ТОП-5 инструментов маркетолога в Битрикс24

Начнем с начала

Принято считать, что маркетингом занимаются люди креативные. В то же время маркетинг, как и любое другое подразделение бизнеса, остро нуждается в управляемости, а значит структурности и системности. И если в маркетинговой команде есть сильный администратор, проблема частично решается, а если такого сотрудника нет — эффективно управлять маркетингом довольно сложно.

Самая часто встречаемая проблема маркетинговых команд — хаотичная работа с задачами. Нередко, если спросить команду, что конкретно, по шагам, они планируют сделать за будущую неделю, можно получить весьма расплывчатый ответ, где крупными мазками будет информация, над какими большими проектами планируют трудиться сотрудники. Таким образом, достаточно сложно определить, на какой стадии сейчас находятся та или иная задача, какой конкретно объем работ успеет сделать конкретный сотрудник и команда в целом... В такой ситуации достаточно сложно понять реалистичные дедлайны.

Всем очевидно, что для избежания такой ситуации имеет смысл вести работу с задачами в таск-трекере. И здесь мы видим вторую проблему: такс-трекер есть, задачи проставлены менеджером... Все. На этом работа в таск-трекере заканчивается. Иными словами, сотрудники работают отдельно, задачи «болтаются» в таск-трекере отдельно. Почему? Причины здесь могут быть три:

1. Сотрудники не хотят работать в таск-трекере, просто потому что не хотят. Одни считают это лишним, другие воспринимают это как тотальный контроль, третьи видят в этом попытку загнать их поток творчества в рамки, что не вяжется с самой концепцией творчества. Решение здесь достаточно простое и, к сожалению, ультимативное: дальше в работу или на согласование берутся только задачи, работа по которым велась в таск-трекере. Да, это встретит сопротивление, но при правильной аргументации (это делается для того, чтобы в том числе лучше понимать, где возникла проблема, оперативно ее решить и правильно распределить нагрузку на сотрудников), команда охотнее перейдет на работу в необходимом формате.

2. Сотрудники не понимают, как работать в таск-трекере. Системы бывают разными. Какие-то имеют более понятный и удобный интерфейс, какие-то — нет. Что делать? Провести обучение сотрудников. Это можно сделать самостоятельно, «посадив» одного из сотрудников разбираться с системой, чтобы тот позже показал коллегам, как работать в ней. Есть и более простой вариант — обучение от интегратора системы. Для нас, как для интегратора Битрикс24, это один из самых частых запросов от клиентов — он не отнимет много времени команды и стоит недорого.

3. Выбранный таск-трекер не удобен для ваших нужд. Есть разные таск-трекеры с разной визуализацией и интерфейсом для работы с задачами. Где-то это Канбан, где-то список задач и Диаграммы Ганта. Есть системы, которые имеют несколько представлений. В Битрикс24 это и Сроки (Канбан), и Список, и Диаграммы Ганта, и Календарь, и представление Мой план, которое каждый сотрудник может настроить, как ему удобно:

· Представление Сроки (Канбан) помогает распределить задачи по срокам их реализации, которые отображаются по столбцам: просрочены, на сегодня, на этой неделе, на следующей неделе, больше двух недель и без срока.

· Список отображает все задачи с возможностью настроить их сортировку, например, по дате или ответственному. Это представление удобно для руководителя.

· Диаграммы Ганта используются для крупных проектов с взаимосвязанными задачами. Можно настроить следующие типы связей: чтобы задачи начинались одновременно, чтобы после завершения одной задачи начиналась другая и чтобы задачи завершались одновременно.

· Календарь, в котором все задачи распределены по датам дедлайна.

· Мой план — по сути тот же Канбан, только столбцы в нем можно настроить не с привязкой к дате, а по любой другой удобной сотруднику системе, например, по стадии или статусу задачи (новая, в работе, согласование, запуск).

Теперь, когда мы разобрались с основами перейдем к ТОП-инструментам для работы команды маркетинга в Битрикс24.

1. Шаблоны задач

Инструмент, который значительно облегчит создание задач и работу с ними. Шаблоны задач в Битркис24 могут быть 2 типов:

· для регулярных по времени задач (например, раз в неделю, месяц и т.д.);

· для нерегулярных по времени, но типовых больших и сложносоставных задач (например, подготовка к мероприятиям, рассылки, реклама в поиске и т.д.)

Разберем оба типа подробнее.

Шаблоны для регулярных по времени задач

Такие шаблоны очень удобно использовать для задач по отчётности, регулярных публикаций в соцсетях, ежемесячных дайджестов и т.д.

Как это работает?

Вы один раз настраиваете задачу, подзадачи в ней, чек-листы, ответственных, описание задачи, дедлайны относительно даты постановки задачи, прикрепляете документы и многое другое. После сохранения настроенного шаблона задача будет автоматически ставиться на выбранного вами ответственного со всеми вложениями, необходимой информацией, настройками и подзадачами с указанными уже там настройками.

