Word для автоматизации бизнес-процессов и не только

Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский о том, как использовать все возможности Word и кастомизировать программу под себя.

Нравится

Send

В середине 1990-х писал на ассемблере BrEd – хакерский редактор с вычислениями в тексте, растягивающимися псевдографикой таблицами и поддержкой макросов. Пользователи выдвинули две претензии: странное название и несуразные сочетания клавиш для большинства привычных команд.

С первым справился легко – переименовал программу в HEd, а вторая задача задержала надолго. Полным перебором изучил команды популярных текстовых редакторов, составил таблицу клавиатурных комбинаций в Excel. Через пару недель согласился: «раскладка» у Microsoft была наипродуманнейшей.

Дольше заимствовал идеи у Word 6.0 – сильнее очаровывался красотой и изяществом подходов. Реализовал в HEd 746 функций и даже продал «конкуренту» форматирование абзацев на лету, проверку орфографии без словаря, вставку мягких переносов для 21 европейского и 2 азиатских языков.

Гордился собственной разработкой настолько, что диплом писал исключительно в ней, но сдать работу с первого раза не удалось. Нормоконтроль нашёл значительное количество отклонений, которые даже в хакерской программе устранить было сложно. Пришлось установить похорошевший Office 95.

Открытием стали стили:

настраиваешь шрифт, цвет, размер символов,
расстояния между строками, отступы абзацев,
присваиваешь выделенному фрагменту текста

и «вуаля!», – при необходимости, изменяешь параметры стиля, и они применяются сразу ко всему документу. Увлёкся настолько, что создал отдельные форматирования для:

нумерованных списков,
нижних и верхних частей формул,
ссылок, колонтитулов, рисунков и таблиц.

Пятнадцать лет пользовался созданной библиотекой, которую обновил в прошлом году, при форматировании очередной серии книг:

Работая директором по процессам крупнейшего частного банка России, узнал, что одно из подразделений мучается из-за отсутствия автоматизации процесса открытия счетов предпринимателям и малому бизнесу. Запрос к ИТ-шникам привёл к ожидаемому отпихиванию задачи: бюджет, архитектура, планы, сроки.

Подумал: «Вот и прекрасно – самое время вспомнить макросы для офиса», и провёл проверку боем: навестил отделения соперников, оценил сложность конкурентных процедур. Отчёт подготовил в Word:

Провёл серию встреч, для сокращения количества операций в процедуре и создал двулистный документ, где красным отметил строки, заполняемые вручную, зелёным – формируемые автоматически:

Добавил три кнопки:

«Предварительное заполнение» – создание отчёта с указанием критичных пропусков данных,
«Сформировать пакет документов на открытие счёта» – «честная» процедура заведения предпринимателя или организации в банк,
«Тестировать формирование документов» – отработка макроса с заполнением пропущенных данных техническими константами.

В режиме открытия счёта следующим окном появлялся выбор документов, планирующихся к подготовке:

Особой гордостью стало закрашивание прямоугольника в верхней части окна – цветом предсказывал благонадёжность предпринимателя или организации на основе скоринга, тоже реализованного макросом:

белый – вероятно долгосрочное взаимодействие,
серый – вывода нет или данных для решения недостаточно,
чёрный – рекомендуется отказ от сотрудничества из-за вероятного негатива.

Выбор кнопки «Формировать» запускал процесс подготовки документов:

и печать:

Ускорение процедуры открытия счёта достигло сотен процентов, но премию себе таки выпросили ИТ-шники, под соусом: «Компетенция наша, а деньги тебе не нужны».

Постоянно обращаются с вопросом: «Посмотри, что с файлом не так – вставили десяток картинок из Сети и документ разбух, в почту “не пролазит”». Зная, что файлы офиса сжаты алгоритмом Zip, действую так:

переименовываю документ *.docx в *.zip,
открываю архиватором WinRar,
захожу в «директорию» word\media,
сортирую «файлы» по размеру:

теперь крупнейшие элементы можно просмотреть прямо из оболочки архиватора или даже удалить – Word спокойно отнесётся к похожей операции. Вот что значит совместимость форматов и забота о качестве!

Второй по частоте запрос: «Как бы отредактировать pdf-файл?». Сперва снимаю с документа защиту, используя PDF Password remover:

Затем открываю файл в Word. Старичок выдаст предупреждение:

потом покряхтит и позволит изменять желаемый документ:

Подобный подход, кстати – лучший способ вычленения картинок: работает корректнее снятия копии фрагмента экрана и не изменяет разрешение рисунка. А после редактирования документ снова можно сохранить в pdf.

Регулярно пользуюсь автособираемым оглавлением:

А в колонтитулы пишу ФИО, электронную почту и мобильный телефон приобретателя книг. Вздумает распространять – контактные данные «пирата» станут гулять по сети. Для особо умных закладываю «мины»: в каждый отправляемый экземпляр по специальному алгоритму добавляются лишние символы.

Только файл появился на «сливе» – приобретаю на общих основаниях, проверяю секретный фрагмент и «вычисляю» недобросовестного покупателя.

При написании колонок в интернет-издания и на сайт использую таблицы, ограничивающие ширину текста, при том, что работаю в режиме отображения непечатаемых символов – упрощает отслеживание огрех форматирования: