История об Excel
Предисловие:
Описанные события могут быть приукрашены, но отличаются технической точностью и достоверностью.
Все совпадения с реальными людьми или компаниями случайны.
Сегодня хочу рассказать о такой страшной штуке, как Excel, о том, как мы его мучали в Covid-эпоху, и как сэкономили Клиенту около 3 000 000 рублей.
ЧЕРНЫЙ ЛЕБЕДЬ
Однажды, темной-темной ночью...в далеком-далеком Китае...на грязном-грязном рынке...кто-то
съел мышь...
И
понеслось )))
Бред
или нет, но 2020 год стал для офисных сотрудников откровенно шоковым.
Менеджеры
магазинов выли, что упал трафик.
Клиенты
выли, что нет продаж.
E-Com захлебнулся от наплыва заказов.
Короче всем хватало, чем заняться...
У
нашего Клиента, как и у его конкурентов, самая жесть творилась на уровне
супервайзеров, торговых представителей и мерчандайзеров.
Каждый
день требовались какие-то новые подписанные справки, а какие — никто точно не
знал.
Регионы
РФ то вводили один тип документов, то меняли его на другой, то отменяли, то возвращали.
Иногда смена формы документа была по 2 раза в месяц! Представьте,
что у вас всего лишь 100 сотрудников.
Каждому ежедневно нужна справка о том, что он измерил температуру, и что его супервайзер
допустил сотрудника к работе.
Ну мелочь же.
А если поставить задачу так? Не
прислали документ — нет допуска в магазин. ХУЖЕ НЕ БЫВАЕТ
Документ
на проезд по городу,
Математика — штука интересная: Понимаете
весь бред ситуации?
Клиенту требуется 5 операторов в день для того, чтоб сотрудники получили
возможность работать. Даже
если раскинуть задачу на супервайзеров — легче не станет, ведь на каждом бланке
нужны печати, а значит растет временное плечо. Естественно,
что нашему Клиенту такой расклад не понравился.
На решение вопроса была всего лишь неделя, иначе нужно останавливать бизнес
из-за громадных финансовых и репутационных рисков.
Клиент искал быстрое и дешевое решение,
ВРЕМЯ -
ДЕНЬГИ Пока
мы работали над своим решением, Далее
Клиент обратился в ООО «Без ТЗ — результат...плохой»: ценник
адекватный с меньшим количеством нулей, но пока ТЗ составят, пока демку выкатят,
пройдет уже месяц-два. Наиболее
очевидным и адекватным решением Клиенту тогда казалось посадить 5-6 временных операторов
и попасть лишь на 300-400к/мес в виде ФОТ.
НЕ БУДЬ КАК
САХАР — БУДЬ КАК ЧАЙ!
НЕ РАСТВОРЯЙСЯ — РАСТВОРЯЙ! Естественно
в области автоматизации процессов, мы
же не кадровое агентство.
Оптимальную идею по кейсу предложил Вася Уточкин. Что
есть в excel? Visual Basic for Applications (VBA)
и возможность генерировать документы даже в PDF.
Если простым языком, то это многим известные и сильно недооцененные макросы.
Выслушали мы Васю с интересом.
Это ж надо, какой фантазер у нас в команде затесался. ХАКАТОН на
минималках
Day 1 Day 2 А
в документах указали, что компания может предоставить бумажный экземпляр с
оригинальной печатью.
И мы не врали, все документы действительно отправлялись Клиентом по первому
требованию в бумажном виде.
Day 3 Day 4
Файл можно запустить на любой машине любого сотрудника без интернета вообще! Day 5-6 Как итог:
Как потом выяснилось, у компании-конкурента нашего Заказчика для этих целей был
целый штат сотрудников.
А Васе Уточкину мы премию выписали за необычное и невероятно дешевое решение для заказчика!
Каждый день вам нужно создавать 100 индивидуальных документов, менять в них
дату, ставить печать и подписывать.
А потом рассылать их в соответствии с привязкой сотрудника на нужную почту.
Сотрудника
не пустили — нарушен Договор.
Нарушен Договор — «попали на бабки» со стороны Заказчика Услуги.
И «попали на бабки» со стороны Исполнителя, Ведь отсутствие допуска — это ваши личные проблемы, товарищ Работодатель.
