Тестирую 10 систем управления проектами для агентств, веб-студий и не только

Ключевые функции

1. Гибкие рабочие пространства — можно создавать отдельные среды для разных проектов или отделов.
2. Настраиваемые доски.
3. Детальные карточки задач — поддерживают чек-листы, сроки, метки и кастомные поля.

Работа с задачами

Здесь можно быстро создавать карточки, заполняя только базовую информацию, если нужно зафиксировать задачу на ходу. Когда требуется глубокая проработка — есть возможность детально настраивать сложные задачи, добавляя кастомные поля под конкретные нужды проекта.

Система автоматизации позволяет настроить правила для рутинных операций, что экономит массу времени. Например, можно автоматически менять статус задачи или назначать исполнителей при определенных условиях.

Для сложных проектов есть User Story mapping — этот инструмент помогает визуализировать взаимосвязи между задачами и понимать общую картину проекта. Когда нужно проработать продукт с точки зрения пользователя, это незаменимая функция.

Дополнительные инструменты

Сервис предлагает полноценный набор инструментов, включая все необходимое для работы по канбану — от ведения бэклогов до планирования спринтов и оценки сложности задач. Система поддерживает интеграции с популярными сервисами: Slack, Telegram, MS Teams для коммуникации, Google Календарь для синхронизации расписаний.

Встроенные аналитические инструменты предоставляют наглядные диаграммы сгорания, детальные отчеты и временные шкалы. Отдельного внимания заслуживает функция распределения нагрузки, которая помогает руководителям оптимально загружать команду, автоматически выявляя наименее загруженных сотрудников.

Плюсы системы управление проектами

1. Прозрачность рабочих процессов — комбинированные доски, аналитика.
2. Гибкость настроек — кастомизация карточек, автоматизация.
3. Интеграции с популярными сервисами.

Минусы

1. Требует времени на освоение всех функций.
2. Многие полезные фичи доступны только в платных тарифах: например, создание запланированных задач или добавление нескольких досок в одно пространство.
3. Навязчивые звонки от менеджеров — на следующее утро после регистрации на меня обрушились звонки с предложениями мне помочь. Это мешало работе и оставило негативное впечатление.

Из-за сложности обучения и агрессивного маркетинга я бы рекомендовала Kaiten только тем, кто готов инвестировать время в изучение настроек, а также тем, кто готов отвлекаться на звонки от менеджеров сервиса.

10. Jira: скрам-доски, эпики и 20+ видов отчетов

Гибкая система управления проектами. Недоступна пользователям из России. Бесплатно для команд до 10 человек. Расширенная версия — 570 ₽/месяц за пользователя.

Первое впечатление

Меня встретил перегруженный, но логично организованный интерфейс. Сразу бросились в глаза:

1. Центральная кнопка создания проекта
2. Шесть основных вкладок в верхнем меню
3. Возможность выбора между Kanban и Scrum подходами

Первые 30 минут ушли на базовое понимание структуры, но уже через час я смогла создать первый проект и начать работать.

Ключевые функции

Отмечу несколько базовых настроек:

1. Гибкие доски (Kanban/Scrum) — полноценные инструменты для Agile-методологий с возможностью настройки колонок, статусов и workflow под конкретные процессы.
2. Мощная система отчетов — более 20 видов аналитики: от диаграмм сгорания до загрузки команды.
3. Дорожные карты (Roadmaps) — визуальное планирование на месяцы вперед с учетом зависимостей между задачами.

Работа с задачами

Помимо стандартных полей (название, описание, исполнитель), есть связи с другими задачами, поля для оценки трудозатрат, возможность привязки к версиям продукта, кастомные поля (их может добавить администратор). Особенно удобно работать с эпиками — крупными задачами, которые можно дробить на более мелкие. Каждый эпик имеет свою дорожную карту, что помогает видеть общую картину.

Дополнительные инструменты

Jira предлагает множество специализированных функций, например, бэклог (приоритезированный список будущих задач) или активные спринты — текущие рабочие итерации. Есть встроенные шаблоны для разных типов проектов и автоматизация (например, смена статуса при определенных условиях).

Плюсы системы управления проектами:

1. Гибкая настройка под любой процесс — можно создавать собственные типы задач с уникальными полями, настраивать workflow для разных проектов, определять права доступа на уровне отдельных операций.
2. Богатая аналитика, более 20 видов встроенных отчетов.

Минусы:

1. Сложность освоения для новичков — интерфейс перегружен элементами, много профессиональной терминологии, некоторые функции спрятаны в неочевидных местах. Например, настройка прав доступа находится в административном разделе, а не в настройках проекта.
2. Требует времени на настройку — для команды из 10 человек может занять 2-3 рабочих дня.
3. Некоторые важные функции доступны только через плагины.
4. Высокая стоимость для больших команд.

Jira — мощный инструмент, но для малых команд или простых проектов он избыточен. Лично я бы использовала его только в IT-команде, где нужны скрам-доски и глубокая аналитика. Ну и сервис недоступен в России, поэтому рассматривать его всерьез не могу.

Подведем итоги

За время тестирования я выявила топ грехов систем управления проектами:

1) Скорее нагружают, чем упрощают. Перегруженный функционал так же вреден, как и его недостаток. Реально простые системы были только для личных дел и не заточены под команду; исключением пожалуй является YouGile.

2) Требуют так много внимания на старте, что 99% менеджеров просто забьют, ни у кого нет времени отстраниться от текучки и заняться внедрением.

3) Слишком мало бесплатных дней или функций. Не считаю, что за 14 дней можно прочувствовать удобство системы управления проектами, и такие я бы отметала сразу.

4) В некоторых системах отпугнул навязчивый сервис.

Делаю вывод, что идеальной системы не существует, но достойный выбор есть и применим для любой ниши. А вы в чем работаете?