Мы против офисной рутины. Как внедрение удаленки разрушает рамки и поднимает бизнес на новый уровень

Внезапно, но факт: удаленка повышает эффективность работы и уменьшает стресс.

Сотрудники меньше отвлекаются дома, чем в офисе. Им не нужно тратить два часа в сутки на дорогу. Становится проще посвящать время семье и детям. Как правило, в знакомой обстановке работники чувствуют себя лучше, чем в офисе.

Даже если у вас в корпоративной культуре нормально встать и попить кофе, вряд ли его удобно принести за рабочий стол. И точно никто не станет бегать кругами, выражая свои эмоции от сложной задачи. Эффект «отсутствия» контроля помогает расслабиться — сотрудникам приходят новые идеи.

Стойте! Я знаю, что вы сейчас представили людей в пижамах, пьющих кофе и тратящих рабочее время на перекусы, мессенджеры и детей. Страшный сон любого руководителя.

Так вот, чтобы удаленка была эффективной, ее нужно правильно организовать.

Материально-техническое обеспечение

Если вы предложите сотрудникам прямо завтра начать работать из дома, случится паника. Окажется, что у кол-центра дома нет наушников, ноутбук дизайнера тянет три из пяти нужных программ, а заведующий складом давно продал свой гараж.

Поэтому перед тем, как переводить отдел, нужно разобраться с двумя вещами.

Организация рабочего места. Идеально — приобрести для сотрудников удобный стол, стулья, ноутбук, микрофоны, дополнительные мониторы. В зависимости от того, чем они занимаются.

План-минимум — техника.

И разумеется, проверьте соответствие должности формату. Вряд ли фотографу будет удобно переходить на удаленку, если все его «объекты» в офисе.

Рабочие программы. Идеально — одна для общения, постановки задач, отслеживания и планирования. И все остальные для работы.

К слову, Jetchat задуман именно как универсальная программа для коммуникации. Следите за новостями!

Но если решение по планированию вами не найдено, выберите до трех удобных программ. К примеру, почта для обмена данными, оплаченный zoom для совещаний и быстрого решения вопросов, CRM для работы и отслеживания задач.

Если к проектам нужен совместный доступ — программы по примеру Google.

Обучите сотрудников! Если появились новые программы — обязательно научите ими пользоваться. С текущими тоже можно повторить, с учетом специфики удаленки.

Правила и ничего кроме правил

Удаленка — это возможность работать в комфортных условиях. Но не возможность эффективнее отлынивать от работы. Это должны усвоить сотрудники, и помогут вам правила.

Чтобы при этом не создавать видимость диктатуры, предложите отделу обговорить правила самостоятельно.

• Нужны ли ежедневные созвоны? Договоритесь созваниваться только с видео.

• Как сотрудник обозначает свое отсутствие онлайн и сколько перерывов в день разрешено?

• Можно ли звонить без предупреждения, разрешены ли голосовые сообщения, как часто можно звонить?

• Четко определите начало и конец рабочего дня.

• Планируйте, ставьте задачи и указывайте дедлайны.

• Переходите постепенно. Для начала предложите удаленку один раз в неделю (важно не рядом с выходными!), потом два. Посмотрите на результат.

В целом делайте всё то же самое, что и в офисе. Только с поправкой на новую реальность.

Организуй себя сам

Топ-5 проблем сотрудника на удаленке выглядит примерно так.

1. Ужасно мешает кровать, заманивая в свои объятия
2. Дети стоят на ушах, потому что взрослый дома
3. Родственники считают, что раз ты дома — то не работаешь
4. Даже замок на холодильнике не спасает от перекусов
5. Уютно, но очень одиноко и скучаешь по коллегам

Всё это — результат ухода на удаленку без психологической подготовки. Прежде чем отпускать сотрудников домой, нужно научить их работать в новом формате.

Без пледа, котиков и пижам

Договоритесь устраивать видеоперекличку в начале рабочего дня. Сотрудники должны быть за столом, умыты, бодры и готовы к работе. Заранее обговорите формат одежды. Можно придерживаться менее строгих правил, чем в офисе. Но однозначно стоит запретить домашние пижамы, халаты и прочую одежду для полного расслабления.

Тихо, я работаю!

Если у сотрудника есть возможность запереть рабочую комнату — идеально. Если нет — посоветуйте обговорить с домашними сигнал «не беспокоить». Это может быть популярная игрушка-медуза. Один цвет означает работу, второй — творческий перерыв.

Еще одно удобное правило: «Пока я сижу за столом у ноутбука — я работаю, ко мне не подходить. Даже на три минуточки».

Здоровый дух и лекарство от одиночества

Традиции собираться всем офисом на обед отпадают. А время обсудить проект, поболтать о своем и посекретничать — нужно. Особенно если у вас сформировался дружный коллектив.

Можно договориться приходить поработать в офис или собираться вечером по пятницам на пару часов. Смотреть фильмы или концерты онлайн, а после их обсуждать. Или во время ежедневного созвона собираться на 15 минут раньше, просто чтобы поболтать.

Важно напомнить своим сотрудникам о двигательной активности. Вариант — всем вместе созвониться на короткую разминку. Или устраивать челлендж по принципу «50 тысяч шагов в неделю». В помощь фитнес-браслеты или социальные сети (к примеру, «В контакте»).

Исследования показывают, что правильно организованная удаленка повышает эффективность компании на 7–20%. А это в конечном счете стоит затрат.

Добавь в избранное, чтобы не потерять новости.