Организация удаленной работы с помощью Цифровых рабочих мест Zextras

Те же, кто намерен разворачивать платформу от Zextras на собственных серверах по модели on-premise, обязательно оценят надежную систему транзакционного резервного копирования и возможность иерархического управления хранением данных.

Кому и как могут быть полезны Цифровые рабочие места Zextras?

Пандемия коронавирусной инфекции — дело серьезное. И для того, чтобы уберечь своих работников от заражения, руководители многих предприятий сочли целесообразным перевести часть из них на удаленную работу, оставив «на местах» только тех сотрудников, чье физическое присутствие на рабочем месте необходимо. Однако с принятием этого решения появляется и ряд проблем, связанных с тем, как именно будут решаться текущие задачи.

Так, отделу продаж, помимо совершения звонков и приема заказов необходимо постоянно согласовывать свои действия с руководителем. Юридическому отделу также постоянно требуется составлять и утверждать договоры, совещаться по тем или иным вопросам, а руководству необходимо следить за происходящим на предприятии и вовремя раздавать ценные указания.

В качестве платформы для осуществления удаленной работы отлично подойдет сервис Zextras Cloud от поставщика облачных услуг «MerlionCloud», который позволяет создать облачную среду для организации почтового сервиса, корпоративных чатов, совместной работы с документами, резервирования и хранения данных, поддержки мобильных устройств, персональных хранилищ. Платформу отличает высокая степень удобства в работе пользователей, надежности и защищенности при конкурентной цене.

Гарантией надежности сервиса является то, что он соответствует современным стандартам GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 и ISO 27018, что гарантирует контроль и качество бизнес-процессов, безопасность и защиту данных, соблюдение конфиденциальности. Кроме того, благодаря мониторингу в режиме 24/7, а также использованию передовых систем защиты от спама и вирусов, пользователи электронной почты, а значит и само предприятие будут надежно защищены от кибератак. Сам сервис Zextras Cloud расположен в надежном европейском Дата-центре.

Таким образом, любое предприятие в кратчайшие сроки может получить приватную, безопасную и полнофункциональную электронную почту с поддержкой таких популярных почтовых клиентов как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, а также мобильных устройств и множеством других современных функций. Кроме того, все менеджеры, которые до этого использовали в работе публичную электронную почту, могут с легкостью мигрировать на новый сервис.

Что именно нравится пользователям?

Корпоративный чат в решении от Zextras спроектирован таким образом, чтобы быть максимально удобным для пользователей. Для этого в нем используется разбивка на Переговорные, Группы и Каналы. Они позволяют объединить целое предприятие в одну большую Переговорную, где будут обсуждаться вопросы, касающиеся каждого работника, а затем создать отдельный канал для каждого отдела предприятия, чтобы его сотрудники могли обсуждать там свои внутренние вопросы.

С помощью групп можно организовать взаимодействие между разными отделами. К примеру, когда на предприятии возникает новый проект, требующий участия дизайнера, заведующего производством, маркетолога и руководителя предприятия, можно создать временную группу, в которой будут обсуждаться все нюансы, связанные с новым проектом. А после завершения работы над проектом, группу можно просто распустить.

Также Zextras Team поддерживает приватные и групповые видеочаты, которые способны заменить рабочие совещания и встречи во время пандемии. Не пропустить адресованные им сообщения, сотрудникам помогает мобильное приложение Zextras Team для операционных систем iOS и Android, которое постоянно присылает сотрудникам уведомления о новых сообщениях и видеозвонках.

Организовать обмен файлами на предприятии помогает персональное облачное хранилище Zextras Drive. У каждого сотрудника имеется личный диск, в котором он может организовать хранимые файлы так, как ему удобно, а при необходимости предоставлять к ним ролевой доступ своим сотрудникам.

Также документами можно обмениваться с клиентами и контрагентами, у которых нет цифровых рабочих мест Zextras. Делается это с помощью специальных обфусцированных ссылок, которые для большей безопасности можно защитить паролем или в любой момент отозвать. При этом, благодаря специального мобильного приложения, доступного как для iOS, так и для Android, все функции Zextras Drive доступны и с мобильных устройств.

А вот Zextras Docs наверняка по достоинству оценит юридический отдел. Это решение позволяет совместно работать над составлением договоров, заявлений и других документов. Благодаря использованию Zextras Docs можно значительно сократить время согласования документов, так как непосредственный руководитель и работники других отделов могут принимать непосредственное участие в их составлении.

А насколько это безопасно?

Помимо домашних ноутбуков, сотрудники имеют возможность подключить свои цифровые рабочие места Zextras и к своим мобильным устройствам. В отличие от персональных компьютеров, они часто берут мобильные устройства с собой, выходя из дома. В результате гаджеты теряются или похищаются злоумышленниками, а информационная безопасность предприятия оказывается под угрозой.

Устранить эти риски для системному администратору предприятия позволяет функция управления мобильными устройствами. Она позволяет стереть данные на устройстве, заблокировать или даже отключить от сервера в случае компрометации смартфона или планшета. Также она позволяет отключить функцию камеры, карты памяти, беспроводных соединений и ряд других функций, использование которых сопряжено с рисками для информационной безопасности.

Кроме того, Zextras Mobile позволяет добавить дополнительный мобильный пароль для каждого устройства. Такой пароль не совпадает с реальным паролем учетной записи, но при этом может использоваться для синхронизации мобильного устройства с сервером и нужен для того, чтоб злоумышленники, укравшие или взломавшие устройство, не смогли попасть на сервер даже после извлечения пароля учетной записи.

А если политика безопасности предприятия исключает использование облачных сервисов?

Развернуть Платформу для цифровых рабочих мест Zextras можно не только в облаке, но и на серверах предприятия по модели on-premise. Поскольку Платформа не требовательна к системным ресурсам, вам не потребуется приобретать для нее мощный сервер. Кроме того, при использования Цифровых рабочих мест Zextras on-premise можно добиться полной конфиденциальности данных, в том числе и в корпоративном чате, которой нельзя добиться при использовании публичных сервисов и мессенджеров. Также имеется возможность изменить цветовую гамму веб-клиента, а также добавить в него логотип компании.

При таком варианте развертывания, критически важной становится функция резервного копирования, предоставляемая Zextras Backup. Резервирование носит транзакционный характер, то есть системой автоматически резервируется буквально каждое действие, совершаемое пользователями. Такой подход к резервному копированию позволяет надежно защитить сервер от вирусов-шифровальщиков и всегда иметь на руках актуальную резервную копию данных на сервере.

Функция же иерархического управления хранилищами, предоставляемая Zextras Powerstore, позволяет оптимизировать стоимость владения серверной инфраструктурой за счет снижения стоимости хранения информации. Например актуальные и свежие данные, к которым часто обращаются пользователи, можно хранить на быстрых SSD-накопителях, а старые данные, к которым пользователи обращаются не так часто, можно отправить храниться на медленные HDD, либо вовсе отправить их в облачное S3-совместимое объектное хранилище.

При использовании Цифровых рабочих мест Zextras в формате on-premise имеется возможность добавить функцию полноценного видеочата. Благодаря этому работники смогут проводить встречи без какого-либо риска заразиться коронавирусом, а в ближайшее время в Zextras Team будет добавлена поддержка большого количества участников.

А с помощью функции «Мгновенное совещание», они могут проводить видеовстречи с клиентами. Для этого достаточно просто сгенерировать ссылку и отправить её собеседнику. После перехода по ссылке, у клиента прямо в браузере появится окошко видеочата, и сотрудник сможет провести переговоры или презентовать продукт полностью бесконтактным способом, не выезжая на место.

Еще одним преимуществом корпоративного чата от Zextras является наличие мобильного приложения с поддержкой видеозвонков, благодаря которому сотрудники могут продолжать общение с коллективом со своего мобильного телефона и при этом не ставя под удар информационную безопасность предприятия.

Таким образом с помощью платформы от Zextras можно создавать приватные, безопасные и эффективные цифровые рабочие места, которые позволяют не только ускорить рабочие процессы в рамках офиса, но и при необходимости перевести ряд сотрудников на удаленную работу без потери их производительности.

Приобрести лицензию на Платформу для организации цифровых рабочих мест Zextras можно у официальных партнеров «СВЗ», «Merlion», «Softline» и другие.

По всем вопросам вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте katerina@zextras.com