История об Excel
Предисловие:
Описанные события могут быть приукрашены, но отличаются технической точностью и достоверностью.
Все совпадения с реальными людьми или компаниями случайны.
Сегодня хочу рассказать о такой страшной штуке, как Excel, о том, как мы его мучали в Covid-эпоху, и как сэкономили Клиенту около 3 000 000 рублей.
ЧЕРНЫЙ ЛЕБЕДЬ
Однажды, темной-темной ночью...в далеком-далеком Китае...на грязном-грязном рынке...кто-то
съел мышь...
И
понеслось )))
Бред
или нет, но 2020 год стал для офисных сотрудников откровенно шоковым.
Менеджеры
магазинов выли, что упал трафик.
Клиенты
выли, что нет продаж.
E-Com захлебнулся от наплыва заказов.
Короче всем хватало, чем заняться...
У
нашего Клиента, как и у его конкурентов, самая жесть творилась на уровне
супервайзеров, торговых представителей и мерчандайзеров.
Каждый
день требовались какие-то новые подписанные справки, а какие — никто точно не
знал.
Регионы РФ то вводили один тип документов, то меняли его на другой, то отменяли, то возвращали. Иногда смена формы документа была по 2 раза в месяц!
Представьте, что у вас всего лишь 100 сотрудников. Каждому ежедневно нужна справка о том, что он измерил температуру, и что его супервайзер допустил сотрудника к работе. Ну мелочь же.
А если поставить задачу так?
Каждый день вам нужно создавать 100 индивидуальных документов, менять в них
дату, ставить печать и подписывать.
А потом рассылать их в соответствии с привязкой сотрудника на нужную почту.
Не
прислали документ — нет допуска в магазин.
Сотрудника
не пустили — нарушен Договор.
Нарушен Договор — «попали на бабки» со стороны Заказчика Услуги.
И «попали на бабки» со стороны Исполнителя, Ведь отсутствие допуска — это ваши личные проблемы, товарищ Работодатель.
ХУЖЕ НЕ БЫВАЕТ
Представили?
А у нашего Клиента таких сотрудников было не 100, а порядка 2000 и в разных
регионах РФ.
Документ на вход в магазин,
Документ
на проезд по городу,
Документ
на возможность работы с товаром,
документ,
документ, документ....
Математика — штука интересная:
2
документа в день * 2000 сотрудников * 30 секунд на документ =
2000 минут
2000 минут / 60 минут в часе = 34 рабочих часа в день = 5 рабочих ставок
Понимаете
весь бред ситуации?
Клиенту требуется 5 операторов в день для того, чтоб сотрудники получили
возможность работать.
А
вся работа операторов при этом состоит в «замазывании» даты допуска.
Даже если раскинуть задачу на супервайзеров — легче не станет, ведь на каждом бланке нужны печати, а значит растет временное плечо.
Естественно, что нашему Клиенту такой расклад не понравился. На решение вопроса была всего лишь неделя, иначе нужно останавливать бизнес из-за громадных финансовых и репутационных рисков.
Клиент искал быстрое и дешевое решение,
А мы умеем такие находить!
ВРЕМЯ -
ДЕНЬГИ
Первая
мысль Клиента — автоматизация!
Ну что сложного скриптик запилить?
Его же даже 7-летний сын троюродной тети сделает за 5 минут.
Тяп-Ляп и в продакшн!
Пока
мы работали над своим решением,
Клиент параллельно искал в других местах.
Обратился в ООО «Дорого-Богато»: ценник
космический с кучей нулей, результаты будут через месяц, потому что много
заказов.
Как итог Клиенту светит расход:
+1 штраф от сети с неоплатой услуг, +1
оплата ЗП отдыхающим сотрудникам, +1
разработка ПО. Грусть.
Далее
Клиент обратился в ООО «Без ТЗ — результат...плохой»: ценник
адекватный с меньшим количеством нулей, но пока ТЗ составят, пока демку выкатят,
пройдет уже месяц-два.
Как
итог — обойдется в 2 раза дороже, чем в ООО «Дорого-Богато»...
Наиболее
очевидным и адекватным решением Клиенту тогда казалось посадить 5-6 временных операторов
и попасть лишь на 300-400к/мес в виде ФОТ.
