мягких переносов для 21 европейского и 2 азиатских языков.

Гордился собственной разработкой настолько, что диплом писал исключительно в ней, но сдать работу с первого раза не удалось. Нормоконтроль нашёл значительное количество отклонений, которые даже в хакерской программе устранить было сложно. Пришлось установить похорошевший Office 95.

Открытием стали стили:

  • настраиваешь шрифт, цвет, размер символов,
  • расстояния между строками, отступы абзацев,
  • присваиваешь выделенному фрагменту текста

и «вуаля!», – при необходимости, изменяешь параметры стиля, и они применяются сразу ко всему документу. Увлёкся настолько, что создал отдельные форматирования для:

  • нумерованных списков,
  • нижних и верхних частей формул,
  • ссылок, колонтитулов, рисунков и таблиц.

Пятнадцать лет пользовался созданной библиотекой, которую обновил в прошлом году, при форматировании очередной серии книг:

b_5d483e0c5b041.jpg

Работая директором по процессам крупнейшего частного банка России, узнал, что одно из подразделений мучается из-за отсутствия автоматизации процесса открытия счетов предпринимателям и малому бизнесу. Запрос к ИТ-шникам привёл к ожидаемому отпихиванию задачи: бюджет, архитектура, планы, сроки.

Подумал: «Вот и прекрасно – самое время вспомнить макросы для офиса», и провёл проверку боем: навестил отделения соперников, оценил сложность конкурентных процедур. Отчёт подготовил в Word:

b_5d483e29c422d.jpg

Провёл серию встреч, для сокращения количества операций в процедуре и создал двулистный документ, где красным отметил строки, заполняемые вручную, зелёным – формируемые автоматически:

b_5d483e52186c9.jpg

Добавил три кнопки:

  • «Предварительное заполнение» – создание отчёта с указанием критичных пропусков данных,
  • «Сформировать пакет документов на открытие счёта» – «честная» процедура заведения предпринимателя или организации в банк,
  • «Тестировать формирование документов» – отработка макроса с заполнением пропущенных данных техническими константами.

В режиме открытия счёта следующим окном появлялся выбор документов, планирующихся к подготовке:

b_5d483e768ec9f.jpg

Особой гордостью стало закрашивание прямоугольника в верхней части окна – цветом предсказывал благонадёжность предпринимателя или организации на основе скоринга, тоже реализованного макросом:

  • белый – вероятно долгосрочное взаимодействие,
  • серый – вывода нет или данных для решения недостаточно,
  • чёрный – рекомендуется отказ от сотрудничества из-за вероятного негатива.

Выбор кнопки «Формировать» запускал процесс подготовки документов:

b_5d483ea958dbf.jpg

и печать:

b_5d483eb466c6d.jpg

Ускорение процедуры открытия счёта достигло сотен процентов, но премию себе таки выпросили ИТ-шники, под соусом: «Компетенция наша, а деньги тебе не нужны».

Постоянно обращаются с вопросом: «Посмотри, что с файлом не так – вставили десяток картинок из Сети и документ разбух, в почту “не пролазит”». Зная, что файлы офиса сжаты алгоритмом Zip, действую так:

  • переименовываю документ *.docx в *.zip,
  • открываю архиватором WinRar,
  • захожу в «директорию» word\media,
  • сортирую «файлы» по размеру:

b_5d483ee52dfd1.jpg

теперь крупнейшие элементы можно просмотреть прямо из оболочки архиватора или даже удалить – Word спокойно отнесётся к похожей операции. Вот что значит совместимость форматов и забота о качестве!

Второй по частоте запрос: «Как бы отредактировать pdf-файл?». Сперва снимаю с документа защиту, используя PDF Password remover:

b_5d483f0e22064.jpg

Затем открываю файл в Word. Старичок выдаст предупреждение:

b_5d483f1adb87f.jpg

потом покряхтит и позволит изменять желаемый документ:

b_5d483f28bb95f.jpg

Подобный подход, кстати – лучший способ вычленения картинок: работает корректнее снятия копии фрагмента экрана и не изменяет разрешение рисунка. А после редактирования документ снова можно сохранить в pdf.

Регулярно пользуюсь автособираемым оглавлением:

b_5d483f423ad7a.jpg

А в колонтитулы пишу ФИО, электронную почту и мобильный телефон приобретателя книг. Вздумает распространять – контактные данные «пирата» станут гулять по сети. Для особо умных закладываю «мины»: в каждый отправляемый экземпляр по специальному алгоритму добавляются лишние символы.

Только файл появился на «сливе» – приобретаю на общих основаниях, проверяю секретный фрагмент и «вычисляю» недобросовестного покупателя.

При написании колонок в интернет-издания и на сайт использую таблицы, ограничивающие ширину текста, при том, что работаю в режиме отображения непечатаемых символов – упрощает отслеживание огрех форматирования:

b_5d483f5edfcb3.jpg

А вот проверка ошибок в Word хромает на обе ноги:

  • отказывается замечать плеоназмы,
  • не знает слова «ее» – не предлагает замену на «её»,
  • при наполнении словаря пользователя начинает жутко «тормозить».

Зато позволяет менять цвет листа, вставлять формулы, трёхмерные модели и замещать гиперссылки на читаемый текст:

b_5d483f74d07e1.jpg

Из горячих клавиш уважаю:

  • 1.Ctrl+Shift– разрыв строки
  • 2.Ctrl+Enter– разрыв страницы
  • 3.Ctrl+«-»– вставить среднее тире
  • 4.Ctrl+F1– свернуть/развернуть ленту
  • 5.Ctrl+Del– удаление слова правее курсора
  • 6.Ctrl+Backspace– удаление слова левее курсора
  • 7.Ctrl+Home– переход к первой странице
  • 8.Ctrl+End– перемещение в конец документа
  • 9.Ctrl+G– вызов окна перехода к элементам
  • 10.Ctrl+Shift+W– подчеркнуть слова без пробелов
  • 11.Shift+F3– изменить регистр выделенного блока
  • 12.Shift+F5– перейти к месту последнего изменения
  • 13.Ctrl+Shift+«*»– отобразить/скрыть непечатаемые знаки
  • 14.Ctrl+F6– переход между несколькими открытыми документами
  • 15.Alt+ Ctrl+Пробел– прочесть голосом выделенное слово, фразу или абзац
  • 16.Alt+Shift+↑ или ↓ – перенести выделенный фрагмент выше или ниже по тексту.

Если часто приходится набирать длинные фразы, рекомендую дополнить таблицу автозамен:

b_5d483f828a933.jpg

сократит время набора, обрадует уменьшением количества набираемых символов, создаст периоды отдыха натруженным пальцам.

Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
Комментариев еще не оставлено
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии