Самостоятельное внедрение amoCRM в свой бизнес - пошаговая инструкция

Интеграция с почтой

Электронная почта интегрируется автоматически в момент регистрации в CRM. Чтобы работа с почтой ней была более удобной, можно использовать следующие возможности системы:

1. Прикрепление писем к соответствующим сделкам и создание новых сделок при поступлении писем от новых клиентов.
2. Использование подготовленных заранее шаблонов.
3. Использование трекинга, который показывает, когда клиент открывает письмо. Целесообразно позвонить ему в этот момент.
4. Настройка автоматической отправки писем, когда это необходимо — например, в качестве подтверждения принятия заявки.
5. Настройка подписи менеджеров с контактными данными и фото.

Интеграция с чатами и соцсетями

Чтобы все заявки попали в систему, необходимо интегрировать с ней мессенджеры и социальные сети, например:

1. Сообщения, которые приходят в группу ВКонтакте.
2. Переписка с клиентами в Whatsapp, Telegram, Viber, Skype.
3. Комментарии и вопросы к постам и фото.

Система позволяет настроить Sales Bot, который будет собирать данные о клиентах.

Автоматизация воронки продаж

Мы уже говорили о том, как создавать в amoCRM воронки продаж. Однако для того, чтобы они работали эффективно, потребуются тонкие настройки. В первую очередь, необходимо проанализировать процесс продажи и определить минимальное количество возможных статусов (этапов) воронки, которые требуются, исходя из особенностей бизнеса. Пример таких статусов:

1. Новая заявка.
2. Коммерческое предложение.
3. Выставление счета.
4. Сделка в работе.
5. Отгрузка.
6. Получение документов.
7. Завершение сделки.

Если продуктов несколько, то воронку необходимо разработать для каждого из них. Следующий этап — автоматизация задач в системе, чтобы менеджеры на каждом этапе работы видели задачи, стоящие перед ними. Алгоритм действий в этом случае:

1. Настройте задачи на входящие заявки — например, связаться с клиентом, позвонить, определить потребности.
2. Настройте задачи на предпродажи — встретиться, показать товар и так далее.
3. Поставьте задачи на продажу — формирование счета, контроль оплаты.
4. Настройте задачи для производства — изготовление товара, упаковка заказа.
5. Задача на отгрузку — передача товара на доставку.
6. Настройка задач на закрытие сделки — отправка документов, получение обратной связи.
7. Постановка задач на повторную продажу — например, предложить клиенту повторную продажу или другой товар.

Автоматизация уведомлений

Сотрудники компаний, которые работают без CRM, тратят немало времени на формирование и рассылку уведомлений. Благодаря автоматизации amoCRM позволяет формировать уведомления максимально быстро и не заниматься их рассылкой: это сделает система.

Алгоритм настройки:

1. Настройте отправку клиенту СМС или е-mail при первом обращении.
2. Обеспечьте отправку клиенту уведомление о том, кто назначен ответственным менеджером и как связаться с сотрудником.
3. Настройте уведомления на каждом этапе сделки с клиентом — например, товар собран, отгружен и так далее.
4. Когда сделка завершена, отправьте запрос на обратную связь либо на оценку товара, сервиса, качества обслуживания.
5. Если клиент отказался от совершения сделки, настройте отправку сообщения с вопросом о причине отказа.
6. Разработайте шаблоны для ручных персонализированных сообщений — например, для поздравлений с праздниками.

Автоматизация документооборота

Проведение любой сделки сопровождается оформлением большого количества документов практически на всех этапах. Настройки amoCRM позволяют автоматизировать этот процесс, благодаря чему необходимые документы будут создаваться автоматически. Это не только сэкономит время, но и позволит исключить ошибки, которые может допустить человек. Для успешной работы необходимо настроить:

1. Создание коммерческих предложений с товарами, которые выпускает компания.
2. Генерацию счета для клиента.
3. Договора с реквизитами клиента из его карточки.
4. Накладной, счета-фактуры и других документов, которые закрывают сделку.

Настройки системы позволяют не только создавать документы, но и автоматически отправлять их клиентам, а также сохранять. Чтобы упорядочить хранение и обеспечить его безопасность, особенно при большом количестве клиентов и сделок, рекомендуем использовать облачные хранилища.

Автоматизация маркетинга

Система amoCRM используется не только для продаж, но и для оптимизации маркетинговых решений. В системе можно настроить:

1. Прогрев клиентов с помощью таргетированной рекламы в Adwords, в Директ или в социальных сетях.
2. Если совершена продажа, система отключит рекламу для конкретного клиента, чтобы обеспечить экономию бюджета.
3. Настройте интеграцию CRM с используемым сервисом почтовых рассылок.
4. Автоматизируйте рассылки по электронной почте и предложения подписаться на группы компании в социальных сетях.