Рассмотрим на примере ежемесячного дайджеста. Допустим, в работе у нас участвует 3 человека: email-маркетолог готовит текст и верстает письмо, дизайнер создает изображения, руководитель согласовывает результат. Для работы над дайджестом у нас есть большая материнская задача «Дайджест» с дедлайном 7 дней от момента постановки задачи. Постановка задачи у нас настроена на каждое 20-е число каждого месяца. В этой большой материнской задаче у нас есть подзадачи:

· «Контент» с ответственным email-маркетологом, описанием требований к рассылке в теле письма и сроком 2 дня с момента постановки задачи;

· «Подготовка изображений» с ответственным дизайнером и соисполнителем email-маркетологом, а также указанными в описании общими требованиями к изображениям, чек-листом с перечнем необходимых изображений, требований к каждому из них индивидуально и сроком 2 дня с момента постановки задачи;

· «Верстка письма» с ответственным email-маркетологом и сроком 3 дня с момента постановки задачи;

· «Согласование письма» с ответственным руководителем и сроком 4 дня с момента постановки задачи;

· «Отправка письма» с ответственным email-маркетологом и сроком 5 дней с момента постановки задачи.

· «Анализ метрик» с ответственным email-маркетологом и сроком 7 дней с момента постановки задачи.

Все эти задачи будут создаваться автоматически 20 числа каждого месяца, сотрудникам остается только работать по указанным в них требованиям. Также в Битрикс24 можно настроить рабочий график, чтобы при постановке сроков учитывались или не учитывались выходные.

Шаблоны для нерегулярных задач

Здесь принцип тот же, что и для регулярных задач, но без настройки времени постановки задачи. Т.е. такие задачи нужно ставить вручную из шаблонов, это можно сделать буквально в 2 клика. Здесь также можно настроить дедлайны относительно даты постановки задачи, а можно не заполнять это поле и проставлять сроки, ответственных и т.д. в уже поставленной по шаблону задаче.

Такие шаблоны очень удобно использовать для организации мероприятий, разовых рассылок и т.д. Цель использования таких шаблонов — не упустить ничего важного в процессе работы над проектом.

2. Процесс согласования

Самая «любимая» часть работы маркетологов: может тянуться бесконечно долго, может быть много желающих дать свои комментарии, да и сами комментарии иногда вводят в ступор. Поэтому регламентировать процесс согласования маркетинговых материалов чрезвычайно важно.

Во-первых, стоит четко прописать круг согласующих лиц. Иногда их 2, иногда — больше 5-ти. Поэтому важно прописать и очерёдность согласований. Например, это может быть: заместитель маркетинг-директора, маркетинг-директор, руководитель отдела продаж, коммерческий директор, главный юрист, генеральный директор.

Во-вторых, необходимо обозначить сроки согласований. В том, что материалы неделями лежат на согласовании у коммерческого директора, нет ничего хорошего. Это может быть связано с высокой занятостью, личной неприязнью и еще множеством факторов, но, в любом случае, проект должен быть согласован и запущен, а построение процесса согласования — самый простой способ сделать это в срок, когда материал уже готов.

В-третьих, часто маркетинг сталкивается с комментариями в роде «не нравится», «нужен более синий синий» и так далее. К сожалению, «вкусизм» согласующих — достаточно частая проблема. Поэтому имеет смысл прописывать, кто и что согласует в этой цепочке. Например, заместитель маркетинг-директора получит чек-лист для согласования из пунктов «соответствие бренд-буку», «соответствие позиционированию» и т.д., а главный юрист — «соответствие законодательству».

В зависимости от того, с какой проблемой в согласовании вы сталкиваетесь чаще, есть различные варианты использования Битрикс24 для согласования. Если это сроки, подойдут бизнес-процессы, если это количество и качество комментариев, не относящихся к зоне ответственности согласующего, подойдут те же шаблоны задач с встроенными чек-листами.

3. Сквозная аналитика

В Битрикс24 есть встроенная сквозная аналитика. Причем можно использовать ее как в разрезе каналов, так и углубить до нужного вам состояния. Например, вы можете детализировать ее до конкретных рекламных кампаний в поиске, чтобы понимать, какая из них для вас более эффективна.

Сквозная аналитика в Битрикс24 отображает расходы, просмотры, клики, лиды, сделки, выигранные сделки, конверсию, доход и ROI.

4. Работа с подрядчиками

Команды маркетинга часто сотрудничают с внешними подрядчиками или агентствами. Взаимодействие с ними также достаточно просто вести в Битрикс24 с помощью добавления внешних лиц как экстранет-пользователей. Они будут присутствовать на вашем портале, смогут работать в задачах, писать вам в чат и т.д., причем остальную информацию о компании они видеть не смогут.

При этом их также можно включить в ваши процессы, контролировать сроки выполнения ими задач, и вы оба сможете видеть всю историю вашего взаимодействия и важную информацию, чтобы не обсуждать много раз одно и то же.

5. Шаблоны документов

Часто бывает так, что в отдел маркетинга обращаются сотрудники смежных подразделений с просьбой предоставить актуальное КП, презентацию и другие материалы. Битрикс24 решает эту проблему с помощью Диска, где можно хранить все актуальные версии документов, которыми смогут пользоваться другие сотрудники без участия команды маркетинга.

Как итог, хочется сказать, что даже самую творческую работу можно и нужно, от чего в итоге выиграют все: руководителю будет проще оперировать маркетинговыми процессами и задачами, а у исполнителей будет меньше времени уходить на организационную часть работы.