CRM-системы для кафе и ресторанов

Ниже рассмотрим основные модули CRM-системы, которые необходимы кафе и ресторанам. Для заведений фастфуда, целесообразно облегчить функционал — нет необходимости в модуле резервирования, а также интеграции с системой ЕГАИС, модуль ведения заказов может содержать меньше блоков, а технологические карты будут более простыми.

База Гостей

Здесь создаются карточки гостей с набором полей для заполнения и чек-боксов. Например:

• ФИО
• Дата рождения
  
• Возрастной диапазон
  
• Номер телефона
  
• Информация о совершенных бронированиях и заказах
  
• Участие в программе лояльности
  
• Прочие заметки
  

Заполнение некоторых полей можно автоматизировать. Например, при резервировании столика через сайт или чат-бот можно автоматически создавать карточки и заносить в базу данные, указываемые при резервировании. Также можно реализовать импорт информации о совершенных заказах из модуля ведения заказов.

Модуль резервирования

Помогает хостес быстрее, эффективнее и без путаницы администрировать бронирование и рассмадку гостей, высвобождая ее время для более персонализированного взаимодействия с гостями.

Здесь реализуется интерактивная редактируемая схема расположения столов (что, несомненно, гораздо современнее и эффективнее, чем использование бумажных распечаток). Для максимальной эффективности используется система чек-боксов и фильтров, охватывающих:

• Статус (свободен / занят / зарезервирован)
• Вместимость
  
• Расположение и т.д.
  

Интегрируется с календарем и с используемыми каналами резервирования (блок резервирования на сайте, чат бот в мессенджерах и соцсетях и т.д.) — для осуществления самостоятельного бронирования. Также можно настроить автоматическую рассылку гостям, забронировавшим столик, с напоминанием гостям о времени резервирования. Для этого необходимо реализовать интеграцию модуля с мессенджерами.

Маркетинговый модуль

Призван оцифровать и повысить эффективность таких маркетинговых бизнес-процессов, как:

• Рекламные кампании и спецпредложения
• Программы лояльности
  
• Рассылочные кампании
  
• Работа с отзывами
  

Интегрируется с мессенджерами, IP телефонией, рекламными сервисами, аккаунтами в соцсетях, площадках с отзывами.

Модуль Меню

Для каждого наименования меню создается соответствующая карточка с набором полей и чек-боксов. Например:

• Название
• Описание
• Изображение
  
• Стоимость
  
• Категория
  
• Подкатегория

Интегрировав данный модуль с модулем складского учета, можно настроить отображение в текущем меню только тех позиций, которые доступны для заказа в данный момент.

Модуль ведения заказов

Ведение заказов осуществляется из карточки заказа, которая создается либо официантом вручную (в случае, когда гости не осуществляли предварительного бронирования), либо автоматически при соответствующей отметке хостес (в случае имеющегося предварительного бронирования). Карточка заказа всегда привязывается к номеру стола. При возможности — к карточке клиента.

Реализуется в виде блоков: зал, кухня, спецобслуживание и т.д. По готовности блюда или напитка пользователь-кухня или бар производит соответствующую отметку, после чего система посылает пользователю-официант уведомление о готовности.

Интегрируется с модулем Меню, Технологическими картами (для блока Кухня), Маркетинговым модулем (в части программ лояльности и спецпредложений) и модулем Касса.

Модуль доставки

По функционалу и интеграциям во многом аналогичен модулю ведения заказа, которые отражает ведение заказа в зале. Отличия:

• Из блоков только блоки кухня и доставка
• Добавляется интеграция с сервисами принятия онлайн заказов и доставки

В блоке доставки — информация о готовности заказа, распределение заказов по курьерам и выездам, отметка о доставки заказа клиенту.

Технологические карты

Технологическая карта создается для каждого наименования из меню с необходимыми полями. Например:

• Перечень и количество ингредиентов
• Рецептура
  
• Время приготовления
  
• Способ подачи
  
• Фото сервировки блюда
  

Для отображения доступности блюда или напитка к заказу, а также расчета его себестоимости полезно интегрировать модуль с модулем складского учета.

Кассовый модуль

Формирует счет на оплату и чек по факту оплаты. Важным моментом здесь является интеграция с POS и онлайн кассой (соответствие ФЗ-54).

Модуль складского учета

Создается база для учета продуктов, напитков, салфеток, посуды и прочих запасов, подлежащих инвентарному учету.

Реализуется интеграция с государственными системами маркировки, ветеринарного контроля и т.д. Для заведений с барной картой — плюс интеграция с ЕГАИС.

Также здесь необходима функция автоматического списания соответствующих инвентарных единиц при отметке о готовности блюда или напитка, сервировки и т.д.

Хорошо показывает себя система аналитики, позволяющая выстроить эффективную логистику закупок. Минимально необходимый функционал здесь — уведомление о достижении критически низких объемов запасов (с указанием наименования учетной единицы) и необходимости проведения закупки.

Финансовый модуль

Необходим для оценки финансовых результатов и финансового планирования. Интегрируется с кассовым модулем, модулем складского учета и системой бухгалтерского учета.

Аналитический модуль

Позволяет формировать отчеты в различных разрезах по всем задействованным бизнес-процессам. Интегрируется со всеми остальными модулями, из которых подтягивает информацию, необходимую для конкретного отчета. Можно реализовать в виде графиков, диаграмм, таблиц и т.д.

Вместо заключения

Поскольку в CRM-системах для кафе и ресторанов необходимо множество специализированных модулей, приобретение коробочных решений и их адаптация может выйти ненамного дешевле, чем разработка на заказ. Добавим к этому, что архитектурно, решение, которое изначально было спроектировано так, чтобы учитывать все бизнес-процессы, гораздо лучше и надежнее, чем адаптация базового функционала.

Поэтому, заказать разработку собственной CRM-системы, учитывающей потребности именно Вашего заведения — наилучшее решение.