Представили?
А у нашего Клиента таких сотрудников было не 100, а порядка 2000 и в разных
регионах РФ.
Документ на вход в магазин,
Документ
на возможность работы с товаром,
документ,
документ, документ....
2
документа в день * 2000 сотрудников * 30 секунд на документ =
2000 минут
2000 минут / 60 минут в часе = 34 рабочих часа в день = 5 рабочих ставок
А
вся работа операторов при этом состоит в «замазывании» даты допуска.
А мы умеем такие находить!
Первая
мысль Клиента — автоматизация!
Ну что сложного скриптик запилить?
Его же даже 7-летний сын троюродной тети сделает за 5 минут.
Тяп-Ляп и в продакшн!
Клиент параллельно искал в других местах.
Обратился в ООО «Дорого-Богато»: ценник
космический с кучей нулей, результаты будут через месяц, потому что много
заказов.
Как итог Клиенту светит расход:
+1 штраф от сети с неоплатой услуг, +1
оплата ЗП отдыхающим сотрудникам, +1
разработка ПО. Грусть.
Как
итог — обойдется в 2 раза дороже, чем в ООО «Дорого-Богато»...
Да, не очень приятно, но хотя бы нет штрафов и простоя сотрудников.
Бизнес работает, но с меньшим выхлопом.
Пока
наш Клиент готовился к расходам близким к 500 000 р/мес и искал внешнее
решение, мы
оперативно штурмовали задачу.
Логика
рассуждения у него была простая и гениальная по своей сути.
Что есть у любого офисного менеджера в 95% компаний?
Тот
самый Excel, в котором хранится список всех ФИО и нужных для пропуска данных.
Макросы — это такие мини-программы внутри excel,
которые позволяют автоматизировать простые операции.
Почему-то многие менеджеры игнорируют тот факт, что макрос можно записать даже
не зная VBA и языков программирования.
Просто тыкаешь запись, делаешь то, что обычно и вуаля — готов макрос, а ты
зовешься #яжпрограммист!
Ты еще DOOM на Excel запусти.
Но раз можешь — делай, чего теряться то. Он улыбается,
сажает желтую уточку на стол.
Недельный спринт по VBA начался.
Первое,
что было сделано — это получены шаблоны допусков от Клиента.
Изучили,
разбили на схожие группы документов.
Сделали
автозаполняемую форму внутри страницы Excel.
Вспомнили,
что нужно было вставлять печати и подписи в документ.
Позвонили юристам Клиента — нам подтвердили, что печать должна быть обязательно.
«Должна
— значит будет!», — сказали мы, и вставили в документ картинку.
Проверяем
и отлаживаем excel-файлик.
VBA штампует
документы как лютый демон.
1 секунда и в папке лежит PDF с печатью, который подписан ФИО сотрудника.
За
30 минут спокойно делаем дневную норму.
MVP (Minimum Viable Product) на базе Excel готов.
Удивительно,
что такой набор операций делает обычная офисная программа.
Презентуем
решение Клиенту — восторг!
Стоимость
разработки — копейки,
стоимость
поддержки — почти нулевая.
Предлагаем
оперативно поднять чат-бот для сотрудников, в котором каждый из них сможет
скачать свои документы или вкинуть исходники для генерации PDF.
Идея
встречена с пониманием и одобрена.
Бюджет на бот выделен.
Что
в целом умеют Чат-Боты можно прочитать, например, здесь:
https://lavkatech.ru/chatbot.html
Конкретно этот выполнял простые задачи:
-
определить пользователя;
-
скинуть по запросу пачку его дневных документов на телефон;
-
ну и пару функций по мелочи, типа:
А)
«обратная связь с Баго-Ведом»
Б)
«Загрузить документ»
В) «Позвонить Кузе»
1) Вася Уточкин 30 минут в день пил кофе и смотрел мультики
2) Его макрос в это время штамповал документы для Клиента
3) Документы уходили на почты, становились доступны в Чат-Боте для полевых
сотрудников
4) Все были счастливы весь Covid
5)
Клиенту это обошлось в 3 копейки
По нашим прикидкам они потратили около 3 000 000 рублей в рамках ФОТ
на то, что у нас делал VBA практически бесплатно.
«Исторически сложилось» у них так, видишь ли ;)