Интеграция CRM с 1С

Необходимость в осуществлении подобной интеграции возникает не всегда, но если потребность в ней существует, amoCRM даст такую возможность. Инструкция по настройке в этом случае:

1. Синхронизируйте новые сделки, созданные в CRM, с 1С. Благодаря этому при появлении новой сделки в CRM она автоматически будет формироваться в 1С, и наоборот. Синхронизация должна быть настроена так, чтобы статусы менялись автоматически в обеих программах. Например, если в 1С происходит выгрузка платежных документов, то в CRM статус будет изменен на «Оплачено».
2. Синхронизируйте контрагентов в обеих программах. Если контрагент добавляется в 1С, новый клиент должен появляться и в 1С.
3. Синхронизировать с 1С Предприятие можно остатки товаров на складе. Благодаря этому после успешного завершения сделки и отгрузки информация из CRM будет отправлена 1С Предприятие, где автоматически произойдет списание товара.

Обучение сотрудников

Обучение должно начинаться с мотивации. Менеджеры и другие сотрудники компании, работающие в CRM, должны понимать, для чего им это нужно и как система помогает им в работе. Обязательная информация, которую должен усвоить персонал:

1. Работа со сделками. Менеджеры должны знать, как правильно создавать сделки и вести их по воронке продаж. Необходимо усвоить этапы сделки и задачи, которые система автоматически формирует на каждом этапе.
2. Работа с контактами. В одних случаях их необходимо создавать вручную, в других они формируются автоматически. Сотрудники должны понимать разницу и уметь действовать правильно в соответствии с ситуацией.
3. Телефония. Как правильно позвонить клиенту с помощью программы и как затем прослушать записи разговора, чтобы проанализировать их.
4. Работа с почтой. Как написать письмо и CRM, где найти входящие и исходящие письма, какие шаблоны и в каких ситуациях целесообразно использовать.
5. Работа с документами. Когда их нужно создавать автоматически, а в каких случаях формирование документов происходит вручную. Как создать необходимый документ и отправить его клиенту.

Менеджеров недостаточно обучить алгоритму действий. Они должны понимать основные принципы работы системы и действовать в соответствии с ними.

Обучать нужно не только сотрудников, но и руководителей. Например, они должны хорошо знать систему отчетов в amoCRM, владеть инструментами для контроля над работой сотрудников. Кроме того, руководители должны уметь анализировать каналы, через которые приходят клиенты, и определять самые эффективные.

Руководству компании необходимо:

1. Создать регламент работы в системе. Он поможет менеджерам быстрее понять, что необходимо делать в конкретный момент времени.
2. Создать обучающие материалы для всех сотрудников. Ими смогут пользоваться, в том числе, новые работники, приходящие в компанию.

Аналитика и отчеты

amoCRM позволяет формировать аналитические отчеты сразу по нескольким параметрам. В первую очередь, это анализ эффективности сделок. Правильные настройки позволяют сохранять все источники поступления лидов для дальнейшей оценки эффективности каналов:

1. Помечать сделки тегом, если заявки поступают на почту.
2. Использовать несколько e-mail для разных каналов, что поможет оценить их эффективность. Аналогично можно поступить с номерами телефонов. Система зафиксирует, с какого номера поступил звонок.
3. При правильной настройке интеграции с сайтом можно получать информацию о лидах из Яндекс. Директ, Google AdWords.
4. Отмечать метками заявки, поступившие из разных мессенджеров и социальных сетей.
5. С помощью специальных плагинов настроить интеграцию с Яндекс. Метрикой, которая позволит фиксировать все конверсии.

Кроме того, в amoCRM есть встроенные инструменты, которые позволяют анализировать работу менеджеров. С их помощью руководитель сможет понять, сколько звонков совершил сотрудник, сколько переговоров он провел, какого эффекта удалось достичь. Это поможет выявить сотрудников, которые реально приносят компании прибыль, и тех, которые не стремятся достигать поставленных целей и только имитируют деятельность.

Для более полной и масштабной аналитики можно использовать визуализацию в Microsoft Power BI или других подобных системах, предварительно выгрузив базу данных в Excel. Это позволит сегментировать информацию и выстраивать подробные графики для наглядной аналитики.

Тонкая настройка amoCRM, несмотря на понятный интерфейс и большое количество виджетов — достаточно сложная задача, требующая немало времени. Если нет желания самостоятельно разбираться с настройками и внедрением системы, обратитесь к профессиональным подрядчикам.