Да, не очень приятно, но хотя бы нет штрафов и простоя сотрудников.
Бизнес работает, но с меньшим выхлопом.
НЕ БУДЬ КАК
САХАР — БУДЬ КАК ЧАЙ!
НЕ РАСТВОРЯЙСЯ — РАСТВОРЯЙ!
Пока
наш Клиент готовился к расходам близким к 500 000 р/мес и искал внешнее
решение, мы
оперативно штурмовали задачу.
Естественно в области автоматизации процессов, мы же не кадровое агентство.
Оптимальную идею по кейсу предложил Вася Уточкин.
Логика
рассуждения у него была простая и гениальная по своей сути.
Что есть у любого офисного менеджера в 95% компаний?
Тот
самый Excel, в котором хранится список всех ФИО и нужных для пропуска данных.
Что
есть в excel? Visual Basic for Applications (VBA)
и возможность генерировать документы даже в PDF.
Если простым языком, то это многим известные и сильно недооцененные макросы.
Макросы — это такие мини-программы внутри excel,
которые позволяют автоматизировать простые операции.
Почему-то многие менеджеры игнорируют тот факт, что макрос можно записать даже
не зная VBA и языков программирования.
Просто тыкаешь запись, делаешь то, что обычно и вуаля — готов макрос, а ты
зовешься #яжпрограммист!
Выслушали мы Васю с интересом.
Это ж надо, какой фантазер у нас в команде затесался.
Ты еще DOOM на Excel запусти.
Но раз можешь — делай, чего теряться то. Он улыбается,
сажает желтую уточку на стол.
Недельный спринт по VBA начался.
ХАКАТОН на
минималках
Day 1
Первое,
что было сделано — это получены шаблоны допусков от Клиента.
Изучили,
разбили на схожие группы документов.
Сделали
автозаполняемую форму внутри страницы Excel.
Day 2
Вспомнили,
что нужно было вставлять печати и подписи в документ.
Позвонили юристам Клиента — нам подтвердили, что печать должна быть обязательно.
«Должна
— значит будет!», — сказали мы, и вставили в документ картинку.
А в документах указали, что компания может предоставить бумажный экземпляр с оригинальной печатью. И мы не врали, все документы действительно отправлялись Клиентом по первому требованию в бумажном виде.
Day 3
Проверяем
и отлаживаем excel-файлик.
VBA штампует
документы как лютый демон.
1 секунда и в папке лежит PDF с печатью, который подписан ФИО сотрудника.
За
30 минут спокойно делаем дневную норму.
MVP (Minimum Viable Product) на базе Excel готов.
Удивительно,
что такой набор операций делает обычная офисная программа.
Day 4
Презентуем
решение Клиенту — восторг!
Стоимость
разработки — копейки,
стоимость
поддержки — почти нулевая.
Файл можно запустить на любой машине любого сотрудника без интернета вообще!
Предлагаем
оперативно поднять чат-бот для сотрудников, в котором каждый из них сможет
скачать свои документы или вкинуть исходники для генерации PDF.
Идея
встречена с пониманием и одобрена.
Бюджет на бот выделен.
Day 5-6
Что
в целом умеют Чат-Боты можно прочитать, например, здесь:
https://lavkatech.ru/chatbot.html
Конкретно этот выполнял простые задачи:
-
определить пользователя;
-
скинуть по запросу пачку его дневных документов на телефон;
-
ну и пару функций по мелочи, типа:
А)
«обратная связь с Баго-Ведом»
Б)
«Загрузить документ»
В) «Позвонить Кузе»
Как итог:
1) Вася Уточкин 30 минут в день пил кофе и смотрел мультики
2) Его макрос в это время штамповал документы для Клиента
3) Документы уходили на почты, становились доступны в Чат-Боте для полевых
сотрудников
4) Все были счастливы весь Covid
5)
Клиенту это обошлось в 3 копейки
Как потом выяснилось, у компании-конкурента нашего Заказчика для этих целей был
целый штат сотрудников.
По нашим прикидкам они потратили около 3 000 000 рублей в рамках ФОТ
на то, что у нас делал VBA практически бесплатно.
«Исторически сложилось» у них так, видишь ли ;)
А Васе Уточкину мы премию выписали за необычное и невероятно дешевое решение для заказчика!